Отдел кадров это

Если говорить официально, то отдел кадров – это подразделение предприятия по управлению персоналом.

Давайте рассмотрим на примере. Антонина Павловна – ответственный сотрудник отдела кадров. В ее функционал входит:

;
• вести контроль и учет сотрудников;
• формировать штатные расписания;
• вести трудовые книжки и учитывать стаж; , решать, как ее снизить;
• выдавать справки о работе сотрудникам;
• формировать график предоставления отпусков;
• разрабатывать планы повышения квалификации сотрудников.

Интересный факт! Согласно международному опросу Society for Human Resource Management, 47% работников в отделе кадров считают борьбу с текучестью кадров компании основной задачей.

Отдел кадров – это первое, с чем сталкивается кандидат, приходя в организацию. Если там суматоха, а до стола раздраженного кадровика нужно пробираться сквозь ворох бумаг, то потенциального сотрудника это спугнет: никто не хочет попасть в место, где вечная неразбериха.

Антонина Павловна следит в своем отделе кадров за порядком: все бумаги должны быть на своем месте, а работы – выполнены в срок. Собеседования проходят в дружеской атмосфере с чашкой чая и печеньем. Так сотрудник понимает, что попал в ответственный и дружелюбный коллектив.

В своей работе Антонина Павловна регулярно взаимодействует с другими подразделениями. Например, в бухгалтерию предоставляет документы и копии приказов о зачислении сотрудников или увольнении, об отпусках, поощрениях или штрафных санкциях для работников. А в юридическом отделе ей сообщают об изменении законодательства, а также оказывают правовую поддержку.

Подбор персонала в отделе кадров

Антонине Павловне не безразлична судьба организации. Она понимает, что большая часть успеха компании зависит от качества персонала. Поэтому она определяет, в каких сотрудниках нуждается предприятие, а затем подбирает их. Это одна из ключевых задач специалиста отдела кадров.

Для поиска сотрудников кадровик своевременно подает информацию в СМИ и службу занятости о вакансиях. Иногда руководитель просит размещать вакансии на рекрутинговых сайтах. В таком случае нужно подробно расписать условия, график работы, требуемые навыки и многое другое, чтобы сразу отсеять неподходящих соискателей.

При проведении собеседования Антонина Павловна научилась оценивать, насколько подходит кандидат, на какую должность его поставить.

Кроме поиска новых сотрудников, нужно не забывать и про развитие штатных. Поэтому кадровик подбирает курсы повышения квалификации: они обязательны раз в 3 года. А еще она находит для сотрудников тренинги, курсы – они по желанию. Например, трехдневный интенсив «Потребительские привычки: как их использовать в работе менеджеру по продажам».

Интересный факт! 76% специалистов отдела кадров считают, что адаптация сотрудников плохо развита в их организациях. А 53% специалистов уверены, что вовлеченность сотрудника повышается при хорошо отстроенном процессе адаптации (исследование Kronos в США).

В функции Антонины Павловны входит также организация и проведение оценки и аттестации сотрудников.

Документация в работе отдела кадров

Кадровик работает в двух направлениях – с людьми и бумагами. С людьми мы уже разобрались. Давайте теперь разберемся, с какими документами приходится работать.

Первое – штатное расписание. Это документ, на основе которого определяется количество вакансий. Штатное расписание кадровик обязательно должен утвердить с руководством, а затем нанимать или увольнять сотрудников.

Важно правильно составлять расписание.

На мебельном предприятии специалист по кадрам пренебрегал штатным расписанием, заполнял как попало – «лишь бы что-то было». Однажды произошло сокращение, часть сотрудников уволили. Один из них оказался не промах: он подал на предприятие в суд за необоснованное увольнение.

Директор предприятия с легкостью бы выиграл суд, если бы штатное расписание доказывало изменение в структуре организации, которое привело к сокращению. А так как кадровик не позаботился об этом, то уволенный сотрудник выиграл спор и ждет выплаты компенсации.

Обратите внимание! В соответствии с ТК РФ незаконно уволенный сотрудник имеет право на компенсацию за моральный ущерб или требовать восстановления в должности.

Второе, с чем приходится работать специалисту по кадрам, – это трудовой договор. Он заключается в письменном виде, подписи должны быть обеих сторон. В договоре прописываются условия работы, вознаграждения, которые соответствуют трудовому договору и удовлетворяют работника и нанимателя.

Не менее важны правила трудового распорядка. В них специалист по кадрам прописывает порядок приема и увольнения, права и обязанности, ответственность сторон, систему мотивации персонала и другие стороны трудовых отношений.

Приказ о приеме на работу. Например, при принятии в администрацию города инженера-сметчика кадровик вместе с заключением трудового договора выделяет инженеру рабочее место и закрепляет за ним имущество: компьютерный стол, кресло, компьютер, принтер и т.д.

Когда сотрудник принят на работу, специалист по кадрам обязан вести и хранить его трудовую книжку.

Обратите внимание! Трудовую книжку нельзя держать в ящике стола. По закону хранение трудовых книжек в отделе кадров возможно только в металлических сейфах или шкафах, доступ к которым есть лишь у назначенного специалиста.

Это еще не все: необходимо вести учет всех трудовых книжек предприятия в отдельной книге. В ней сотрудники расписываются при получении трудовой и при увольнении работника.

Договор полной материальной ответственности также составляют специалисты по кадрам. Например, сотруднику нужно часто ездить по городу. Финансовые специалисты посчитали и выяснили, что дешевле будет выделить сотруднику машину, чем постоянно оплачивать такси.

К тому же, так экономится время. Машина – дорогостоящая вещь, ее нельзя просто так дать в пользование. Поэтому заключается договор, по которому сотрудник несет полную ответственность за выделенное имущество.

Также прописывается, что он не может использовать машину в личных целях: возить картошку с дачи или кататься с девушкой на свидания.

Следующее – табели учета рабочего времени. Например, специалистам по кадрам администрации еще повезло – сотрудники работают с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Нужно лишь иногда вносить больничные, отгулы, отпуска.

Но на заводе с рабочими дела обстоят сложнее: там тоже есть график, но кто-то работает каждый день сверхурочно, кто-то 2 через 2 или 2 через 3. Каждому работнику нужно отдельно просчитать рабочее время, чтобы бухгалтерия правильно начисляла зарплату, а отдел кадров мог контролировать работу сотрудников. Иногда для этой задачи нанимается отдельный специалист – табельщик.

Положение о защите персональных данных работников также входит в обязанности персонала отдела. Сотрудник при устройстве на работу оставляет паспортные данные и другую конфиденциальную информацию. Он не хочет спустя два месяца обнаружить у себя дома коллектора, который требует погашение непонятного займа.

Поэтому в компаниях необходимо продумать систему защиты персональных данных. Обычно составляется документ, в котором прописывается, в каких отделах, на чем хранятся сведения работников, как они собираются и обрабатываются, у кого есть доступ к ним и, главное – методы защиты от неправомерного доступа.

Обратите внимание! Положение о защите персональных данных сотрудников должен подписать глава компании.

Остальные документы, которые должны вести и разрабатывать кадровые работники: положение об оплате труда, график отпусков, положение о премировании.

Как работает отдел кадров?

Отдел кадров занимается обеспечением того, чтобы в компании был солидный список сотрудников, которые обучены выполнять свои должностные обязанности. Разумеется, нужно следить за тем, чтобы их документы были в порядке, за своевременной выплатой заработной платы, получением льгот (например, для многодетных родителей), прохождением медосмотров персонала и тд. Отдел кадров обеспечивает эффективную политику, процедуры, а также удобные для людей инструкции и поддержку.

Кроме того, функция управления персоналом служит для обеспечения того, чтобы миссия, видение и ценности компании были частью корпоративной культуры.

Кстати, именно отдел кадров занимается и решением вопросов с частичной мобилизацией — повестки для дальнейшего распространения чаще всего вручают именно HR, и уже от их поведения (и политики компании, так как сейчас линия реакции по большей части идет от начальства) будет зависеть, раскроют ли персональные данные коллег, которых могут мобилизовать.

Рекрутинг

Поиск и наем перспективных кандидатов — одна из задач отдела кадров, который использует бизнес-цели компании для управления процессом найма. Обычно HR оценивают должность, на которую нанимаются, чтобы определить ключевые обязанности и желаемую квалификацию, прежде чем писать описания вакансий и размещать объявления. Эйчары (хотя иногда этим тоже занимаются рекрутеры на аутсорсе) направляют квалифицированных кандидатов в компанию и сопровождают потенциальных сотрудников в процессе найма, рассылая резюме и проводя собеседования.

Найм

Отдел кадров расширяет предложения для квалифицированных кандидатов и договаривается о сумме заработной платы, бонусах и льготах.Правильный подбор персонала — важнейшая обязанность отдела кадров, поскольку сотрудники компании важны для ее успеха. Хорошие наймы улучшают бизнес-результаты и эффективность, поэтому очень важна тщательная проверка каждого кандидата на работу, включая достоверность биографических данных, образования и тд. Когда кандидат соглашается принять оффер, отдел кадров отвечает за процесс адаптации нового сотрудника.

Администрирование

После приема на работу сотрудник может рассчитывать на то, что он будет иметь дело с отделом кадров по всем административным задачам, от заполнения необходимых документов (заявление о приеме на работу, согласие на хранение и передачу персональных данных, в прошлом трудовые книжки, справки из ПФР и многое другое) до навигации по графикам работы сотрудников. Отдел кадров выступает посредником в спорах между сотрудниками и решает любые дисциплинарные вопросы. Сотрудники могут обращаться к эйчарам, когда у них возникают сложности, и кадровики принимают необходимые меры.

Например, если у сотрудника есть проблемы в общении с начальником (будь то тимлид или СЕО) или конфликт с другим сотрудником, HR урегулирует ситуацию и найдет решение. HR-отдел также должен убедиться, что компания соблюдает все применимые законы, касающиеся найма и трудоустройства.

Компенсации

Отдел кадров также обычно отвечает за надзор за компенсациями, включая заработную плату и стандартные бонусы, такие как оплачиваемый отпуск, абонемент в фитнес-зал, курсы английского, медицинское страхование. Обеспечение адекватной и своевременной выплаты полагающихся льгот (к ним относятся и премии) важно для поддержания удовлетворенности сотрудников. Кадровики готовы ответить на вопросы, которые могут возникнуть у сотрудника об их льготах по здоровью, времени отпуска, удержании налогов или других проблемах.

Здоровье и безопасность

HR считает здоровье и безопасность сотрудников приоритетом. Этот отдел исследует и разрабатывает процедуры по охране труда и технике безопасности в соответствии с законами и правилами. Отдел кадров может предложить сотрудникам обучение по охране труда и технике безопасности, порекомендовать подходящую одежду и оборудование при необходимости выполнения технических работ.

Обучение и развитие персонала

Чтобы максимизировать производительность персонала, обычно проводится обучение. Его совместно с тимлидами организует отдел кадров. Иногда сотрудники отдела кадров привлекают сторонних специалистов, если требуется консультация.

HR также следят за тем, чтобы сертификаты или лицензии сотрудников были актуальными, и по возможности организовывают оплату курсов повышения квалификации. В обучение входят и психологические тренинги: они важны, например, для сотрудников технической поддержки, чтобы помогать им справляться с постоянным стрессом при работе с клиентами. Отдел кадров также отвечает за развитие сотрудников, и помогает сфокусироваться на планировании преемственности и развитии карьеры.

Подготовка лучших сотрудников к продвижению по службе является частью ответственности отдела кадров.

Дисциплинарные взыскания и увольнение

В случае неправомерных действий сотрудника отдел кадров должен предпринять определенные действия, чтобы исправить или объявить выговор за нежелательное поведение или работу. Решения могут включать устное или письменное предупреждение, испытательный срок или увольнение. Каждый случай рассматривается в индивидуальном порядке, и тяжесть нарушения диктует административный ответ.

В тех случаях, когда сотрудник получает оффер другой компании/ недостаточно компетентен / нарушает корпоративную политику, отдел кадров отвечает за управление увольнениями. В рамках этого процесса HR могут проводить выходные собеседования и организовывать перевод последней зарплаты работника.

Внутренний HR против аутсорсинга

Как отдел, отвечающий за комплектование и обучение сотрудников, HR играет стратегическую роль, помогая компаниям ориентироваться в постоянно меняющихся условиях. Иногда некоторые обязанности отдела кадров могут быть переданы на аутсорсинг, например, администрирование заработной платы. Это оставляет отделу больше времени для того, чтобы сосредоточиться на функциях более высокого уровня, таких как организационное развитие или стратегия найма.

Наличие собственного отдела кадров или решение передать эту функциональность на аутсорсинг зависит от множества факторов, включая размер организации.

Компании, которые выбирают аутсорсинг своего отдела кадров, экономят деньги и время, поскольку они отказываются от ежегодной выплаты заработной платы, чтобы платить небольшой команде несколько раз в год за желаемые услуги, которые им нужны в данный момент. Им не нужно покупать и внедрять систему HRIS, что может быть непросто. Однако аутсорсинг носит менее личный характер, поскольку кадровикам на аутсорсинге труднее чувствовать себя частью команды, и постоянные сотрудники могут возмущаться, когда кто-то извне указывает им, что делать.

Несмотря на то, что содержание собственного отдела кадров может быть значительным вложением, это делает HR-задачи более личными, что может быть выгодно. Отдел кадров внутри компании также контролирует соответствие корпоративной политики с местными, государственными и федеральными законами.

В конечном счете, выбор между внутренним или аутсорсинговым отделом кадров остается за руководителями высшего звена.

Отдел кадров: часто задаваемые вопросы

Вот несколько ответов на распространенные вопросы о человеческих ресурсах:

Что такое кадровые процессы?

1. Общие кадровые процессы включают в себя:
2. Планирование человеческих ресурсов
3. Управление вознаграждениями и льготами сотрудников
4. Управление производительностью
5. Отношения с трудовым коллективом

Каковы основные компетенции человеческих ресурсов?

К основным компетенциям HR относятся:

• Коммуникация: отдел кадров облегчает общение между сотрудниками и руководителями. Этот отдел также управляет разрешением конфликтов.
• Понимание бизнеса: HR-команды должны иметь некоторое представление о бизнесе, чтобы понимать, как кадровая политика способствует достижению целей организации, и разрабатывать стратегии для достижения этих целей.
• Этика: HR должен завоевать доверие внутри организации, чтобы быть эффективным.
• Знание человеческих ресурсов: команда кадровых ресурсов должна быть осведомлена о важности и стратегиях человеческих ресурсов. Каждому из сотрудников отдела кадров нужно постоянно учиться, чтобы оставаться в курсе.

Сколько сотрудников требуется в отделе кадров?

Хотя закон не требует наличия отдела кадров, некоторые предпочитают смотреть на количество сотрудников в компании в качестве показателя. К тому времени, когда штат штатных сотрудников достигнет 40–50 человек, пора подумать о найме преданного своему делу и опытного специалиста по персоналу.