Счфдоп

Перед тем как приступить к работе с документами, определимся, какими же конкретно закрывающими документами в новых форматах нужно обмениваться контрагентам.

Согласно законодательству можно выделить несколько форматов первичных документов:

● универсальный передаточный документ с функцией ДОП, который используется только как первичный документ;

● универсальный передаточный документ с функцией СЧФДОП, который, кроме первичного документа, включает счет-фактуру;

● документ о передаче товаров, который является аналогом ТОРГ-12 и используется для оформления торговых операций;

● документа о передаче результатов работ, то есть акт выполненных работ, с помощью которого оформляются оказание услуг, выполнение работ.

Подробно о новых форматах и их соответствии старым можно почитать в первой статье серии.

Никаких четких инструкций по использованию формата первичных документов в законодательстве нет, поэтому при выборе нужно учитывать разные критерии: комплектом или отдельно отправляются документы, возможности учетной системы, какая дополнительная информация должна содержаться в документе.

Поскольку УПД в электронном виде – это многофункциональный документ, то проще использовать его. Поддерживать нужно будет не несколько форматов, а один гибкий. Например, если в компании первичный документ и счет-фактура всегда отправляются одним комплектом, удобно использовать новый формат УПД с функцией СЧФДОП.

Вы всегда будете знать, что у вас один документ, а не два. В ситуации, когда нужно отправить их отдельно, сначала уйдет УПД с функцией ДОП, а затем УПД с функцией СЧФ.

С другой стороны, если ваша учетная система, интеграционное решение могут выгружать документ о передаче товаров, но еще не готовы выгружать УПД, то ничего страшного в этом нет.

Как и раньше, можно использовать неформализованные акты и накладные. Главное не забывать, что представлять в налоговую нужно будет их бумажные копии.

Особенности работы с новыми форматами

Стандартный процесс выглядит следующим образом: документы формируются в учетной системе, возможно, согласовываются, оправляются контрагенту, после чего мы ждем его ответа. С приходом новых форматов все остается так же, но при автоматизации процесса следует помнить о некоторых вещах.

Как работать с учетной системой

Во-первых, все уже используемые интеграционные решения нужно переводить на работу с новыми форматами.

Во-вторых, в учетной системе (для примера возьмем 1С) разделяются счета-фактуры и реализация товаров (услуг, имущественных прав). И даже если вы формируете один УПД с функцией СЧФДОП, карточки документов в 1С все равно будут разными, это можно увидеть на следующей схеме:

А так выглядит формирование комплекта отдельных документов:

То есть необходимо учитывать следующие моменты:

● в каких случаях будут формироваться УПД, а в каких – документы о передаче товаров, если вам нужно разделять их применение;

● откуда брать номер и дату документа, подписи (кстати, в соответствии с форматом номер и дата УПД берутся именно из счета-фактуры);

● если отправляется комплект из двух документов, то они должны быть связаны между собой.

Запомните. Документ о передаче товаров должен содержать товары, а документ о передаче результатов работ – соответственно работы или услуги.

Все те же самые моменты нужно учитывать и при получении входящих формализованных документов.

Например, вариант реализации загрузки и выгрузки первичных документов из учетной системы может быть таким:

Формализованный документ

Карточки документов в 1С (исходящие)

Карточки документов в 1С (входящие)

Документ о передаче товаров

Документ о передаче результатов работ

УПД с функцией ДОП

Реализация товаров/услуг/товаров+услуг (для входящих при поступлении товаров и услуг можно определять по номенклатуре)

Поступление товаров/услуг/товаров+услуг (можно определять по номенклатуре)

УПД с функцией СЧФДОП

Реализация товаров/услуг/товаров+услуг и счет-фактура к нему

Поступление товаров/услуг/товаров+услуг и счет-фактура к нему

Не стоит забывать об исправлениях и корректировках – в учетной системе для них есть отдельные карточки.

Если говорить о визуальном представлении, то можно добавить в общие настройки и (или) в настройки карточки документа выбор, как выгружать реализацию и счет-фактуру: одним УПД или комплектом из двух документов, при этом оба из них могут быть отправлены в одном сообщении и связаны между собой.

В итоге для бухгалтера, работающего с учетной системой, ничего не изменится. Он как работал с реализацией товаров и услуг (в разных учетных системах эта сущность может называться по-разному) и счетом-фактурой, так и будет с ними работать. А те, кто обрабатывают сам документ, просто будут видеть один универсальный передаточный документ.

Все преобразования сделает интеграционное решение.

Кто должен подписывать новые первичные документы?

Пропустим процесс согласования, так как он останется прежним. Сразу коснемся подписания. Раньше формализованные документы предполагали только одну электронную подпись.

Теперь подписантов может быть больше – об этом мы уже говорили. Это означает, что для каждого подписанта нужно приобретать отдельный сертификат квалифицированной электронной подписи, выделять рабочее место с возможностью просмотра документов и со средством криптографической защиты информации. Это может быть как веб-клиент оператора ЭДО счетов-фактур, так и внутренняя система, например, СЭД, если сотрудник участвует в согласовании.

Но установка и настройка рабочего места для каждого подписанта могут быть нецелесообразными, если, например, нужна подпись сотрудника склада, а таких сотрудников и складов в компании много. Еще один вопрос при множественном подписании – большая текучка кадров, ведь каждый раз нужно приобретать новые сертификаты ЭП. В этом случае будет проще оставить схему с одним подписантом.

Также не стоит забывать, что использовать множественное подписание нужно корректно:

● после подписания изменять документ нельзя, так как он утратит юридическую силу, и придется создавать новый, то есть проще документ сначала согласовать, а потом подписывать;

● если, например, входящий документ подписал только ответственный за оформление, это еще не значит, что документ считается полностью принятым, ведь остались еще другие ответственные (см. таблицу 5.28 формата УПД);

Зато есть плюс для тех, кто работает с удаленными бухгалтериями или складами. Теперь их подписи можно указать отдельно и ответственность, например, за оформление свершившегося события и за саму сделку, будут разделены.

Чтобы использовать все возможности подписания документов в новых форматах, нужно уточниться у вашего оператора ЭДО, поддерживает ли он их.

Вместо заключения

Практика использования новых форматов еще не устоялась. С течением времени станет понятно, какие из форматов первичных документов будут пользоваться популярностью, а какие нет; насколько актуально множественное подписание со всеми его возможностями; действительно ли используются все нововведенные поля? А пока нужно внимательно учитывать все требования форматов и максимально использовать их возможности.

Что заменяет УПД

Цифровой универсальный передаточный документ совмещает три роли:

• счет-фактура — СЧФ;
• документ об отгрузке товаров, передаче имущественных прав (об оказании услуг) — ДОП;
• сразу оба документа — СЧФДОП.

Допустим, вы отправляете накладную и счет-фактуру единым пакетом. Тогда возможно оформить передаточный документ с функцией СЧФДОП — один вместо двух. Если необходимо переслать их по отдельности — первым уйдет УПД со значением ДОП, а потом — с СЧФ.

Получается, что использование УПД — более гибкий и простой вариант. Не нужно поддерживать работу с несколькими видами документов, достаточно заполнить один, но многофункциональный.

Как оформить УПД

Единой формы для передаточного документа нет. Для его заполнения обычно берут за основу бланк из Приложения № 1 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ и адаптируют под свои нужды и функции, которые необходимы в конкретном случае.

Но нужно учитывать несколько обязательных реквизитов, которые определены п. 5 ст. 169 НК РФ и ст. 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

• наименование, номер, дату;
• статус;
• информацию о сторонах сделки;
• данные о совершаемой операции, которую необходимо подтвердить передаточной документацией, с расшифровкой по каждой позиции;
• сведения об ответственном за проведение сделки;
• подпись уполномоченного сотрудника с расшифровкой.

Реквизит «Статус»

Показывает, какую роль выполняет УПД. Вы выбираете его самостоятельно.

Статус «1» подразумевает заполнение всех показателей и для счета-фактуры, и для первичного документа, а «2» — только тех, которые необходимы в первичном документе. В этой ситуации дополнительно выставляют счет-фактуру. Однако если УПД-2 создается для прослеживаемых товаров, обязательно полное заполнение всех полей.

Реквизиты «Номер и дата»

Номер документа определяет продавец согласно журналу учета. Дата ставится по факту оформления УПД.

Реквизиты «Продавец и покупатель»

Адрес и ИНН/КПП заполняются обязательно. В графы «грузоотправитель» и «грузополучатель» можно вписать «он же», если они совпадают с продавцом и покупателем соответственно. В иной ситуации нужно указать форму организации, наименование, ИНН и регион регистрации компании грузоотправителя и грузополучателя.

Таблица

При заполнении табличной части можно опустить порядковый номер товара/услуги, артикул, сумму налога, предъявляемую покупателю, стоимость товара с налогом, дополнительные сведения об отгрузке и передаче, информацию о наличии или отсутствии претензий. Все остальные поля заполняются обязательно.

Утверждение электронной подписью (ЭП)

Чтобы подписать УПД в цифровом виде, у ответственного лица должны быть соответствующие полномочия и ЭП.

Переход на УПД за 4 шага

Чтобы пользоваться универсальной документацией, необходимо:

1. Составить перечень операций, в которых будет применяться УПД.
2. Подготовить приказ об обновленной форме документов.
3. Назначить сотрудников, ответственных за создание и утверждение УПД.
4. Сообщить партнерам об изменениях.

Компании, которые уже используют цифровой УПД

В системе Directum RX реализовано решение для работы с электронной передаточной документацией. Например, в сети магазинов «Подружка» внедрен единый архив для удобного хранения УПД и деклараций на товары. Российский филиал компании «Л’ОРЕАЛЬ» использует возможности системы для автоматического создания задач на обработку первичных учетных документов.

В Торговом доме «БАШХИМ» провели интеграцию на базе «Галактики ERP», Directum и сервиса обмена. Теперь весь цикл от формирования до хранения УПД построен в электронном виде и проходит в привычном для пользователей интерфейсе.

«С 2020 года прослеживается тенденция, что ритейлеры активно отказываются от бумажных документов. Связано это с общими изменениями в поведении потребителей — покупки, поставки продукции ушли в онлайн. Для успешной адаптации к новым условиям компании переводят в цифру транспортные накладные, УПД.

Это экономит время и деньги на согласование документации».

Схема обмена электронными УПД СЧФДОП

Схема обмена электронными УПД представлена на Рис.1.

Рис. 1 Схема обмена электронными УПД

Новый журнал входящих УПД

Для запуска журнала входящих УПД (Рис. 3) используется транзакция J3RFUTDIN.

На селекционном экране (Рис.2.)

Если хотите прочитать статью полностью и оставить свои комментарии присоединяйтесь к sapland

У вас уже есть учетная запись?

Обсуждения 3 Написать комментарий

Комментарий от Вадим Сорха 04 мая 2018, 11:26

Добрый день, уважаемый Александр Варфоломеев.

Вы указываете, что внедрили уже 4 проекта по ЮЗ ЭДО.
Лично мне было бы интересно узнать:
— типичные проблемы и пути решения при внедрении стандартного решения по ЮЗ ЭДО;
— используете ли Вы УПД для КСЧФ/ДИС/КСЧФДИС;
— одинаково ли успешно работает данное решение как для входящих УПД СЧФДОП, так и для отдельно пришедшего от внешнего контрагента УПД ДОП.

Комментарий от Алксандр Варфоломеев 31 мая 2018, 11:33

Добрый день, уважаемый Александр Варфоломеев.

Вы указываете, что внедрили уже 4 проекта по ЮЗ ЭДО.
Лично мне было бы интересно узнать:
— типичные проблемы и пути решения при внедрении стандартного решения по ЮЗ ЭДО;
— используете ли Вы УПД для КСЧФ/ДИС/КСЧФДИС;
— одинаково ли успешно работает данное решение как для входящих УПД СЧФДОП, так и для отдельно пришедшего от внешнего контрагента УПД ДОП.

Добрый день, Вадим,

1. Как таковых, типовых проблем при внедрении электронного ЮЗДО в SAP не возникает.
Могут возникать незначительные сложности с установкой электронных подписей на ПК пользователей или доработки наполнения XML нестандартными данными, например, такими как курсы или пересчет валюты.
Но, на мой взгляд, это частные случаи.

2. Некоторые клиенты запрашивают настройки корректировочных УПД, как правило это функция КСЧФДИС.
От функций СЧФ, ДОП, КСЧФ, и ДИС зачастую стараются отказываться, для того чтобы минимизировать количество обрабатываемых документов.

3. Решение для всех функций электронного УПД работает одинаково успешно.
Но повторюсь, что контрагенты с обеих сторон стремятся упростить работу с электронными документами и как правило выбирают функции УПД — СЧФДОП/КСЧФДИС.

Комментарий от Людмила Сбоева 06 июня 2018, 11:09

Александр, добрый день.
Подскажите, сталкивались при внедрении ЮЗДО с вопросом применения множественной КЭП? Например, при формировании исходящих УПД вида СЧФДОП?
Учетная система SAP ERP, планируем переход и встал вопрос о подписи УПД несколькими пользователями, имеющими право подписи.

Бумажный вариант УПД: как применяется и оформляется

В бумажном варианте УПД используется либо в виде одного первичного документа, либо совмещенный со счет-фактурой. УПД оформляется выполнение услуг, заказов, поставка продукции, проведение работ, а, кроме того, передача прав на распоряжение имуществом.

Закон не требует обязательно передавать исключительно УПД вместо применяемых ранее документов, выбор остается за пользователем. Но с 21 октября 2013 г. Федеральная налоговая служба обязала налоговые и прочие контролирующие органы принимать УПД на равных с пакетом прочей документации.

Электронный УПД :
единый формат для документов

В 2016 году приказом ФНС был введен электронный вариант УПД, который удобнее и шире бумажной версии. Пользователь определяет самостоятельно, какие поля формы нужно заполнить в соответствии с типом документации и ее функциями.

Есть 3 типа документов соответствующие набору реквизитов каждого из них:

1. УПД;
2. Счет-фактура (далее СЧФ);
3. Первичный документ (далее ДОП).

К последним относятся акты, накладные и т.п. Документация СЧФДОП и ДОП подписывается двумя сторонами сделки, а СЧФ – лишь продавец или отправитель. Передачу электронной документации (ЭДО) можно проводить посредством сервиса Контур.Диадок.

Правила заполнения электронных файлов

Заполнение зависит от того, какую функцию выполняет тот или иной документ. Каждый тип имеет свой формуляр. При заполнении данных руководствуемся п. 5 ст. 169 НК РФ

Реквизиты СЧФ:

• Название и юридические адреса продавца и получателя товара;
• Номер документа, который показывает аванс за будущие поставки;
• Стоимость без налога поставленного груза или имущественных прав;
• Дата, номер;
• Размер акциза;
• Размер ставки по налогам;
• Налог, оплачиваемый клиентом
• Место, где произведена продукция;
• Объем содержимого, используемая валюта;
• Общая стоимость поставленного товара с налогом;
• Данные обоих участников операции – ИНН, название, адрес;
• Что входит в поставку, указание единиц измерения груза (по возможности);
• Стоимость одной единицы измерения груза без учета налога, кроме варьирующейся гос. цены, в которую уже включен налог;
• Код товара, соответствующий единой номенклатуре стран ЕЭС при вывозе товара с территории РФ в любую из входящих в ЕАЭС стран.

В отличие от бумажной версии, в электронном формате имеется обязательное поле с названием субъекта, который составил файл продавца товара или услуги. Если составитель электронного файла не является продавцом, он записывает в специальном поле основание, на котором действует от имени продавца. Это понадобится для аутсорсинга.

Реквизиты ДОП:

• Наименование;
• Дата создания;
• Название хозяйствующего субъекта, сформировавшего документ;
• Содержание операции; сумма или общий объем поставки;
• Подписи и ФИО всех ответственных лиц.

Реквизиты СЧФДОП:

• Счет-фактура, по которому будет рассчитан НДС, также документ о передаче потребителю товара;
• Документация, обозначенная Приказом Министерства финансов от 10.11. 2015 № 174н;
• Реквизиты, указанные в Налоговом Кодексе РФ и Законе О бухучете;