Электронная трудовая книжка плюсы и минусы

С 7 марта 2021 года в силу вступил закон, позволяющий вам обратиться в ПФР для, чтобы в индивидуальный лицевой счет внесли сведения о трудовой деятельности из бумажной трудовой книжки за периоды работы до 1 января 2020 года. Ранее, до принятия закона, в электронную трудовую книжку вносили информацию только с начала 2020 года. Для переноса данных в электронный вид нужно будет обратиться в отделение ПФР с бумажной трудовой книжкой.

Такое нововведение позволит тем людям, которые перешли на электронные трудовые книжки, самостоятельно проверить правильность информации в них. Это может стать актуальным при выходе на пенсию, так как для подтверждения стажа достаточно будет предъявить выписку из цифровой версии книжки. Такое решение освободит от необходимости самостоятельно восстанавливать данные о том, где и сколько человек работал, если вдруг они будут утеряны Пенсионным фондом России.

Такие случаи известны. Те, кто на собственном опыте сталкивался с необходимостью восстановления стажа и запросами в архив, подтвердят вам, что дело это энергозатратное. Особенно в случаях ликвидации или реорганизации организации.

Кстати, правильность имеющейся в ПФР информации о вашей работе можно проверить, получив выписку из индивидуального лицевого счета на сайте Госуслуг или ПФР.

Что думают россияне об электронных трудовых

Даже несмотря на очевидные преимущества электронной трудовой книжки, согласно данным опроса ВЦИОМ, 63% россиян не хотят оформлять ее и предпочитают бумажный аналог. Около 30% жителей России, напротив, хотели бы сменить бумажную трудовую книжку на электронную.

Мнения респондентов относительно минусов и плюсов нового формата ведения трудовых записей разделились:

Итак, плюсы для работника

Удобный и быстрый доступ к информации о своей трудовой деятельности

Возможность интеграции с другими электронными государственными сервисам

Высокий уровень безопасности и сохранности данных

Защита от ошибок при заполнении

Защита от порчи, потери и подделки

Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.

Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства

Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения

Плюсы для работодателя

Снижение издержек на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.

Легкий доступ к трудовой истории претендента на вакансию

Защита от потери и подделки

Защита от ошибок при заполнении

Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов

МИНУСЫ электронной трудовой книжки – их не так много

Возможные сбои в работе серверов

Дополнительные затраты на электронную защиту данных

Обеспечение бесперебойного доступа к ресурсу

Временные затраты на перевод книжек с бумажной формы в электронную

Переход на электронные трудовые книжки

Ну а кто впервые устроится на работу с 2021 года. Все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе.

Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной.

ВАЖНО! Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

Мы проанализировали вопросы своих сотрудников и сделали памятку в которую собрали наиболее часто встречающиеся (демонстрируется на экране)

Самый главный вопрос — Что будет с бумажной трудовой книжкой?

При сохранении работником бумажной трудовой книжки:

работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;

право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Где можно получить сведения об электронной книжке?

У последнего работодателя

В клиентской службе ПФР, МФЦ

В личном кабинете на сайтах ПФР, ЕПГУ

Что должны сделать работодатели в течение 2020 года:

принять или изменить локальные нормативные акты

подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации;

обеспечить техническую готовность для предоставления сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;

уведомить до 31 октября 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Для нас, Первого цифрового регистратора, переход на электронные цифровые книжки полностью вписывается в стратегию, направленную на максимальное развитие дистанционных сервисов для удобства людей. Мы активно включились в диджитализацию и отмечаем, что востребованность наших сервисов возрастает:

Уже сейчас все операции в реестре наши клиенты проводят дистанционно, это очень удобно и находясь на самоизоляции наши клиенты оценили эту возможность.

Благодаря простой и надежной идентификация акционеров через Сбербанк онлайн и Госуслуги работать с нами стало еще проще. Мы убеждены, что за цифровыми технологиями будущее, поэтому мы постоянно расширяем линейку, не так давно мы вывели на рынок революционный сервис Доска объявлений, позволяющий акционерам реализовывать небольшие пакеты акций внутри реестра. У нас много проектов которые интересны как акционерам, так и эмитентам, узнать больше : rostatus.ru

Цель ведения трудовой книжки в электронном виде, или Зачем отказываемся от бумажного варианта

В законопроекте перечислены основные преимущества электронных трудовых книжек:

• Повышение уровня сохранности сведений о трудовом стаже работника: высокая степень защиты общей базы и персональных данных, их передача осуществляется через специальные усиленные каналы, для доступа требуется квалифицированная цифровая электронная подпись.
• Упрощение процедуры приема на работу, получения сведений о трудовом стаже: кадровая служба оперативно получает необходимые данные соискателя.
• Повышение технологичности делопроизводства, понижение издержек для работника и работодателя при трудоустройстве: обусловлено гарантированной сохранностью данных.

ВАЖНО! Если работник перешел на электронную форму учета, вернуться к бумажному варианту не представляется возможным. Тогда как, сохранив традиционный вариант, поменять решение можно позже.

Какая трудовая книжка лучше — электронная или бумажная?

Чтобы разобраться в вопросе, рассмотрим изменения учета трудового стажа с разных позиций.

1. Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для работника

Достоинства цифрового носителя:

• Быстрый и удобный доступ к данным через личный кабинет;
• Оптимально для дистанционного трудоустройства;
• Быстрое получение государственных услуг, связанных с трудовой деятельностью.

Минусы электронной трудовой книжки:

• Запись в бумажную трудовую книжку осуществляется через 5 дней после первого рабочего дня, тогда как в электронном виде данные вносят «день в день». В результате работник, которому не подошли условия труда, увольняется с записью в документе.
• На текущий момент запись в системе электронного учета ведется с 2020 года, предыдущие записи сохраняются исключительно в бумажной версии. Ответственность за сохранность документа ложится на работника.
• При обнаружении ошибки работник может поменять сведения только путем личного обращения в организацию, где допустили оплошность. Если в записи не отражены или указанны некорректно данные о работодателе, возможны сложности с его идентификацией.

ВАЖНО! В электронной базе не вносятся сведения о наградах, благодарностях и других дополнительных данных. Документы, подтверждающие получение поощрений, необходимо хранить самостоятельно. Такие свидетельства важны при приеме на работу, особенно в государственные предприятия.

1. Трудовая книжка в электронном виде – плюсы и минусы для работодателя

Чем хороша электронная трудовая книжка:

• Снижение издержек на закупку, ведение, хранение бумажных версий;
• Возможность аналитики сведений о трудовой деятельности работников;
• Сведения фиксируются в единой системе учета (ранее сотрудник мог завести дубликат документа).

Минусы трудовой книжки в электронном виде:

• Двойной документооборот для фиксации трудового стажа работников, сохранивших традиционный документ;
• Сложность изменений в ранее внесенные записи: если допущена ошибка, исправить данные достаточно сложно, процесс пока не отработан;
• При приеме на работу соискателя с бумажной трудовой работодатель получает доступ к трудовому стажу, тогда как при электронном ведении учета работник предоставляет только выписку.
• Если организация располагается в районах с нестабильным доступом в интернет, затруднено соблюдение требований к записи об увольнении или приеме на работу «день в день».

1. Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для государства

Плюсы электронной трудовой книжки:

• Тотальный контроль над трудовой деятельностью каждого человека;
• Мониторинг и аналитика сведений о работе граждан в режиме онлайн;
• Удобство отслеживания пенсионных отчислений и налоговых вычетов.

Недостатки электронной системы учета не отмечаются.

Особенности трудоустройства работника с бумажной трудовой книжкой

При увольнении с последнего места работы гражданин получает на руки только традиционный документ с записью об увольнении. Работодатель ведет двойной учет: делает запись в бумажной трудовой книжке и заполняет сведения в электронном виде, но выписку из цифровой системы предоставлять не обязан.

Работник при поступлении на новое место работы должен предоставить оба документа: обычную трудовую книжку и выписку из электронной системы. Для ее получения необходимо подать запрос одним из способов:

• в МФЦ;
• отделение пенсионного фонда РФ;
• на портале государственных услуг и через личный кабинет Пенсионного фонда.

Компания «Проверка труда» — эксперт в области трудового права. Мы проведем профессиональный кадровый аудит, поможем наладить работу отдела персонала, привести в порядок документацию и подготовиться к любым проверкам. Оставьте заявку на сайте или позвоните по указанным телефонам, чтобы получить консультацию об услугах, особенностях трудового законодательства, плюсах и минусах электронной трудовой книжки.

Какие сведения фиксируются в ЭТК

В электронной трудовой книжке работника содержатся те же данные, что и в ее бумажной версии:

• ФИО сотрудника компании;
• место и период его работы;
• должность (профессия и специализация);
• квалификация (категория и разряд);
• дата приема, увольнения или перевода;
• основания для прекращения договора.

Если работнику необходимо получить информацию из ЭТК для прохождения собеседования или оформления кредита, то он может обратиться в ПФР или МФЦ по месту жительства. Указанные данные доступны на портале Госуслуг или в личном кабинете сайта Пенсионного фонда. Сведения из ЭТК можно получить и у последнего работодателя в распечатанном виде.