Как получить трудовую книжку

В п. 3 Постановления № 225 сказано, что каждая компания, планирующая принимать в свой штат работников и заключать с ними трудовой договор, должна закупить бланки трудовых книжек. Делается это за счёт собственных средств самой компании, а не за счёт средств молодых работников.

Бланки трудовых книжек должны храниться в отеле кадров. За их сохранность отвечает отдельный работник, хотя ответственности за утерю бланка трудовой не предусмотрено. Это не бланк строгой отчётности, поэтому особых условий хранения не требуется.

Для кого нужны новые бланки?

1. Для тех работников, которые трудоустраиваются на работу в первый раз. Так как трудовая книжка – это обязательный документ при трудоустройстве, то её необходимо получить. На основании имеющихся у нового работника документов работник отдела кадров заполнит титульную страницу;
2. Для тех работников, кто потерял или утратил документ. Работодатель должен выдать дубликат. Трудовая книжка должна быть правильно оформлена и заполнена. Этим занимается работник отдела кадров, в чьи обязанности входит ведение и заполнение данной книжки.

В первую очередь нужно заполнить титульный лист. Сведения вносятся на основании документов:

• паспорта, в котором указаны личные данные нового работника;
• диплома или иного документа об образовании, подтверждающего квалификацию и прочие «трудовые» качества.

Запись о приёме на работу делается от руки, на основании приказа, выпущенного по предприятию. Работник должен знать, что писать заявление с просьбой выдать ему бланк трудовой книжки, по тем или иным причинам, он не должен.

Однако на некоторых крупных предприятиях заявление о выдаче новой трудовой книжки нужно будет написать. Но это необходимо сделать не при первичном трудоустройстве, а при утере или механической гибели документа. То есть при получении дубликата. Такая мера необходима потому, что на предприятии большой кадровый учёт.

Новшества 2019 года

С 2019 года сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника будут аккумулироваться в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Сюда работодатели должны будут передавать сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основаниях прекращения трудового договора.

Ведение трудовых книжек в бумажном виде будет производиться работодателем только для тех работников, которые подадут до конца 2020 года об этом письменное заявление. Работникам, не подавшим такое заявление, трудовые книжки выдаются на руки (работодатель освобождается от ответственности за их хранение) и для них ведение сведений о трудовой деятельности производится в электронном виде. Лицам, впервые поступающим на работу, трудовая книжка не оформляется, а записи об их трудовой деятельности ведутся в электронном виде.

Много вопросов возникает из-за поддельных трудовых книжек, недостоверных записей в них, сложности их ведения. Тем не менее, этот документ продолжает действовать, так же как и нормативно-правовые акты, регулирующие порядок заполнения и хранения трудовых книжек.

Выдача первый раз.

Трудовая книжка выдается гражданину в момент начала трудовой деятельности, и как правило приобретается работодателем, с последующем вычетом из заработной платы сотрудника. Поступая на работу, человек должен уведомить нанимателя (отдел кадров) о том, что ему нужна трудовая книжка. При выдаче документа заполняют его титульную страницу и графы о первом месте работы.

Повторная выдача.

Трудовая книжка оформляется повторно (дубликат) при утере или порче оригинала.

При оформлении трудовой книжки, отдел кадров заполняет первую титульную страницу книжки, где указывает кому она принадлежит (ФИО) и графы о месте о периоде учебы и первом месте работы. Порядок заполнения трудовой книжки и вкладыша в нее установлен Трудовым кодексом РФ, в частности ст. 66, ч.

5 ст. 84.1, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69).

Порядок внесения в трудовую книжку сведений о работодателе

Сведения о работодателе вносятся в трудовую книжку в графу 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно указать полное и, при наличии, сокращенное наименование организации.

Запись о наименовании работодателя вносится перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Запись производится аккуратно, без сокращений и зачеркиваний. Это следует из абз. 2 п. 1.1, абз. 1 п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Оформление трудовой книжки иностранному работнику

Согласно ч. 4, 5 ст. 65 ТК РФ при отсутствии у иностранного работника трудовой книжки по установленной форме (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225) либо по ранее утвержденному образцу, действительному в настоящее время, ему оформляется трудовая книжка в следующих случаях:

• если трудовой договор заключается впервые;
• если старая трудовая книжка была утеряна (повреждена и пр.). В данном случае необходимо заявление от работника с указанием причин отсутствия трудовой книжки.

Общие положения по заполнению трудовых книжек

Порядок заполнения трудовой книжки и вкладыша в нее установлен Трудовым кодексом РФ, в частности ст. 66, ч. 5 ст. 84.1, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. Можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом:

• число и месяц — двузначными,
• год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2015).

В записях не допускается сокращений (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

При внесении неправильной записи в разделы «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» зачеркивать запись нельзя. В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Подробнее об этом см. п. 12 настоящего материала.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной. Это требование распространяется на работодателей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Исключение составляют работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые. Такие выводы следуют из положений ч. 3 ст.

66, ст. 309 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, — государственный язык РФ, то есть русский. Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно. Эти выводы следуют из совокупности положений п.

6 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ч. 1 ст. 68 Конституции РФ, ч.

1 ст. 1 Федерального закона от 01.06.2005 №53-ФЗ.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1). С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись. Данные выводы следуют из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Запись в книжку записи о совместительстве

Запись о работе по совместительству может быть внесена только по основному месту работы (ч. 5 ст. 66 ТК РФ, п. 20 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Для внесения таких сведений необходимо:

• желание работника (законом не установлена форма волеизъявления — письменная или устная);
• представление документа, подтверждающего работу по совместительству.

Запись в трудовую при увольнении работника

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (при ее наличии), а также подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в абз. 1 п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Такой вывод следует из положений абз. 1 п. 35 названных Правил и абз.

2 Разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (утв. Приказом Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).

Если трудовая книжка заполнялась на двух языках (государственном языке РФ и государственном языке республики в составе РФ), заверяются оба текста (абз. 2 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Особенности ведения книжек физическими лицам, индивидуальными предпринимателями и при аутсорсинге

Ведение трудовых книжек работодателем — физическим лицом.

Работодатель — физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Ведение трудовых книжек по договору аутсорсинга

Трудовым законодательством организация работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возложена на работодателя (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, абз.

1 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Возможность передать выполнение этих функций сторонней организации трудовым законодательством не предусмотрена.

Во избежание риска ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ рекомендуем за разъяснениями по данному вопросу обращаться в Роструд.

Ведение трудовых книжек индивидуальным предпринимателем

Если работодатель является индивидуальным предпринимателем, то он обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66, ч.

1 ст. 309 ТК РФ, абз. 1, 2 п.

3 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Подробнее о ведении трудовых книжек см. п.

1 настоящего материала.