Пример официального письма на английском

В любом деловом письме следует указывать сразу 2 адреса (получателя и отправителя) и дату, когда вы составляете это письмо.

Вот примерный формат:

As [job title], I am writing to present [my company] to you because ____ .

Фразовые клише для начала письма

As [job title], I am writing to present [my company] to you because ____ .

Виды деловых писем на английском языке

Остановимся более подробно на видах деловых писем, как правильно их составлять, как оформлять, где указать отправителя, а где – получателя.

Основы ведения деловой переписки

Английский — очень консервативный и педантичный язык. В нём важна системность и подчинение строгим правилам, в том числе, и в деловой переписке. Это особенно заметно при общении с носителями. Итак, какие особенности имеет деловое письмо?

Четкая структура

В отличие от писем личного характера и сообщений в соцсетях, деловые письма имеют строго выверенную структуру:

• Шапка письма — указание адресов и даты
• Приветственное обращение
• Преамбула с объяснением причины обращения
• Тело письма с подробным описание причины
• Заключение
• Подпись

Официально-деловые клише

Не бойтесь тавтологий и избитых фраз. Использование клише и штампов в деловом письме является признаком хорошего тона, уважения к адресату и достойного образования.

Оформление

Визуальное оформление документа тоже важно. Как правило, в нём используют характерные отличительные признаки компании — логотип, герб, слоган, печать. Также допустимы графические элементы в виде рамок и границ с использованием корпоративных цветов предприятия.

Рассмотрим каждый элемент делового письма более подробно.

Оформление шапки письма

В верхней части письма следует указать:

1. Имя отправителя и его должность (если она важна)
2. Название компании (если есть)
3. Физический адрес с указанием индекса
4. Номер телефона для связи
5. E-mail адрес
6. Дата

Ниже пишем информацию об отправителе:

1. Имя получателя и его должность (если известны)
2. Название компании
3. Физический адрес компании с указанием индекса
4. E-mail адрес

Размещение этих элементов на странице может быть любым:

В верхнем левом углу — информация об адресате и дата, ниже и слева — ваши контактные данные

В верхнем правом углу — информация об отправителе (о вас или вашей компании), ниже слева — данные адресата

Все данные слева

Несмотря на разнообразие оформлений современных писем, классический вариант предлагает сначала справа вверху разместить информацию о себе (от отправителе), а потом, уже ближе к самому тексту письма — информацию о том, кому оно адресовано.

Приветственное обращение

Самая короткая, но немаловажная часть письма. Существует всего несколько формулировок, но выбор будет зависеть от двух факторов: в каком стиле вы пишите и к кому обращаетесь в письме.

В английском языке три стиля общения — Официально-деловой (Formal), полу-деловой (Semi-Formal) и разговорный (Informal). Для наших целей подойдут официальный и полуофициальный стили.

Formal style используется в переписке с большими незнакомыми компаниями, в политических письмах, а также в оформлении документов.

Такие письма начинаются со слов:

1. Dear Sirs (если письмо адресовано группе лиц, например, совету директоров)
2. Dear Sir or Madam (когда известна должность адресата, но неизвестны инициалы)
3. Когда Вы лично знакомы с адресатом, используйте:
   Dear Mr. … — если адресат мужчина;
   Dear Mrs. … — если адресат замужняя женщина;
   Dear Miss … — если адресат незамужняя женщина;
   Dear Ms … — если семейное положение дамы неизвестно или неважно;
   Dr. — сокращение от “Doctor”, уместно при обращении к обладателю учёной степени или звания, а также к врачам.
4. To whom it may concern: — такой оборот можно использовать, адресуя письмо газете или крупной общественной организации, где ваш вопрос могут поручить рассматривать кому угодно. И большинство выдаваемых справок тоже начинается в этих слов.

Semi-formal style распространён среди индивидуальных предпринимателей, которые ведут бизнес со многими партнёрами и стараются поддерживать более дружеские отношения.

Например, копирайтер вполне может начать письмо своему заказчику с таких обращений:

1. Hello, John
2. Hi, Fred
3. Good afternoon, Mary
4. Greetings, Paul

Обратите внимание, что здесь уже не используется Mr/Mrs/Ms/Miss.

Преамбула

Это вводная часть письма, которая, по сути, является краткой аннотацией ко всему тексту. Именно здесь пишем суть того, что нужно узнать или что донести до получателя. Если вы пишете ответное письмо, то здесь можно поблагодарить оппонента за скорый ответ, или на изначальное письмо:

I apologize for not getting in contact with you before now…

With reference to your letter of 23rd March

With reference to your advertisement in «The Times»

Спасибо за ваше письмо от 5 Марта

Отвечая на ваше письмо…

Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…

Относительно вашего письма от 23 Марта

Относительно вашей рекламы в Таймс

Если это первое письмо, а не ответ на какое-то предыдущее, то в преамбуле пишем цель письма и призыв к действию — то есть, на какое ответное письмо вы рассчитываете.

Для этого можно использовать следующие деловые клише:

I am writing to enquire about

I am writing to apologize for

I am writing to confirm

I am writing in connection with

We would like to point out that…

Could you possibly…

I would be grateful if you could …

I would like to receive

Please could you send me…

Я пишу вам, чтобы узнать…

Я пишу вам, чтобы извиниться за…

Я пишу вам, чтобы подтвердить…

Я пишу вам в связи с…

Мы хотели бы обратить внимание на …

Я был бы признателен вам, если бы вы …

Я бы хотел получить…

Не могли бы вы выслать мне…

Возможно, эти фразы выглядят немного заезжено и неестественно, но деловой стиль общения подразумевает использование официальных штампов, так что не стесняйтесь копировать их.

Отличия e-mail от обычного письма

Эра быстрой передачи информации внесла свои коррективы во всё, в том числе, в устоявшиеся шаблоны бизнес-писем.

Но несколько правил, всё же, есть:

1. Адрес. Без указания электронного почтового ящика письмо просто не может быть отправлено, так что этот пункт — обязательный.
2. Тема. Некоторые сервисы позволяют отправлять e-mail без темы, но деловой этикет требует заполнения этого поля. Тема видна в списке писем в окне браузера, и получатель легко может выделить деловое письмо с важной темой из потока спама.
3. Приветственное обращение. Как и в обычной переписке, первой строкой делового мейла является приветствие и обращение к получателю. Формы можно использовать классические, но полу-официальный стиль, как правило, используется чаще.
4. Подпись. Довольно тяжело поставить свою личную подпись на электронное письмо, поэтому в e-mail используют упрощённый вариант — только прощальная реплика, имя и фамилия, а также должность (если есть).
5. Контактные данные. Если письмо написано представителем крупной компании, то в самой нижней части могут быть размещены дополнительные контакты. Например, электронные адреса руководителей других подразделений, контактный номер телефона, запасной или личный e-mail отправителя.

Нюансы, которые могут испортить всё впечатление

Когда текст написан, обратите внимание на самые распространённые ошибки. Они могут перечеркнуть всю стилистическую идиллию делового письма.

Запятая после обращения в начале письма. Никаких восклицательных знаков, двоеточия, тире и смайлов там быть не может.

Единственным исключением является фраза “To whom in may concern:” — после неё идёт двоеточие, но преамбула начинается с новой строки и с большой буквы.

Сокращения. Бизнес-этикет не приемлет общепринятых грамматических сокращений внутри предложения.

То есть, нельзя написать We’re looking forward to hearing from you… или же You’re the one I’m considering…

В обоих этих случаях следует использовать полную форму вспомогательного глагола: We are looking forward… You are the one I am concidering…

Если письмо написано в полу-официальном стиле, то можно сократить некоторые формулировки, но не более 50%, чтобы текст не выглядел слишком фривольно.

NEED — WANT. Эти два глагола выражают личную потребность и звучат невежливо, словно капризный ребёнок требует новую игрушку.

Поэтому в бизнес-переписке need следует заменять фразами Can I possibly … (do smth); Can I please…; Could I please…; Would you be so kind to…; а глагол want — фразой I would like to…

Письмо-заявление на работу
(Application for a job)

Dear Sir,
I am writing to apply for a position of the Head of Sales Department advertised on HeadHunter.ru.

I am hardworking, responsible and reasonable person who has been occupying similar position for previous 5 year. I have enough of experience, and I managed to double the level of sales during the first three month in Spanish Textile Inc.

Enclosed are my complete job application, my CV and two references.
Thank you for your time and consideration. I look forward to speaking with you about this employment opportunity.

Yours faithfully
Ben Skrolkini
Tel: +34932726490

Письмо-отказ (Refusal letter)

From: Nesterenko Ighor
To: Skrolkini Benjamino
Subject: Reply to “Application for a job”
Date: 08/05/2020

Dear Sir,
Thank you for the interest shown to our vacancy of the Head of Sales Department. We are sorry to inform you that we cannot accept your application, because at the moment we under-resourced. We are not able to provide you with decent standard of living, appropriate apartment and highly-qualified interpreter.
In case that we need your services, our specialists will certainly notify you.

Thank you for contacting us.

Yours sincerely,
Ighor Nesterenko
Chief Executive Officer OAO “Orsha Linen Mill”
+375-216-54-88-93

Корпоративное предложение
Commercial Offer

Dear Sir,
Our company “KABI watch” was established in 2010 and we have already proved to be professionals and have a number of good reviews. We offer qualified services in manufacturing business presents with your logotype and your corporate colours. We also provide the opportunity of designing your personal clock-face and UV-print of the name on the back of the watches.

We are able to produce up to 300 watches per month and we will be glad to cooperate with your company.
Enclosed are the information about our web-site and public pages in social-networks, where you can find the examples of our previous corporate orders and check the reviews.

Hope to hear back from you soon.

Yours faithfully
Ben Skrolkini
Tel: +34932726490

Письмо-напоминание
Letter of reminder

HW Electricity Ltd.
217 Northon Av.
Hackney West,
HP214659
+1598625554688
08/06/2020

Tom Atkinson Company Inc.
14 Edith Street
Hackney West,
HP214677

Dear Sir,
Our records indicate that payment on your account is overdue in the amount of 17$.
If the amount has already been paid, please disregard this notice. If you have not yet mailed your payment, please make out your check and place it in the enclosed envelope while this reminder has your full attention.
Thank you in advance for your anticipated cooperation in this matter.

Very truly yours,
Tony Montana

Для ведения переписки на немецком существуют свои правила. Пояснить все тонкости и нюансы делового общения сможет преподаватель носитель немецкого языка.

Как написать деловое письмо на английском?

Разумеется, каждая переписка уникальна, и содержание писем будет отличаться. Однако общая структура письма на английском примерно одинакова: вежливое приветствие, логично построенная основная часть и заключительная фраза.

Давайте рассмотрим это подробно.

Хотите заговорить на английском?
Приходите на наш бесплатный онлайн мастер-класс «Как довести английский язык до автоматизма»
Подробнее

Также Вы можете ознакомиться со всеми онлайн-курсами английского языка.

1. Приветствие

Приветствие в деловом письме всегда начинается со слова «Dear» («дорогой»). Далее ставится звание (официальное наименование, связанное с квалификацией или служебным положением), если оно есть (Dr. — «доктор», Judge — «судья», Professor — «профессор»).

Если его нет, то пишем Mr. или Ms. («мистер» или «мисс/миссис»).

Только после этого идет фамилия нашего адресата:

Dear Mr. Jones

Dear Mr. and Ms. Smith

Dear Professor McDowell

! В Британском английском приветствие заканчивается запятой:

Dear Dr. Brown,
Дорогой доктор Браун,

Dear Judge Cornwall,
Дорогой судья Корнуолл,

! В Американском английском запятую используют лишь для личных писем. В деловой переписке ставится двоеточие:

Dear Dr. Brown:
Дорогой доктор Браун:

Dear Judge Cornwall:
Дорогой судья Корнуолл:

Бывает и так, что мы не знаем, кому конкретно пишем. Например, мы отправляем резюме на новую работу, и нам не удалось выяснить имя менеджера по персоналу. В таком случае вместо фамилии можно указать должность:

Dear Personnel Director
Дорогой директор по подбору персонала

Если неизвестна даже должность потенциального читателя, то можно использовать фразы:

To Whom It May Concern
Тому, кого это может касаться

Dear Sir or Madam
Дорогой Сэр или Мадам

2. Основная часть

После приветствия мы начинаем новую строку и приступаем к самому главному.

Основная часть письма обычно делится на три части:

• В первой мы сразу формулируем, по какому поводу пишем. В ответ на объявление о работе, чтобы задать вопрос или запросить какую-то информацию, чтобы подтвердить дату и время встречи и т.д.
• Во второй предоставляем все детали и дополнительную информацию. Например, если пишем работодателю, то именно здесь кратко описываем свою квалификацию; если хотим задать вопрос, то в этом разделе мы подробно объясняем ситуацию и т.д.
• В третьей мы кратко суммируем написанное и вежливо призываем адресата к нужному нам действию. К примеру, отсылаем работодателя к резюме, прикрепленному к письму, или просим прислать нам какие-либо данные как можно скорее, или оставляем свои контакты на случай вопросов.

Давайте подробно рассмотрим каждый из этих пунктов.

2.1. Часть первая — «предыстория» письма

Цель первого абзаца — сразу дать адресату понять, о чем будет наше письмо. Если оно имеет «предысторию»: к примеру, отсылает к объявлению, телефонному разговору, другому письму, это следует обязательно уточнить с помощью выражений «with reference to» («касательно…»), «with regard to» («относительно…») или «in response to» («в ответ на…»):

With reference to your advertisement for ___ position, published in ___.
Относительно Вашего объявления о должности ___, опубликованной в ___.

With reference to your enquiry.
Касательно вашего запроса…

With reference to our meeting.
О [том, что обсуждалось на] нашей встрече…

With reference to our phone conversation yesterday.
О [том, что обсуждалось на] нашем телефонном разговоре…

In response to your letter of 13th December.
В ответ на Ваше письмо от 13 декабря…

With regard to your question about.
Относительно Вашего вопроса о…

Если же никакие предыдущие встречи или разговоры вас с адресатом не связывают, то можно сразу приступить к делу и четко обозначить цель письма.

Итак, зачем вы пишете? Вы отвечаете на запрос? Откликаетесь на вакансию? Подтверждаете дату встречи или уточняете какие-то детали? Ваше письмо должно сразу сообщать об этом. Используйте фразу «I am writing to» («я пишу, чтобы…»), чтобы назвать свою цель. Например:

I am writing to inquire about.
Я пишу, чтобы спросить о…

I am writing to request further information about.
Я пишу, чтобы запросить дальнейшую информацию о…

I am writing to confirm that.
Я пишу, чтобы подтвердить, что…

I am writing to apply for.
Я пишу, чтобы подать заявку на…

Этот пункт и предыстория письма попадут в один абзац, а часто и в одно предложение! Итого, наше письмо может начинаться примерно так:

With reference to your phone call yesterday, I am writing to confirm that your order was sent.
Относительно Вашего вчерашнего телефонного звонка, я пишу, чтобы подтвердить, что ваш заказ выслан.

With reference to your enquiry I enclose the documents you’ve requested.
По поводу Вашей просьбы, я прилагаю документы, которые Вы запрашивали.

I am writing with reference to your advertisement on headhunter.ru to apply for a position of.
Я пишу по поводу вашего объявления на headhunter.ru, чтобы подать заявку на должность….

I am writing to inquire about job vacancies in your company.
Я пишу, чтобы поинтересоваться о вакансиях в вашей компании.

I am writing to request a copy of my medical record.
Я пишу, чтобы запросить копию своей медицинской карты.

2.2. Часть вторая — детали письма

Следующий (второй) абзац — это «мясо» письма. Именно здесь вы излагаете всю суть дела, с тем количеством подробностей, которое вам требуется.

Помните о том, что, как и в русском языке, деловое письмо подразумевает вежливый тон!

В случае если вы собираетесь попросить адресата о чем-то, используйте вежливые формы, такие как:

Could you.
Не могли бы Вы…

Would you please.
Не могли бы Вы, пожалуйста…

I would be grateful if you could.
Я был бы благодарен, если бы Вы могли…

Если вы соглашаетесь на просьбу своего адресата, используйте фразу «I would be delighted to» («я был бы рад»):

I would be delighted to attend the meeting.
Я был бы очень рад посетить эту встречу.

I would be delighted to provide more information.
Я был бы очень рад предоставить больше информации.

Для вежливого отказа обязательно нужно поблагодарить за предложение:

Thank you for your invitation, but.
Спасибо за приглашение, но…

Если требуется приложить к письму дополнительные документы, используйте следующие фразы:

Please, find enclosed.
Пожалуйста, найдите во вложениях.

Enclosed is a.
В приложениях содержится…

Enclosed are.
В приложениях содержатся…

I am enclosing.
Я прилагаю…

2.3. Часть третья — призыв к действию

Последний (третий) абзац служит для того, чтобы еще раз коротко сформулировать цель и при необходимости призвать читателя к действию по итогам письма: например, прочесть ваше резюме или рассмотреть деловое предложение.

We hope that you’ll be able to take part in our conference on May 5, 2018.
Мы надеемся, что вы сможете принять участие в нашей конференции пятого мая 2018 года.

Please refund my $500 deposit and accept my apologies.
Пожалуйста, верните мою предоплату в 500$ и примите мои извинения.

Please, send me these documents as soon as possible.
Пожалуйста, вышлите мне эти документы как можно скорее.

Если же письмо носит скорее информативный характер, то в конце можно просто оставить просьбу связаться с вами, в случае, если у адресата возникнут вопросы:

In case you have questions, feel free to contact me.
В случае, если у Вас есть вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.

If you have any questions, don’t hesitate to contact me.
В случае, если у Вас есть вопросы, незамедлительно свяжитесь со мной.

Please, contact us again, if we can be of assistance.
Пожалуйста, свяжитесь с нами снова, если Вам понадобится помощь.

Наконец, если вы хотите дать понять, что ждете от своего читателя ответного письма, можно использовать следующие фразы:

I’m looking forward to hearing from you soon.
С нетерпением жду Вашего ответа.

I hope to hear from you soon.
Надеюсь вскоре получить Ваш ответ.