Трудовой кодекс РФ не содержит точного определения понятия «штатное расписание».
В соответствии с ответом Федеральной службы по труду и занятости № ПГ/9496-6-1 штатное расписание признаётся нормативным актом локального уровня для организации и служит для отображения распределения трудовых обязанностей и условий оплаты труда сотрудников.
Работодатели имеют полномочия в области своей компетенции создавать локальные нормативные акты в сфере трудового права (ст. 8 Трудового кодекса РФ), к коим можно отнести и штатное расписание.
Обратите внимание! Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена на государственном уровне (постановление Госкомстата РФ № 1). С 01.01.2013 эта форма не обязательна. Работодатель может разработать и применять собственный документ.
Документ является обезличенным, т. е. предполагает занесение в утверждённую форму наименований должностей, данных об их количестве и окладах без указания конкретных лиц.
Название должностей, профессий, специальностей в трудовой договор или иную документацию кадровой службы должны быть записаны в строгом соответствии с их наименованием в штатном расписании (ст. 57 ТК РФ).
Утверждённый документ вводится в действия на основании приказа руководителя.
Заполнение утверждённой формы
Унифицированная форма № Т-3 может заполняться как вручную, так и с помощью технических средств. Код по ОКУД для этого документа – 0301017, что означает:
- количество экземпляров – обычно 3 (помимо копий по требованию);
- формат бланка – А4;
- срок хранения – постоянно для места, где он был разработан и утверждён, в иных организациях – 3 года.
Заполнение формы по графам осуществляется в следующем порядке:
- Наименование подразделений указывается по алфавитному порядку.
- Кодирование для негосударственных предприятий необязательно и может быть разработано руководителем конкретной организации.
- Указание должности осуществляется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий. В трудовом договоре, трудовой книжке и в штатном расписании наименование должности должно быть идентичным.
- Указывается число штатных единиц. Если есть неполные штатные единицы, то они указываются в виде дроби (например, 0,4).
- Оклад указывается в рублёвом эквиваленте или, в зависимости от системы оплаты труда, в принятых единицах измерения (коэффициенты, проценты и т. д.).
- К надбавкам относятся различные дополнительные выплаты по закону или от работодателя, отражаемые в % или рублях.
- В графе 9 указывается сумма данных из граф 5–8 – в рублёвом эквиваленте или в процентах.
- В графу 10 вносятся примечания. В случае их отсутствия графа остаётся пустой.
Строка «Итого» заполняется после занесения данных по графам и содержит сумму по вертикали по каждому столбцу.
Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы или иным уполномоченным лицом, а также главным бухгалтером. Подробнее читайте в статье Ставится ли печать и кто подписывает штатное расписание?
Таким образом, на обязательность составления штатного расписания нет прямых отсылок в законодательстве, однако есть косвенные. Так, Трудовой кодекс при расшифровке многих терминов использует это определение (например, ст. 15 ТК РФ – разъяснение понятия «трудовая функция» и т.
д.). Пояснительные письма и комментарии Роструда содержат рекомендации иметь такой документ в каждой фирме, независимо от её организационно-правовой формы. Отсутствие штатного расписания может рассматриваться как нарушение трудового законодательства РФ, в результате чего работодатель может быть привлечён к административному наказанию (например, решение Московского облсуда от 28.02.2012 по делу № 22А-191/12).
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1
Кто и зачем обязан составить
Штатное расписание (ШР) по форме Т-3 является одним из документов кадрового учета. По трудовому законодательству, его составление необязательно, но в силу требований ст. 15, 57 ТК РФ, должность и зарплата работника должны соответствовать штатному расписанию. Из чего делаем вывод, что составить его все-таки необходимо.
Как и ранее, закрепленные НПА правила заполнения штатного расписания в 2022-2023 году отсутствуют. Документ формируется в виде таблицы, в которую включены сведения об имеющихся в организации профессиях (должностях), их количестве, суммах заработной платы этих специалистов за месяц. Эти показатели помогают определить расходы организации, составлять различные планы, принимать решения по управлению учреждением.
ШР помогает при планировании, так как оно позволяет легко определить:
- количество отделов;
- среднюю численность работников;
- размер ежемесячного фонда заработной платы;
- направление деятельности учреждения.
С этим документом удобно формировать фонд заработной платы, подтверждать обоснованность расходов в отчетах для налоговой и составлять статотчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. П ри наличии вакансий необходимо поставить в известность службу занятости (закон № 1033-1 от 19.04.1991).
Поскольку ШР — документ первичного учета, он необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам — его часто требуют при налоговых проверках.
Документ необходим индивидуальным предпринимателям и организациям всех форм собственности, в которых имеются принятые работники. Он не составляется, только если в организации числится один руководитель, сотрудники работают по гражданско-правовым договорам или ИП осуществляет свою деятельность самостоятельно, без привлечения работников.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как отразить вакансии в штатном расписании. Используйте эти инструкции бесплатно.
Кто разрабатывает и утверждает
Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 утверждена унифицированная форма Т-3, штатное расписание составляется по этой форме. Выглядит она так:
Но работодатель вправе изменять формат с учетом потребностей организации. Неизменным остается содержание:
- структурные подразделения;
- должности;
- число единиц в штате;
- размеры должностных окладов;
- размер месячного фонда заработной платы.
Разработать ШР вправе любое должностное лицо, обладающее такими полномочиями (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). Но, как правило, этим занимаются специалисты кадровой службы. В некоторых случаях до ШР составляется структура организации — схема подразделений, их взаимосвязь и подчиненность.
Необходимо определить трудозатраты по каждой имеющейся должности, чтобы понять, какой штат нужен для нормального функционирования организации. Это желательно сделать при создании юридического лица, но не запрещается и в любой момент позднее.
При разработке ШР учитывают следующие НПА и ЛНА:
- структура предприятия (если есть);
- учетная политика;
- профстандарты;
- расчеты месячных должностных окладов;
- иные нормативно-правовые и нормативные технические документы.
Разработанный документ утверждается приказом за подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица. Гербовая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Вверху указывают реквизиты соответствующего приказа, документ заверяется подписью руководителя.
Как заполнять: пошаговая инструкция
В общем случае форма Т-3 состоит из 10 разделов, заполняемых в соответствии с организационной структурой предприятия. Разобраться, как составить штатное расписание на 2024 год по унифицированной или другой форме, поможет пошаговая инструкция.
Шаг 1. Указываем название организации в соответствии с уставными документами, код ОКПО, порядковый номер документа по журналу регистрации документов, дату и номер. П ереходим к заполнению разделов.
Шаг 2. В 1 разделе («Наименование структурного подразделения») указываем подразделения, представительства, филиалы. Сначала указываем руководящий состав, затем по отделам всех остальных: финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, экономический отдел, за ними производство (цеха, участки и т. д.).
Шаг 3. Заполняем раздел 2 («Код структурного подразделения»), пользуясь отраслевыми классификаторами. Каждому подразделению присваиваем определенный код для облегчения ведения документооборота.
Шаг 4. Раздел 3 («Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника») заполняем на основе классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Шаг 5. Следующий раздел — «Количество штатных единиц» — содержит сведения о числе работников штата в соответствии с потребностями, целесообразностью и особенностями конкретного предприятия.
Шаг 6. В 5 разделе («Тарифная ставка (оклад) и пр.») указывается установленный оклад или тариф работника в рублях в соответствии с условиями трудового договора.
Шаг 7. В разделе «Надбавки и доплаты» содержатся данные о стимулирующих выплатах и компенсациях.
Шаг 8. 9 раздел («Итого») — сумма граф 5-8. Сведения о фонде оплаты труда по всем работникам.
Шаг 9. В 10 разделе («Примечание») указываются имеющиеся изменения или уточнения.
Вот пример штатного расписания на 2024 год для СДЮСШОР «Аллюр»:
А вот для детского садика:
Индивидуальные предприниматели составляют «штатку», если у них есть наемные работник. Выглядит она точно так же, как другие:
Важные нюансы: внештатники, вид работы вместо должности
Когда оформляем по всем правилам штатное расписание школы на 2024 год, важно учесть наличие внештатников.
Внештатные сотрудники — лица, привлекаемые в организацию для выполнения разовых работ на основании гражданско-правового договора. На них не распространяется действие трудового законодательства, поэтому в «штатку» они не вносятся (ст. 11 ТК РФ).
Кроме того, желательно, чтобы название указанных в документе должностей соответствовало названиям, указанным в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах.