Табель учета рабочего времени это

Табель – это внутренний документ компании, который позволяет реализовать сразу несколько важных функций:

• учёт явок и неявок, соблюдения рабочего распорядка, графика смен и других регламентов;
• учёт отработанных дней или часов, участвующих в расчётах при начислении заработной платы (в зависимости от текущих условий оплаты труда, принятых в организации или назначенных для конкретной должности);
• ведение статистики по отделам и службам, по филиалам и по всему предприятию (для более правильного планирования работы в последующие отчётные периоды).

В идеале, для лучшего понимания статистики, должного уровня соблюдения внутренних норм и проверки эффективности планирования, желательно сверять исходный график работ, составленный руководителем подразделения на месяц, с табелем (где будут отражена фактическая явка сотрудников) за тот же период. Тогда картина будет более полной.

Унифицировать или не унифицировать табель

Вести или не вести учёт – этот вопрос можно даже не обсуждать. Такая обязанность закрепляется за работодателем в Трудовом кодексе (статья 91, часть 4 ТК РФ).

(код по ОКУД – 0301007), подходит для как для учёта, так и для расчёта зарплаты; (код по ОКУД – 0301008), подходит только для учёта дней и/или часов по итогам месяца.

Утверждены Госкомстатом ещё в 2004 году.

Фактически именно эти формы и используются во многих организациях. Табели учета рабочего времени для бюджетных организаций точно ведутся в таком формате – и являются обязательными.

Если на предприятии используется профильный софт, например, «1С: Кадровый учёт» и т.п., то нужные данные могут заполняться в электронном виде. И уже по итогам месяца преобразовываться в бумажный формат для официального утверждения уполномоченными лицами (подписания), а также подшивки и хранения в архиве.

Программное обеспечение, используемое для кадрового учёта, умеет автоматически формировать и распечатывать нужные бланки. Останется их подписать и учесть, передать в бухгалтерию для начисления оплаты.

Но не всегда унифицированные формы могут подойти под условия работы конкретного учреждения. Тогда логично адаптировать под свои нужды Т-12/Т-13, взяв одну из них в качестве примера, или разработать свой вариант документа, который будет содержать нужные параметры.

Чтобы он вступил в силу, нужно провести его введение соответствующим приказом руководителя.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

В унифицированных формах вы можете использовать только те обозначения, которые для них разработаны. Например, для заполнения формы Т-12 могут использоваться буквенные символы или цифровые коды. Наиболее распространённые условные обозначения для ведения учетного табеля:

• Я (сокращение от «явка», цифровой код 01) – соответствует обычному рабочему дню. Если учёт ведётся по количеству отработанных часов, а не только по дням, то буква «Я» проставляется в верхней графе, а в нижней указывается фактически отработанное время.
• Н (сокращение от «ночь», цифровой код 02) – используется для обозначения ночных смен (+время, если ведётся учёт отработанных часов).
• РВ (сокращение от «работа в выходные», код 03) – проставляется только для обозначения дней/явок, отработанных в выходные и праздничные дни.
• С (сокращение от «сверхурочно», код 04) – для явок и дней/часов, отработанных сверхурочно.
• К (сокращение от «командировка», код 05) – так обозначают дни, когда работник был в командировке.
• ОТ (сокращение от слова «отпуск», код 09) – дни оплачиваемого ежегодного отпуска (внимательно отнеситесь к соблюдению норм законодательства).
• ДО (сокращение от словосочетания «день отгула», код 16) – дни неоплачиваемого отпуска, например, по семейным обстоятельствам.
• Б (сокращение от «болезнь», код 19) – дни оплачиваемого больничного, обязательно должны закрываться больничным листом.
• ПР (сокращение от «прогул», код 24) – дни неявки, то есть отсутствия без уважительных причин или законных оснований.
• В (сокращение от «выходной», код 26) – выходные, а также нерабочие праздничные дни.
• НН (сокращение от «невыясненные неявки», код 30) – проставляются только для прогулов, по которым пока нет подтверждённых причин отсутствия. После получения необходимых документов обозначение меняется на правильное/соответствующее.

Это только наиболее часто употребляемые отметки в табелях. Полный список условных обозначений можно найти в описании формы Т-12 (ссылка приведена выше).

Если работодатель использует свой вариант формы, он может ввести свои условные обозначения для этой же информации.

Кто ведёт табель учёта?

Обычно это руководитель подразделения или его заместитель. Так как они лучше других могут контролировать фактически явки и неявки, отработанное время, причины отсутствия и т.п.

Но приказом руководителя компании эта функция может быть закреплена за любыми другими сотрудниками предприятия, например, кадровиками. Всё будет зависеть только от особенностей структуры компании и схемы подчинённости.

Как составить правильную схему, мы рассматривали здесь.

Утверждается табель бухгалтером, так как в большинстве случаев график явок и фактически отработанное время влияет на расчёты оплаты труда.

Сколько должен храниться табель?

Если деятельность сотрудников не связана с опасным или вредным производством, то табель может храниться 5 лет, а затем подлежит утилизации.

Основание – приказ Госархива от 2019 года №236 (пункт 402 Перечня).

Для вредных/опасных производств сроки хранения табелей существенно больше – до 50 лет (если делопроизводство табеля закончено до 2003 года – то до 75 лет).

Какая может быть ответственность за нарушения/отсутствие табеля

Как и многие другие проступки ответственных лиц, наказание определяется Кодексом об административных правонарушениях.

Отказ от ведения табеля обойдётся:

• ответственным лицам компании – от 1000 до 5000 руб.;
• ИП – аналогично;
• для самой компании (штраф) – от 30 000 до 50 000 руб.

Повторные нарушения будут караться строже.

Как вносить правки (при необходимости)

Как правило, корректировки значений в табеле могут потребоваться по записям НН, когда у вас пока нет никаких подтверждающих документов от отсутствующего сотрудника. НН легко может переквалифицироваться в Б или в ОТ, и т.д. Но могут быть и другие ситуации, когда сведения подлежат замене.

Если речь идёт об обычных бумажных носителях, то все необходимые правки вносятся вручную:

• неправильное значение/запись зачёркивается (исправлений может быть несколько), а рядом пишется правильное;
• ниже или на любом свободном месте указывается «Исправлено», ФИО сотрудника, который внёс изменения, его роспись и дата.

Если табель ведётся в электронном виде, то по результатам внесённых в систему правок распечатывается и подписывается новый документ (табель). Чтобы в системе учёта документов можно было отследить изменения, логично присвоить дополнительный признак рядом с номером документа, например, «корр.».

Как фиксировать отработанное время в табеле

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, учет рабочего времени сотрудников отражается двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, то разрешается регистрировать в таблице учета рабочего времени сотрудников в Excel (ином формате) только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый трудовой день.

Если количество отработанных часов в различные дни (смены) разное, например при суммированном учете отработанного времени, то при заполнении табеля учета рабочего времени следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные часы и скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для этой категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, труде в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр.).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как внести исправления в табель учета рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

Выходные и праздничные дни в табеле

Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с постановлениями правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них рабочего графика. Коды учета выходных дней в документе используют разные.

Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровой (27) код.

Учет и налоги

Исходя из указанных в табеле данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Эти же данные влияют на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если обнаружат нарушения, то сумму налога на прибыль, указанную в отчетах, признают неверной, что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Т абель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать эту особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок.

При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.