Как написать официальное письмо

Компании чаще всего составляют деловую корреспонденцию для взаимодействия с партнерами и решения важных коммерческих, организационных вопросов. Физические лица пользуются таким видом переписки для официального обращения к должностным лицам — главам администраций и различных ведомств, депутатам, руководителям предприятий и т. д.

Официальное послание от обычного отличает несколько факторов:

• официально-деловой стиль;
• нейтральный тон;
• отсутствие эмоциональной окраски;
• наличие отправителя и получателя, их реквизитов;
• лаконичность;
• точная подача фактов;
• стандартное оформление, часто на специальных бланках.

В зависимости от предназначения, есть много видов официальных посланий: просьба или запрос важной информации или документов; предложение о сотрудничестве; уведомление (об изменении условий работы, цен, реквизитов); рекламация, жалоба на качество товара или услуги; приглашение на мероприятие и др.

Отдельной частью официальной корреспонденции является ответ на все эти послания. В нее обычно включают согласие или отказ на запрос, предоставление информации, приглашение и т. д.

Структура и обязательные элементы делового письма

В законодательстве РФ нет типовой формы для деловой корреспонденции. Составляют ее в свободном виде. Но обязательно по правилам, принятым в делопроизводстве. Рекомендуется учитывать нормы, предусмотренные в национальном стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Среди элементов, которые включают в структуру официального письма по ГОСТу:

• сведения об отправителе. Если юридическое лицо — наименование компании, ее адрес и реквизиты (ОГРН, ИНН, КПП, ОКПО), адрес электронной почты, номера телефонов. Если физическое лицо — Ф.И.О., должность, контактные данные;
• сведения о получателе. Наименование компании-получателя, Ф.И.О. должностного лица;
• дата и регистрационный номер документа;
• место составления корреспонденции;
• заголовок документа, например коммерческое предложение, поздравление, уведомление;
• вступление в виде обращения к должностному лицу, например, «Уважаемый Петр Петрович!»;
• основной текст, содержащий суть вопроса (предложение, запрос, уведомление и т. д.);
• подпись отправителя и ее расшифровка;
• оттиск печати (если принято в организации).

К официальному посланию отправитель вправе приложить необходимые документы — прайс-листы, копии договоров и актов, фотографии, платежные поручения и др. Отметку о приложении ставят в конце текста отдельной строкой и перечисляют прикрепленные документы.

Правила оформления

Оформляют деловую корреспонденцию по стандартным правилам на листе А4 или на официальном бланке предприятия-отправителя. Обычно текст набирают на компьютере, но допускается писать и собственноручно. Готовый документ перед отправкой регистрируют в специальном журнале учета.

Есть важные требования, как правильно написать официальное письмо:

• пишите кратко и по делу, без лишних слов;
• соблюдайте правила русского языка, ошибки в правописании здесь недопустимы;
• не используйте сленг и сложные формулировки с неуместными терминами, знакомыми только узким специалистам;
• не допускайте неточности в именах, фамилиях, названиях;
• пишите корректно, соблюдайте этические принципы, недопустим требовательный тон.

Каждую новую тему предпочтительнее оформить в виде отдельного абзаца. Если в тексте есть факты и цифры, то для наглядности оформляйте их списками, таблицами, диаграммами. В послании недопустимо писать непроверенную и тем более ложную информацию.

Обязательно соблюдайте принцип неразглашения личных данных или коммерческой тайны. Если в послании есть необходимость указать подобную информацию, то предварительно запросите письменное согласие на обработку персональных сведений (ст. 88 ТК РФ и ст. 9 ФЗ № 152 от 27.07.2006).

Образцы деловых писем

Вот как выглядит пример делового письма с просьбой предоставить документы:

А это пример, как составить официальное письмо с жалобой в государственное ведомство:

Еще один образец, как правильно оформить письмо в организацию с приглашением на мероприятие:

123456, Санкт-Петербург, улица Справедливости, дом 1

тел/факс (812) 777777, ОГРН / ОКПО 123456789876 / 12345678

ИНН / КПП 1676767677 / 222222222

Директору ресторана «Веселый дельфин»

Исх. № 777 от 05.09.2022

Приглашение на выставку

Уважаемый Иван Федорович!

Приглашаем Вас и Ваших сотрудников посетить наш стенд на Региональной выставке «Технологии ресторанного бизнеса», которая запланирована на 26-30 октября 2022 года в Выставочном центре «Народное хозяйство» по адресу: город Москва, ул. Центральная, д. 75.

Мы будем рады представить Вам образцы нашей новой продукции, предоставить любые информационные материалы.

Надеемся увидеть Вас в числе наших гостей на видеопрезентации технологий от нашей компании.

Директор ООО «Технопром» Иванов Иванов И.И.

Как отправить письмо

Отправить корреспонденцию есть возможность несколькими доступными способами:

• Почтой России;
• через электронные средства коммуникации (email, мессенджеры);
• по факсу.

Первый традиционный способ — самый надежный. Но важно правильно использовать услугу — заказным письмом с уведомлением о вручении. Это гарантирует, что адресат получит бумагу прямо в руки, а отправителю придет уведомление о вручении.

Особенно незаменим такой метод, когда требуется отправить важные документы, конфиденциальную информацию. Но требуются дополнительные затраты и ожидание.

Самый быстрый и доступный метод — электронная почта. Он позволяет переслать партнеру неограниченный объем информации в любое время дня и ночи. Единственный недостаток — вероятность потери информации в бесчисленных количествах гигабайтов.

Например, она попадет в папку «Спам» или адресат не заметит важность обращения и удалит вместе с ненужными данными. В такой ситуации предпочтительнее позвонить перед отправкой и после нее и удостовериться в получении.

Факс сейчас используют не так часто. Но пока он остается актуальным для многих предприятий, когда необходимо переслать заявления, предложения, уведомления и иные виды документов партнерам, сотрудникам другого отдела, филиала и т. д.

Зачем нужна деловая переписка

Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе диалога решают множество вопросов: организационных, юридических, коммерческих, технических. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров.

Цель делового письма — передать информацию, инструкцию, приказ, направление со вложениями к электронному письму. Адресатом может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель.

Виды писем

Электронные деловые письма бывают:

• коммерческие (запросы, претензии) и некоммерческие (просьба, рассылка );
• с ответом (требования, обращения) и без ответа (подтверждение заказа, инструкции, приглашения);
• для единственного адресата, для нескольких лиц и коллективное (от группы людей одному получателю).

Бизнес

Что такое цифровой двойник, как и зачем их использовать бизнесу

Что такое цифровой двойник, как и зачем их использовать бизнесу

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловое письмо может написать любой сотрудник, у которого есть полномочия выступать от лица организации. Например, менеджер отдела продаж отправляет предложение о закупке партии товара со скидкой постоянному клиенту компании. Все письма нужно утверждать у руководителя, так как его пишут от лица всей организации.

Деловое письмо вам может написать клиент, но более 70% покупателей предпочитают звонить в компанию. Подключите коллтрекинг Calltouch, чтобы понимать, какая реклама приносит звонки, а какая тратит бюджет. Также система записывает звонки клиентов и формирует их в отчеты по часам и дням, интегрируется с популярными сервисами и CRM.

Прослушивая звонки, улучшайте скрипты продаж для менеджеров и корректируйте рекламные кампании.

• Коллтрекинг точно определяет
  источник звонка с сайта
• Прослушивайте звонки в удобном журнале

Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия

Дружеские формулировки вроде «Привет» не подходят. Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте формальный тон.

• Уважаемый(-ая) [имя, отчество];
• Здравствуйте, [имя, отчество];
• Добрый день, [имя, отчество].

Проверьте свой адрес электронной почты

Лучше отправлять письма с корпоративной почты. Получатель сразу увидит отправителя по названию почтового ящика. Если вы пишите с личной почты, убедитесь, что адресат поймет, кто прислал ему сообщение. В названии вашей электронной почты должны быть имя и фамилия.

Выберите читаемый шрифт

Определите два постоянных шрифта для компании — для основного текста и заголовков. Комбинируйте типы шрифтов. Например, для текста выберите шрифт с засечками, а для заголовков — без. Печатайте заголовки крупным кеглем с полужирным начертанием, чтобы выделить их.

Для объемного текста остановитесь на шрифте с засечками — Georgia или Times New Roman: так легче читать большое письмо. Для нескольких предложений подойдут шрифты без засечек — Arial, Helvetica, Verdana или Calibri.

Продумайте тему

Тема — это первое впечатление адресата о вас. Сформулируйте цель письма. Понятный и лаконичный заголовок — лучший способ начать официальную переписку. Это может быть болевая точка в бизнесе, постановка задач , созвон с клиентом или встреча. Примеры тем: «Телефонный звонок», «Продолжение встречи в [место] [число]».

Соблюдайте краткость

Не тратьте время собеседника на прочтение лишних подробностей в письме. Из-за загруженности на работе адресат не сможет прочитать большое сообщение. Если коротко и четко сформулировать идею, вас правильно поймут и вы получите ответ.

Форматирование поможет сделать письмо эффективным и легким в прочтении. Делите текст на абзацы, делайте маркированные списки, выделяйте важную информацию. Сплошной текст читать тяжело.

Используйте формальное завершение

Завершайте деловые письма фразами:

• Спасибо за уделенное время;
• С уважением;
• Благодарю за ответ;
• Хорошего дня;
• До встречи.

Также можно высказать свои пожелания о дальнейшем сотрудничестве. Например, о ведении общего проекта, новых сделках, приглашении принять участие в конференции.

Разработайте подпись

В электронной подписи указывают:

• ФИО, должность, название компании;
• контактную информацию — номер телефона, сайт, адрес организации;
• логотип;
• ссылки на соцсети сотрудника.

Не перегружайте подпись лишними данными и разделите ее на абзацы.

Проведите корректуру

Перед отправкой 2–3 раза внимательно перечитайте письмо. Проверьте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании. Адресат может воспринять ошибки в сообщении, как неуважение к себе. Включите проверку правописания в сервисе электронной почты.

Деловое письмо-просьба

Добрый день, Лариса Ивановна!

Просим вас организовать собрание всех отделов в нашем конференц-зале 20 ноября 2021 года.

Причина встречи — обсуждение новогоднего корпоратива.

Письмо партнерам

Добрый день, Владислав Витальевич!

Сообщаем вам, что руководитель отдела снабжения Семен Иванович с 13 октября 2021 года ушел на больничный.

Его замещает старший менеджер отдела Петр Петрович. Пожалуйста, свяжитесь с ним для обсуждения задач.

Прикрепляю контактные данные Петра Петровича.

Надеемся на ваше понимание.

Письмо-обращение

Уважаемая Софья Николаевна!

Прошу вас провести перерасчет оплаты коммунальных услуг за август 2021 года.

Во вложении квитанции и чеки об оплате.

Письмо руководителю

Здравствуйте, Вадим Дмитриевич!

Месяц назад я заказал партию рюкзаков в вашей компании. 30% товара — брак.

Прошу вернуть стоимость испорченных вещей или заменить их.

Во вложении прикрепляю фотографии бракованного товара, договор, чек об оплате.

Письмо в компанию

Добрый день, Наталья Александровна!

Мы разработали сайт для компании [название]. Согласно пункту [название пункта] нашего договора мы должны были получить оплату за оказанные услуги две недели назад.

Задолженность составляет [сумма] рублей. Просим перечислить оплату в ближайшие дни на расчетный счет компании [название]. Иначе мы будем вынуждены принудительно взыскать данную сумму с вашей компании, а также расходы на обращение в суд.

Реквизиты для перечисления оплаты во вложении.

Надеемся на понимание.

Письмо контрагенту

Здравствуйте, Николай Васильевич!

Информируем вас о том, что у нашей компании сменились реквизиты. Новые реквизиты указаны в прикрепленном файле.

Бизнес

ТОП-13 лучших программ и сервисов для видеоконференций

ТОП-13 лучших программ и сервисов для видеоконференций

Какие ошибки допускают в таких письмах

Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому:

• Не используйте сложные термины — пишите просто, чтобы читатель с первого раза понял, что вы от него хотите.
• Не пишите много — подробности ситуации можно выяснить при встрече, а в письме они будут только отвлекать.
• Не повторяйтесь — тавтология увеличивает объем текста и сбивает с толку.
• Не ошибайтесь — проверяйте все имена, цифры, названия перед отправкой сообщения.
• Не употребляйте архаизмы (сей год, каковой, при сем) — эти обороты устарели и они могут привести получателя в недоумение.
• Не используйте фамильярный стиль общения — будьте тактичны и уважительны.

В какие сроки нужно ответить на письмо

Не отвечать на письмо несколько дней — плохой тон делового общения. Желательно ответить на электронное письмо в течение 2–3 часов. Если для ответа требуется больше времени, предупредите адресата. Напишите, что вы получили письмо и сообщите примерный срок ответа.

Обычно сотрудники проверяют электронную почту утром и перед уходом. Пишите в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось надолго.

Клиенты могут написать вам в нерабочее время. Чтобы не потерять покупателей, установите на сайт виджет сбора заявок Calltouch. Инструмент предложит указать свои контакты, и как только начнется рабочий день, скрипт позвонит всем оставившим заявки.

• Увеличьте конверсию сайта на 30%
• Обратный звонок, промо-лендинги, формы захвата, мультикнопка, автопрозвон форм

Как написать деловое письмо после проведенной встречи

Такое письмо нужно, чтобы подвести промежуточные итоги и определить планы дальнейшей работы. Поэтому укажите в нем:

• Тему встречи — о чем был разговор, когда и кто в нем участвовал.
• Договоренности — к каким соглашениям и срокам пришли по итогам встречи, чтобы напомнить и зафиксировать план действий.
• Благодарность за уделенное время.
• Пожелания и предложения формата для новой встречи.
• Контактные данные участников.