Акт ввода в эксплуатацию основных средств

Любой объект, используемый в целях осуществления деятельности предприятия, будет считаться её основным средством.Правовая регламентация данного вопроса содержится в Приказе Минфина «Об утверждении Федеральных стандартов бухгалтерского учета ФСБУ 6/2020 «Основные средства». К ним относят:

• оборудование, инструменты;
• строения, здания сооружения;
• автомобильный транспорт;
• скот и отдельные культуры растений;
• и иное.

Бухгалтерский учёт основных средств крайне важен, так как от этого зависит налогооблагаемая база предприятия.

Особенности процедуры

Для использования средства по прямому назначению недостаточно просто осуществить его приёмку и поставить на учёт, необходимо ввести его в эксплуатацию. В рамках этого процесса проводят различные проверки объекта. Осуществляется сравнение его фактических характеристик с сопровождающей документацией и т.д.

Существуют объекты, которые нельзя ввести в эксплуатацию без осуществления предварительного монтажа. Это различные строительные сооружения, технически сложное оборудование и т.д. В таких случаях следует составить акт о передаче оборудования в монтаж. Работами по монтажу занимаются специальные организации.

В целях ввода в эксплуатацию руководителем организации назначается специальная комиссия. В её состав должно войти не менее трёх человек (сотрудников организации). Члены комиссии проводят осмотр объекта: выявляют возможные дефекты, недочёты; сопоставляют значения с технической документацией и т.д.

Назначенные работники должны иметь соответствующие знания для дачи объективного заключения о готовности объекта. Если на предприятии не нашлось сотрудников с требуемой квалификацией, допускается привлечение сторонних представителей. В качестве третьей стороны будет выступать приглашенный для дачи заключения эксперт.

После проведения всех необходимых испытаний выносится заключение о готовности или неготовности объекта к вводу в эксплуатацию.

Форма документа

Закон не обязывает организации пользоваться обязательным шаблоном для составления акта, а значит, предприятия вправе разработать документ самостоятельно. Также имеется возможность составить фирменную форму акта для своей организации. Такое решение упростит процесс ввода объекта в эксплуатацию и сделает внутренний документооборот предприятия более целостным и единообразным.

Проблема фирменного бланка может заключаться в его негибкости. Документ будет иметь уникальную форму для каждой группы объектов. Например, акты ввода в эксплуатацию жилого дома и газонокосилки будут кардинально отличаться, хотя и то и другое можно отнести к основным средствам предприятия.

В таком случае документ можно составить с чистого листа, напечатав его на компьютере или написав от руки шариковой ручкой.

Пошаговая инструкция по составлению документа

Если используется фирменный бланк организации, следует сделать об этом отметку в шапке документа. Вносим данные о форме (номер формы и реквизиты приказа, ФИО руководителя организации, утвердившего форму). В случае составления документа с чистого листа, пропускаем этот пункт. Переходим сразу к следующему шагу.

Как и в любом другом документе, указываем дату его составления и населённый пункт. Ниже пишем наименование организации, вводящей объект в эксплуатацию. Также следует отметить в каком именно структурном подразделении происходит процедура.

Во вводной части акта необходимо отметить лиц, участвующих в процедуре. Если речь идёт о вводе в эксплуатацию объекта после монтажа, необходимо указать наименование монтажной организации и сроки проведения соответствующих работ. Но не все основные средства нуждаются в предварительном монтаже.

В таком случае пропускаем этот момент и отмечаем факт назначения комиссии руководителем организации (указываем ФИО руководителя, номер и дату приказа о назначении комиссии).

Разберем составление акта для ввода в эксплуатацию оборудования в качестве основного средства

Вносим данные о всех членах специальной комиссии (должность на предприятии и ФИО) и о вводимом в эксплуатацию объекте. Для объекта указываем его наименование, заводской и инвентарный номера, наименование организации-производителя и дату поступления на предприятие (согласно акту приёма-передачи). Вносим даты проведения испытаний объекта.

Эта часть документа будет выглядеть следующим образом:

Г. Калуга 22 апреля 2024 года

ООО «Станки Плюс»

Приказом директора ООО «Станки Плюс» Вавилова Е. И. от 20.04.2024 года № 15 назначена специальная комиссия для ввода в эксплуатацию объекта основных средств. Комиссия представлена в следующем составе:

Старший мастер Зубов Н. П.

Инженер-технолог Староконь В. П.

Наладчик Данилюк К. А.

Ознакомившись со следующим оборудованием: отбойный молот НТ-300, заводской номер 562АЕ, инвентарный номер МЛТ30, производитель ООО «Отбойник», дата поступления на предприятие: 20.04.2024 г., техническая документация: заводской технический паспорт оборудования; дата проведения испытаний: 21.04.2024 г.

Составила настоящий акт о нижеследующем:

В основной части документа члены комиссии излагают свои выводы по факту осмотра объекта и результатов проведения технических испытаний. В случае выявление дефектов делают соответствующую отметку и составляют отдельный акт. До устранения выявленных недостатков объект не может быть введен в эксплуатацию.

1. Характеристики объекта соответствуют заявленным производителем показателям.
2. Пусконаладочные работы выполнены в соответствии с проектом и в условиях соблюдения правил безопасности.
3. Объект успешно прошел проведённые испытания и может быть введён в эксплуатацию.

Далее по документу комиссия делает итоговое заключение, в котором обозначает дату ввода объекта в эксплуатацию и адрес, по которому оборудование будет эксплуатироваться. Также назначаются сроки эксплуатации до проведения ремонта.

1. Отбойный молот НТ-300 подлежит вводу в эксплуатацию с 23.04.2024 по адресу г. Калуга, ул. Заводская, стр. 15.
2. Техническое обслуживание выполнять в соответствии с регламентом.

В акте необходимо расписаться всем членам комиссии и представителям иных организаций, если они участвовали в процедуре. Далее акт передаётся в бухгалтерию предприятия на подпись главному бухгалтеру. После этого объект можно считать официально введённым в эксплуатацию.

Акт ввода оборудования в эксплуатацию: особенности

При составлении акта необходимо обратить особое внимание на заполнение пунктов, которые имеют место в этого типа документах:

• состав комиссии, которая проверяла готовность оборудования, с указанием приказа о назначении;
• период проведения эксплуатационных испытаний и представляемые к ним критерии и методики;
• выводы комиссии по результатам испытаний.

Наличие этих пунктов является гарантией, подтверждающей работоспособность изделия. При этом совершенно не нужно указывать паспортные данные комиссии, достаточно лишь вписать занимаемые ими должности.

Важно. При проверки ввода в эксплуатацию электрооборудования помимо представителей поставщика и покупателей могут привлекаться независимые эксперты.

Применение формы ОС-1

Данный документ оформляется в тех ситуациях, когда одна компания передает основные средства другой. Как правило, документ заполняется не только представителем компании, которая получает основные средства. Здесь участие должна принимать и вторая сторона, которая и передает эти основные средства.

Обычно акт составляется и подписывается руководителями компаний и их заместителями. Однако могут возникнуть ситуации, когда необходимо привлечь третью сторону. Например, когда передается достаточно сложный прибор, устройство или оборудование.

Здесь вряд ли удастся обойтись без квалифицированных экспертов. По сути, данная форма предназначена для того, чтобы обе стороны выполнили свои обязательства по составленному ранее договору. Стоит отметить, нет никакой разницы, кто принимает участие в сделке.

Это могут быть частные предприниматели или юридические лица.

Документ, составленный по форме ОС-1, является основанием для того, чтобы компания, получившая основные средства, поставила их на учет и имела возможность вести их в эксплуатацию.

(Видео: «1С 8.2 ОС ввод в эксплуатацию, использование основного средства»)

Как оформить акт ввода в эксплуатацию основных средств в 2021 году

Как правило, процедурой ввода в эксплуатацию занимается специальная комиссия, которая создается принимающей стороной. Для ее назначения директор издает соответствующий приказ. В составе этой группы должны присутствовать квалифицированные специалисты, которые знакомы с новым объектом.

Комиссия должна состоять минимум из трех сотрудников. Именно они будут оценивать исправность, производительность, техническое состояние и другие характеристики полученного имущества.

Всю информацию можно вносить, как на компьютере, так и от руки. Для этого необходимо использовать шариковую ручку, и ни в коем случае не карандаш. Если выбран компьютерный вариант составления документа, здесь все равно должны быть «живые» подписи ответственных лиц.

Что касается печатей, их наличие определяется нормативными актами организации, так как компаниям разрешено не использовать штемпельные изделия при ведении своей деятельности.

Сколько экземпляров составлять

Данный документ должен быть составлен минимум в двух экземплярах. Однако если в этом есть необходимость, их количество может быть увеличено. Акт хранится в организации вместе с другими первичными документами.

Когда заканчивается срок его действия, документ отправляется в архив. Как правило, срок такого хранения устанавливается внутренними правилами компании.

Инструкция по заполнению акта

Хотя строгих требований к оформлению данного акта не существует, необходимо помнить о нормах составления деловых документов. Для правильного оформления акта следует придерживаться следующих рекомендаций:

1. В верхней части должна быть «шапка», в которой говорится, к какому именно договору этот акт является приложением. Отмечается дата, номер и место составления этого договора. Многие компании отмечают здесь наименование, данные и должность руководителя.
2. В центре листа указывается название документа. Ниже отмечается подробная информация об объекте, который планируется начать эксплуатировать. Также следует отметить адрес и место, где новое оборудование будет установлено.
3. Указывается информация об организациях, которые принимают участие в оформлении документа. В акт вносятся и ответственные лица, которые входят в состав комиссии.
4. Описывается процесс проведения проверок и испытаний, отмечаются их результаты.
5. Комиссия делает вывод, отмечая, пригоден ли осматриваемый объект к работе. Также ответственные лица определяют дату, с которой можно начинать эксплуатировать данный объект.
6. Если к акту прилагаются какие-либо дополнительные документы, о них также необходимо упомянуть отдельным пунктом.
7. В документе указывается, какой именно сотрудник становится ответственным за хранение новых основных средств.
8. В нижней части документа члены комиссии ставят свои подписи с расшифровками.

Для чего необходим приказ о вводе основных средств в эксплуатацию

Когда объект или какое-то другое имущество компания принимает на баланс, возникает необходимость оформления определенных документов. Одним из них является приказ о введении новых объектов в эксплуатацию. Издает данный документ руководитель принимающей организации.

Именно на основании этого приказа компания получает или покупает основные средства, оприходует их, ставит на учет.

Новые объекты могут поступать на баланс компании при различных ситуациях:

• дарение;
• покупка;
• изготовление своими силами;
• производство при помощи подрядчиков;
• получение в качестве уставного капитала;
• спонсорская помощь.

После того, как создается специальная комиссия, происходит тщательный осмотр и проверка объекта. Специалисты определяют его техническое состояние. При наличии каких-либо неисправностей дополнительно оформляется дефектный акт по форме ОС-16.

При составлении приказа особое внимание следует уделять дате принятия и ввода новых основных средств. Именно с этой даты ведется налоговый учет. Что касается сроков, то закон не определяет четкого периода, за который новые объекты должны быть введены в эксплуатацию.

Как правило, это решает директор организации.

Нет необходимости использовать типовую форму для составления данного приказа. Как правило, документ оформляется в свободном стиле. Нередко организация создает для себя индивидуальный образец.

Ниже приведен образец составления приказа. Однако это не означает, что документ обязательно должен выглядеть именно таким образом. Под свои нужды вы имеете право вносить любые дополнения и изменения.

Разрешено использовать любой стиль оформления приказа. Здесь главное условие − наличие необходимой информации, которая обязательно должна присутствовать в распорядительных документах. Например, здесь должны быть данные об объекте, дата составления приказа, подписи ответственных лиц.

Что признается основным средством

На­пом­ним, что в прин­ци­пе яв­ля­ет­ся ос­нов­ным сред­ством для целей бух­гал­тер­ско­го и на­ло­го­во­го учета. Это объ­ек­ты, удо­вле­тво­ря­ю­щие сле­ду­ю­щим кри­те­ри­ям (п. 4 ПБУ 6/01; п. 1 ст. 256 НК РФ):

• объ­ект будет ис­поль­зо­вать­ся в про­из­вод­стве, для управ­лен­че­ских нужд ор­га­ни­за­ции либо для предо­став­ле­ния ор­га­ни­за­ци­ей за плату во вре­мен­ное поль­зо­ва­ние;
• объ­ект будет ис­поль­зо­вать­ся более чем 12 ме­ся­цев;
• ор­га­ни­за­ция не со­би­ра­ет­ся про­да­вать этот объ­ект;
• объ­ект спо­со­бен при­но­сить ор­га­ни­за­ции эко­но­ми­че­ские вы­го­ды (доход) в бу­ду­щем.

Что ка­са­ет­ся сто­и­мо­сти этого объ­ек­та, то пра­ви­ла такие (п. 5 ПБУ 6/01; п. 1 ст. 256 НК РФ):

• в буху­че­те ос­нов­ны­ми сред­ства­ми при­зна­ют­ся объ­ек­ты сто­и­мо­стью свыше 40 000 руб. либо мень­шей суммы, ко­то­рую ор­га­ни­за­ция за­фик­си­ро­ва­ла в своей учет­ной по­ли­ти­ке;
• для целей на­ло­го­об­ло­же­ния при­бы­ли и УСН объ­ект вклю­ча­ет­ся в со­став ОС, если его сто­и­мость более 100 000 руб. При мень­шей сто­и­мо­сти объ­ек­та его можно при­знать в ка­че­стве МПЗ.

В на­ло­го­вом учете есть еще одно тре­бо­ва­ние к объ­ек­там ос­нов­ных средств – они долж­ны при­над­ле­жать ор­га­ни­за­ции на праве соб­ствен­но­сти (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Как правильно составить акт

Акт относится к первичной документации, поэтому с 2013 года требование оформлять его по строгому унифицированному образцу отменено. На сегодняшний день предприятия и организации имеют полное право составлять его в произвольном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному внутри фирмы.

Важное условие: по своей структуре и содержанию акт должен соответствовать определенным нормам делопроизводства, деловой документации и правилам русского языка.

В документе надо указывать некоторые обязательные сведения:

• ссылку на договор, приложением к которому является акт, а также номер, дату, место его создания;
• внести информацию о предприятиях, которые формируют акт;
• указать наименование основного средства, адрес по которому оно монтируется или вводится в эксплуатацию;
• описать испытания и проверки, которым было подвергнуто основное средство, а также их результаты;
• в выводах следует зафиксировать пригодность основного средства к дальнейшему использованию и дату, с которого его можно начать применять в работе.

При наличии каких-то дополнительных сопроводительных бумаг, их надо отметить в акте отдельным пунктом.

Образец

Кто составляет акт

Как правило, акт составляется между двумя сторонами: передающей основное средство и принимающей его, в т.ч. вводящей в эксплуатацию.

Представителями сторон в большинстве случаев выступают директора фирм, их заместители или руководители структурных подразделений.

Однако, при необходимости может быть привлечена и третья сторона, в виде экспертов (особенно это бывает актуально в случаях передачи сложного технического оборудования, приборов, техники, различного рода сооружений).

НДС при вводе основных средств

НДС по при­об­ре­тен­но­му ос­нов­но­му сред­ству при­ни­ма­ет­ся к вы­че­ту при вы­пол­не­нии сле­ду­ю­щих усло­вий (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ):

Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж по форме ОС-15

Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж оформляется при передаче оборудования в монтаж, который может быть выполнен как подрядным способом,так и хозяйственным способом.

Составляется данный акт в 2-х экземплярах приемочной комиссией:

• один экземпляр передается в бухгалтерию;
• второй экземпляр забирает подрядчик, выполняющий монтаж оборудования.

Если монтаж осуществляется подрядной организацией, осуществляющей поставку оборудования, то Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма ОС-15) не составляется. В таком случае оборудование в монтаж передается подрядчику по Акту о приеме (поступлении) оборудования (форма ОС-14). При этом подрядчик:

• должен входить в приемочную комиссию;
• расписывается в Акте о приеме (поступлении) оборудования (форма ОС-14) и забирает себе его копию с пометкой «на ответственное хранение».

В 1С печатная форма Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма ОС-15) при подрядном способе формируется из документа Передача оборудования в монтаж. PDF

По результатам монтажа оформляется:

• Акт о приеме передачи объекта основных средств – если объект ОС готов к эксплуатации;
• Акт о выявленных дефектах оборудования – если обнаружены дефекты и объект не пригоден к эксплуатации.

Акт о выявленных дефектах оборудования по форме ОС-16

Акт о выявленных дефектах оборудования оформляется, если выявлены дефекты:

• во время приема оборудования;
• в процессе монтажа, наладки;
• по результатам испытаний;
• в процессе использования, по результатам контроля.

Акт составляется в количестве, равном заинтересованным участникам. Например, экземпляр для организации, подрядчика, изготовителя, перевозчика и т.д.. Он подписывается представителем с каждой стороны.

В акте должны быть указаны:

• выявленные дефекты;
• мероприятия (работы) по их устранению;
• исполнители;
• сроки исполнения.

В 1С печатная форма Акт о выявленных дефектах оборудования (форма ОС-16) не реализована.

Принятие к учету и ввод в эксплуатацию ОС

Особенности документального оформления

При поступлении ОС поставщик составляет документы в зависимости от квалификации ОС у себя в учете:

• если объект ОС учитывается поставщиком как товар, то как правило отгрузка осуществляется по обычной товарной накладной, например, по форме ТОРГ-12;
• если осуществляется передача объекта ОС, бывшего в употреблении, то как правило составляется акт о приеме передачи объекта ОС, который будет являться первичным документом при принятии к учету объекта в состав ОС.

Также для учета дополнительных затрат, связанных с поступлением ОС и доведением их до рабочего состояния, должны быть в наличии правильно оформленные первичные документы, например, акты на оказание услуг, бухгалтерские справки и др. (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Объекты, удовлетворяющие критериям ОС, принимаются к учету в качестве основных средств (п. 4 ПБУ 06/01).

Следовательно, все объекты не требующие монтажа и пригодные к использованию в деятельности организации или объекты ОС, предназначенные для запаса, должны быть приняты к учету в состав основных средств при поступлении их в организацию (п. 39 Методических указаний по бухгалтерскому учету ОС, утв. Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 N 91н, п.

4 ПБУ 06/01, Письмо Минфина от 18.04.2007 N 03-05-06-01/33, Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

Инвентарная карточка учета объекта основных средств

Учет ОС ведется по инвентарным карточкам, которые заводятся на каждый объект. В инвентарной карточке отражаются все операции,осуществляемые с объектом ОС с момента принятия его в состав ОС (п. 12, п. 13 Методических указаний по бухгалтерскому учету ОС, утв. Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 N 91н)

Инвентарная карточка учета объекта основных средств используется для учета наличия и движения основных средств.

Оформляется в единственном экземпляре на основании первичных передаточных документов. В последующем в карточке отражаются данные на основании первичных документов:

• о перемещении объектов ОС;
• об изменении параметров учета ОС (стоимости, срока полезного использования и прочего) при модернизации, ремонте и т.д.;
• выбытии ОС.

Существует несколько форм инвентарной карточки учета основных средств:

• Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма ОС-6) – для учета одного объекта ОС;
• Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма ОС-6а) – для группового учета однотипных объектов ОС, оформляется на
  • однотипные объекты ОС, имеющие одну техническую характеристику и одинаковую стоимость;
  • все объекты ОС, поступившие в эксплуатацию по одному производственно-хозяйственному назначению в рамках одного календарного месяца.

  В 1С печатный бланк Инвентарной карточки формируется только по форме ОС-6 PDF из справочника Основные средства.

  Прочие операции по учету ОС

  Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств по форме ОС-2

  Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств применяется для оформления изменения местонахождения ОС в пределах организации, а также при смене материально-ответственного лица.

  Оформляется материально-ответственным лицом, передающим объект основных средств в трех экземплярах:

  • первый экземпляр передается в бухгалтерию;
  • второй передается материально-ответственному лицу, получателю объекта ОС;
  • третий экземпляр остается у материально-ответственного лица, сдатчика объекта ОС.

  Подписывается материально-ответственными лицами.

  В 1С печатный бланк Накладной на внутреннее перемещение по форме ОС-2 формируется из документа Перемещение ОС . PDF

  Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме ОС-3

  Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизируемых объектов ОС применяется для оформления приема-сдачи объектов из ремонта, модернизации, реконструкции.

  Оформляется в зависимости от способа выполнения ремонта, реконструкции, модернизации ОС:

  • в одном экземпляре, если работы выполнены хозяйственным способом;
  • в двух экземплярах, если работы выполнены подрядным способом.

  Подписывается приемной комиссией (уполномоченным лицом на приемку объектов ОС) и представителем (подрядчика, подразделения) осуществляющего ремонт, модернизацию или реконструкцию объектов ОС.

  Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизируемых ОС утверждается руководителями организации-получателя или уполномоченным лицом.

  В 1С печатная форма Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизируемых объектов ОС (форма ОС-3) не реализована.

  Выбытие ОС