Акт об отказе от подписи

Статья 74 Трудового кодекса говорит о том, что работодатель обязан уведомлять работника об изменениях в условиях трудового договора как минимум за два месяца до их наступления. Напомним, что большинство правок может вноситься исключительно по согласованию сторон, однако имеются и исключения. К ним относят, например, сокращение численности работников или должности в штатном расписании в целом.

В этих случаях решение принимается работодателем лично без учёта мнения подчинённого.

Под уведомлением понимается официальная бумага, содержащая в себе причины внесения изменений, а также сроки их вступления в силу.

Вступление изменений в силу

Как уже было сказано выше, руководство организации обязано предупредить о грядущих изменениях за два месяца. Следовательно, срок начинает исчисляться непосредственно с ознакомления подчинённого с содержанием документа. Многие работники ошибочно полагают, что отказ от подписания официальной бумаги поможет им избежать сокращения или отсрочить его.

К сожалению для сотрудников, это не так. Отказ лишь усложняет процедуру. Изменения в любом случае вступят в силу.

Отказ от подписания

Любое решение руководителя всегда должно иметь официальный вид и быть выполнено в форме приказа. На основании изданного распоряжения кадровик формирует уведомления для сотрудников. Как правило, именно на сотруднике кадровой службы лежит обязанность по ознакомлению подчинённых с официальной бумагой под подпись.

Однако работник имеет полное право отказаться оставлять свой автограф в уведомлении, мотивируя это своим нежеланием или чем-то ещё. Тогда кадровик должен зачитать ему содержание документа вслух в присутствии как минимум двух свидетелей и составить акт об отказе от подписи в уведомлении.

Коллективно заверенный акт послужит доказательством того, что отказавшееся лицо было ознакомлено с текстом. В таком случае процедура внесения изменений в условия труда пройдёт законно.

Свидетели

Как уже было сказано выше, к процедуре составления акта потребуется привлечь как минимум двух свидетелей. Это могут быть любые сотрудники организации вне зависимости от занимаемой ими должности. Коллегиальность придаст акту юридической силы.

Если отказавшееся лицо попытается оспорить приказ работодателя в судебном порядке, у администрации компании на руках будет заверенный подписями свидетелей документ. Акт может быть представлен в судебном процессе в качестве доказательства.

Отметим, что составитель и свидетели будут нести ответственность за принятое ими решение. Если впоследствии выяснится, что сотрудник не ознакомлен с содержанием уведомления, не видел и не мог его видеть (например, был в командировке), весь кадровый состав комиссии будет ждать юридическая ответственность.

Что отразить в акте

Трудовой кодекс не закрепил, какие именно положения должны найти своё закрепление в акте, однако сложившаяся практика выработала примерный перечень:

• ФИО и должности свидетелей;
• ссылка на уведомление;
• каким именно способом отказавшееся лицо в итоге ознакомилось с содержанием уведомления.

Форма документа

Действующая редакция Трудового кодекса не предусматривает в себе общеобязательного унифицированного бланка для составления акта об отказе от подписи в уведомлении. Документ пишется в произвольном виде ответственным работником самостоятельно непосредственно на рабочем месте. Необходимо учесть, что свободная форма документа также предусматривает определённые требования:

• чёткая структура акта;
• наличие подписей всех участников процедуры;
• деловой стиль речи.

Исполнить акт рекомендуется на фирменном бланке компании, так как на нём по умолчанию обозначены реквизиты организации-работодателя. Также имеется возможность написать документ на чистом листе бумаги формата А4, однако в таком случае сведения о предприятии придётся прописывать вручную.

Что касаемо изложения текста, то здесь всё стандартно. Допускается воспользоваться одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописным при помощи компьютерных средств. Выбор остаётся за ответственным сотрудником. Оба варианта будут обладать равной юридической силой.

Объясняем, как составить акт «на пальцах»

По своей структуре акт можно условно разделить на три составных блока: реквизиты, основная часть с обозначением участников процедуры и подписи всех упомянутых в тексте лиц. Следует уделить должное внимание каждому из них.

Первым делом обратим внимание на шапку документа. В ней необходимо указать полное наименование организации-работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму. Затем оставляем дату и место составления акта.

Ниже по документу обозначаем ФИО и должность согласно штатному расписанию всех сотрудников, принимающих участие в процедуре. Речь идёт о:

• свидетелях;
• лице, составляющем официальную бумагу;
• лице, отказывающемся подписать акт.

Далее указываем, каким именно способом подчинённый был ознакомлен с текстом уведомления (оставляем на него ссылку). Обычно это происходит путём зачитывания содержания документа вслух.

Примерный образец

На этом процесс составления акта подходит к завершению. Его необходимо заверить подписями (с расшифровкой) всех свидетелей и лица, непосредственно проводившего процедуру. Как только все автографы встанут на свои места, официальная бумага может передаваться руководству предприятия.

Впоследствии акт послужит приложением к приказу о сокращении в качестве подтверждения, что подчинённый отказался подписать уведомление. Таким образом законность процедуры будет соблюдена полностью.

Оформлять или не оформлять документально отказ от подписи

Факт отказа от подписи документа не всегда сопровождается составлением отдельного документа – акта, однако документальное подтверждение все равно необходимо. Это поможет при возникновении спорных случаев, особенно если спор разрешается в судебном порядке.

Как именно документировать отказ от подписания зависит от ситуации:

• законодательством предусмотрено составление акта;
• законодательством предусмотрено проставление отметки об отказе от подписания на документе, с которым надлежит ознакомить работника;
• в законодательстве нет прямого указания на порядок документирования отказа от подписи.

Что такое локальный нормативный акт организации и по каким правилам его оформляют – смотрите тут:

В качестве примера ситуации, когда отказ от подписи сопровождается составлением акта в обязательном порядке, можно привести отказ ознакомляемого от росписи на приказе о дисциплинарном взыскании. В этом случае составление акта требуется в соответствии со ст. 193 Трудового Кодекса РФ.

ТК РФ Статья 193. Порядок применения дисциплинарных взысканий

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Примером второй ситуации может быть документирование отказа от росписи на приказе о прекращении трудового договора. Ст. 84 Трудового Кодекса РФ предписывает в таких случаях произвести запись об отказе от ознакомления под роспись непосредственно на приказе (распоряжении).

Такой же вариант оформления отказа от подписи действует при ознакомлении резидента Особой экономической зоны с актом выездной проверки страхователей и во многих других случаях.

Порядок документирования отказа от ознакомления с такими документами как коллективный договор, должностная инструкция, приказ о привлечении к сверхурочной работе и ряд других, не определен законодательно.

Он может регламентироваться инструктивными документами организации. Если избран путь составления отдельного документа об отказе от подписи, то таким документом должен быть акт.

Акт об отказе от подписи – это документ, подтверждающий факт ознакомления сотрудника с содержанием документа, а также факт отказа ознакомляемого от проставления росписи на этом документе. Он составляется комиссией не менее чем из трех человек.

Когда нужно составлять акт об отказе от подписи

Несмотря на очевидность необходимости документирования отказа от подписи, на практике возникает ряд вопросов, касающихся порядка оформления акта. На составление акта об отказе требуется время, кроме того нужны два свидетеля (члена комиссии), которых может не оказаться рядом.

Форма акта об отказе от подписи приказа.

Когда составить акт: заранее, до ознакомления работника с документом, после состоявшегося факта отказа от подписи или в процессе ознакомления и получения отказа?

Возможны различные алгоритмы действия. Вариант составления акта до ознакомления практически исключен. Это может быть единичный случай, когда с очень высокой степень вероятности известно, что конкретный работник откажется расписаться.

Составление после состоявшегося факта отказа

Вариант «после» предполагает следующий алгоритм действий (для наглядности рассмотрен случай, когда с документом знакомит (или вручает уведомление) инспектор по кадрам):

• после получения отказа в подписи инспектор уточняет, кто будет выступать свидетелями (участвовать в комиссии), для включения сведений о них в акт;
• инспектор составляет акт (возможно придется вернуться на свое рабочее место и оформить акт компьютерными средствами);
• инспектор повторно знакомит работника с приказом или пытается вручить работнику извещение под роспись, но уже в присутствии свидетелей, и получает повторный отказ от подписи;
• свидетели (члены комиссии) проставляют свои подписи на акте;
• один экземпляр акта вручается «отказнику», другой остается у инспектора.

Оформление в процессе ознакомления и получения отказа

Вариант «в процессе» требует предварительной подготовки, и предполагает следующий алгоритм действий:

• службой, ответственной за разработку бланков документов, разрабатывается бланк акта об отказе от подписи;
• инспектор знакомит работника с документом или вручает ему извещение под роспись в присутствии двух свидетелей;
• при получении отказа от подписи инспектор заполняет бланк акта;
• свидетели (члены комиссии) проставляют свои подписи на акте;
• один экземпляр акта вручается ознакомляемому с документом, другой остается у инспектора.

Оформление документа полностью вручную — длительный и неэффективный вариант, хотя и допустимый.

Качественно оформленный документ — гарантия защиты

Только в случае качественного составления и оформления акта, он может служить гарантией защиты работодателя или исполнительного органа, ответственного за ознакомление с документом, в случае возникновения спора или судебного разбирательства.

Качество документа складывается из:

• наличия всех предусмотренных государственным стандартом реквизитов;
• наличия исчерпывающей информации об актируемых фактах или событиях.

Состав и расположение реквизитов документов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 (с 1 июля 2018 года начинает действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 Требования к оформлению документов). Для акта об отказе от проставления росписи это:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись. Как подписать документ электронной подписью – читайте здесь.

Заголовочная часть может быть оформлена продольным или угловым способом. В первом случае под оформление используется вся ширина рабочей зоны листа, во втором — только левая половина.

Требования к структуре документа

Стандартных требования к тексту акта об отказе от подписи не существует. Общие требования к структуре его текста следующие:

1) вводная часть (здесь указываются реквизиты инструктивного или распорядительного документа, на основании которого производится актирование, перечисляются лица, участвующие в актировании, с указанием должностей, фамилий и инициалов);

2) основная часть (здесь формулируются факты, указывается количество экземпляров акта и кому каждый из них будет передан).

Пошаговое составление акта

Шаг 1 – уточните до составления акта:

• каким локальным нормативным актом регламентируется (дата, номер, заголовок);
• кто войдет в комиссию (фамилия, инициалы, точное наименование должности);
• реквизиты документа, с которым необходимо ознакомить под роспись (дата, номер, заголовок);
• фамилию, инициалы и должность сотрудника, которому необходимо ознакомиться с документом и подписать его. Тут вы узнаете, как получить электронную подпись для физического лица.

Шаг 2 – оформите заголовочную часть акта:

• полное наименование предприятия (как указано в Уставе);
• наименование документа заглавными буквами;
• дата и номер акта;
• место составления (название населенного пункта, если оно не следует из наименования предприятия);
• заголовок.

Что такое доверенность на право подписи документов и как правильно ее составить вы узнаете в статье по ссылке.

Образец акта об отказе от подписи уведомления.

Шаг 3 – оформите вводную часть (проследите за тем, чтобы фамилии членов комиссии следовали в алфавитном порядке и все данные были приведены без ошибок).

Шаг 4 – оформите основную часть:

• изложите максимально подробно факт ознакомления с документом (кем, когда, во сколько, где именно, кого, в присутствии кого, каким образом ознакомили с документом, укажите дату, номер, вид документа, заголовок документа);
• отразите факт отказа от подписи (кто и почему отказался проставить роспись);
• укажите, сколько оформлено экземпляров акта, кому предназначен каждый из них;
• оформите подписи председателя и членов комиссии (проследите, чтобы расписались все члены комиссии).

Отказ от вручения извещения оформляется аналогично. Отличаться будет заголовок акта и содержание основной части, так как событие вручения извещения может происходить по-разному.

Порядок хранения актов

Хранение лишних документов чревато переполнением отведенного для этой цели места. Но преждевременное уничтожение может обернуться гораздо большими потерями, в том числе финансовыми. Здесь приходится искать баланс.

Перечень типовых архивных документов не содержит прямого указания, сколько хранить акт об отказе от подписи. По значимости акт такого типа можно приравнять к актам о соблюдении дисциплины труда и, соответственно, хранить их следует три года (ст. 587 Перечня).

Зачем нужна подпись на акте

Акт можно назвать своеобразной договоренностью двух и более сторон. Естественно, свое согласие они должны не просто отобразить в этом документе, но и подтвердить его подписями. Большинство актов составляется в присутствии специально назначенной комиссии.

Все ее члены также должны поставить в документе свои автографы. Но это необходимо только для того, чтобы свидетели подтвердили, что вся информация указана правильно.

Хотя главными здесь все-таки являются подписи сторон – самих участников сделки. И если одна из них отказывается ставить свой автограф в документе, здесь необходимо поставить отметку, подтверждающую этот факт. Кроме этого, дополнительно составляется акт, что станет документальным подтверждением отказа.

Также второй акт свидетельствует о том, что первичный документ все-таки был составлен с соблюдением всех правил, и предъявлен для ознакомления стороне, которая отказывается ставить свою подпись.

Но необходимо знать, далеко не во всех случаях следует торопиться с оформлением дополнительного акта. Для подписания первичного документа выделяется определенный период. Здесь многое зависит не только от типа самого акта, но и от обоюдной договоренности между участниками сделки.

Таким образом, сначала нужно дождаться, когда пройдет указанное время, и только по его истечению можно приступать к оформлению нового акта.

Не исключено, что отказ подписывать документ имеет веские причины. Например, если речь идет об акте выполненных работ, то заказчик может обнаружить какие-то недочеты. В этом случае исполнителю нужно постараться выяснить причину отказа. Возможно, нужно лишь исправить какие-то незначительные погрешности

Образец акта об отказе подписать акт

На что обратить внимание при оформлении акта

Так как закон не регулирует правила составления данного документа, ответственные лица вправе самостоятельно выбирать стиль заполнения. На это во многом влияет и личное видение того, каким именно должен быть акт. Не существует и каких-то конкретных требований.

Если выбран вариант свободного стиля, можно использовать обычный лист формата А4 и шариковую ручку. При составлении документа на компьютере нужно позаботиться о том, чтобы все подписи были проставлены вручную. При заполнении рекомендуется выбирать чернила темных тонов.

Не следует вносить сведения карандашом.

Кроме составителя, акт должны подписать минимум два сотрудника, которые выступают в качестве свидетелей. Что касается печати, то на сегодняшний день компании имеют право ее не использовать. Таким образом, никакие оттиски на акте не нужны. Обычно документ должен иметь столько экземпляров, чтобы каждая сторона получила по одной копии. Если здесь присутствуют дополнительно заинтересованные лица, то разрешается сделать необходимое количество экземпляров.

Как, где и сколько времени хранить акт

После того, как документ был оформлен должным образом, а все процедуры, связанные с причиной его составления были завершены, акт нельзя просто выбросить. В течение определенного времени он должен храниться на предприятии. Для этого он поступает в архив, где может находиться в течение трех лет.

Стоит отметить, это минимальный срок хранения документов подобного рода. При определенных обстоятельствах он может быть увеличен. Например, изменить срок могут внутренние правила организации.