С 2020 года в ТК РФ появилась новая статья 66.1 (введена ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Работодатель больше не заводит новые бумажные трудкнижки, а старые продолжает вести по желанию работника. Вся информация о трудовой деятельности передается в ПФР в электронной форме в специальную базу данных — это называют электронной трудовой книжкой.
Если необходимо подтвердить стаж, то оформляется справка по форме СТД-Р. Бланк и порядок заполнения утвердил Минтруд в Приказе № 713н от 10.11.2022. В нем разъясняется, для чего нужна и что такое СТД-Р: она является выпиской из электронной книжки сотрудника и оформляется по требованию или при увольнении.
СТД-Р формируется с использованием локального акта организации и включает сведения о:
- приеме на работу;
- переводах на другую постоянную должность;
- прекращении действия договора.
Кто и когда заполняет
По правилам сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р в 2024 году оформляют все работодатели любой формы собственности — и юрлица, и ИП. Исключение — работодатель-физлицо, который не является ИП и ранее не оформлял книжки сотрудникам (ст. 66 ТК РФ).
Обязанность заполнять форму отдана кадровому работнику, который ведет бумажные трудовые. При отсутствии кадровика обязанность выполняет бухгалтер, делопроизводитель, руководитель подразделения — лицо, которое уполномочено руководителем. Обязанности по заполнению формы руководитель возлагает на ответственного сотрудника распорядительным актом.
Срок, когда выдается справка СТД-Р, зависит от конкретных обстоятельств:
- Если выписка по форме требуется в процессе работы, то ее следует выдать сотруднику не позже 3 рабочих дней с момента его письменного заявления.
- При увольнении форму выдают в последний рабочий день вместе с остальными документами.
Где взять актуальный бланк формы
СТД-Р заполняют только на работников, по которым не ведутся бумажные трудовые книжки. В справке указывают сведения о трудовой деятельности сотрудника в организации (п. 10 Порядка заполнения из Приказа Минтруда № 713н).
Отчет СТД-Р формируют и предоставляют в электронном виде или на бумаге. Законодатель установил, кому выдается форма СТД-Р — сотруднику на основании его обращения или при увольнении. Сотрудник направляет обращение письменно или в формате, который установлен работодателем, по адресу электронной почты.
Способ формирования зависит от того, что указано в обращении работника — бумажный носитель или электронная версия.
Бланк СТД-Р является приложением № 1 к Приказу Минтруда № 713н от 10.11.2022. Использовать другую форму или изменять унифицированную нельзя!
Порядок заполнения
Отчет заполняют на основании распорядительных документов работодателя, в которых отражены производственные отношения с сотрудником. Документ, оформленный на бумаге, заверяют подписью руководителя предприятия (или доверенного лица) и печатью (при наличии). Если работодатель не относится к категории юрлиц, то он заверяет бумагу подписью.
В обязательном порядке заполняют:
- должности того, кто подписал документ;
- его подпись и расшифровку.
Если документ формируют электронно, то необходима усиленная ЭЦП.
В Приказе Минтруда № 713н от 10.11.2022 определено, когда начинать выдавать форму СТД-Р: с 01.01.2023. С этой даты применяются новые бланки СТД-Р и СТД-СФР.
В таблице приведен алгоритм заполнения по разделам:
Сведения для внесения
Сведения о работнике
- ФИО полностью, на русском языке, в именительном падеже;
- дата рождения (дд.мм.гггг, дата и год — цифрами, месяц — словом);
- СНИЛС (11 цифр).
Сведения о работодателе
- номер регистрации в СФР (12 цифр);
- наименование учреждения по уставным документам;
- ИНН;
- КПП;
- информация о факте подачи заявления о продолжении ведения книжки или о предоставлении информации о работе (дата представления заявления — в формате дд.мм.гггг).
Сведения о трудовой деятельности
В графе «Дата приема/перевода/увольнения» отметить дату события в формате дд.мм.гггг.
В графе «Сведения о приеме/переводе/увольнении» представить название события — прием, перевод, переименование, установление (присвоение) или увольнение.
В графе «Трудовая функция» — сведения о функционале в соответствии со штатным расписанием.
В графе «Код выполняемой функции (при наличии)» (заполняют на основании ОКЗ) — код в формате XXXX.X. Первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, пятый знак — контрольное число.
В графе «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона» — основание и причину расторжения соглашения точно по формулировкам ТК РФ со ссылкой на соответствующие статью, ее часть, пункт (без сокращений) (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).
В графе «Наименование» указать название документа, подтверждающего оформление (прекращение) рабочих отношений (приема, перевода, приостановления, увольнения и т. д.).
В графах «Дата» и «Номер документа» указать число в формате ДД.ММ.ГГГГ и номер без знака «№».
С 1 января 2024 года начал работу новый СФР — Социальный фонд России, который появился после объединения ПФР и ФСС. Теперь работодатели подают сведения о трудовой деятельности работника не в форме СЗВ-ТД (ее отменили), а в составе отчета ЕФС-1 — в подразделе 1.1 (постановление Правления ПФ РФ № 245п от 31.10.2022). На порядке формирования СТД-Р эти изменения практически не отразились: в справке вместо регистрационного номера работодателя в ПФР надо указывать рег.
номер в СФР. Еще в новый бланк справки о трудовой деятельности ввели новые коды о приостановке и возобновлении трудового договора с мобилизованным сотрудником (ст. 351.7 ТК РФ).
Поменяли и правила отражения кода выполняемой функции.
Информацию, которая отменена или изменена, включают в отчет так:
- Заполняют все графы с 1 по 10.
- В графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» ставят знак «X».
Приведем образец справки о трудовой деятельности при увольнении сотрудника:
- как заполнить и сдать отчетность по форме ЕФС-1;
- какие сведения отражаются в новой форме СТД-СФР и как она выглядит.