Приказ об отзыве из отпуска

Конституция РФ (ч. 5 ст. 37) гарантирует каждому работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В трудовом законодательстве данное право закреплено в ст. 21 ТК РФ.

В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан каждый год предоставлять работнику отпуск минимальной продолжительностью 28 календарных дней. На это время за работником сохраняется место работы и ему выплачивается средний заработок. По согласованию сторон отпуск может быть разделен на части так, чтобы хотя бы одна из них была не менее 14 дней.

Нормы ТК РФ позволяют работодателю отозвать сотрудника из ежегодного оплачиваемого отпуска, но лишь при условии, что сотрудник согласен прервать свой отдых (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Перечень обстоятельств, при которых допускается отзыв из отпуска, законодательно не установлен, поэтому работодатель вправе определить их самостоятельно, главное — это согласие работника.

Оставшаяся часть отпуска должна быть представлена сотруднику в удобное для него время в течение текущего рабочего года (или) присоединена к отпуску за следующий рабочий год

Не все работники могут быть отозваны из оплачиваемого отпуска. Так, несовершеннолетние лица, беременные женщины, а также работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда не могут быть отозваны из отпуска, даже если они сами не возражают против этого.

Обратите внимание, отказ работника досрочно выйти из отпуска нельзя расценить как нарушение трудовой дисциплины. А значит, к работнику не могут быть применены дисциплинарные взыскания, в том числе увольнение за прогул (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Какие документы необходимо оформить

Отзывая своего сотрудника из отпуска, нужно оформить следующие документы:

— служебную записку от руководителя подразделения, где числится сотрудник;
— согласие сотрудника на прерывание отпуска;
— приказ о прерывании отпуска, если сотрудник выразил добровольное согласие.

Кроме оформления указанных документов, потребуется внесение изменений в некоторые кадровые документы.

Служебная записка для обоснования вызова из отпуска

В служебной записке, которая обычно пишется на имя руководителя организации, предлагается отозвать сотрудника из отпуска и указывается причина. Причина отзыва из отпуска должна быть достаточно веской. Обстоятельства, при которых требуется прервать отпуск работника

Форма служебной записки составляется в произвольной форме. Руководитель организации на документе ставит свою резолюцию (согласен или возражает), ставит дату и подпись.

Получаем согласие сотрудника

После того как работодатель примет решение об отзыве работника из отпуска, он должен сообщить об этом работнику и получить от последнего согласие на отзыв из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Сообщить работнику можно следующими способами — по телефону, телеграммой, по электронной почте, а согласие лучше зафиксировать документально.

ст. 125 ТК РФ не содержит разъяснений в каком виде должно быть дано согласие на отзыв из отпуска. Как это сделать, организация должна решает самостоятельно.

Например, организация может письменно уведомить работника о своем решении отозвать его из отпуска.

Сотрудник, ознакомившись с таким уведомлением, либо отказывается от прерывания отпуска, либо соглашается, указывая при этом, как он намерен распорядиться оставшейся его частью.

Возможен и такой вариант. Организация в письменном виде к работнику не обращается, соответствующее уведомление не оформляется. Вызвать сотрудника на работу можно по телефону, телеграммой, электронным письмом, другим способом.

В таком случае свое согласие на досрочное прекращение отпуска работник выражает в собственноручном заявлении. В нем же он указывает, как намерен догуливать дни, оставшиеся от отпуска, а также порядок расчетов с работодателем по излишне полученным выплатам.

Как быть с отпускными. Возможны два варианта: добровольное внесение в кассу организации излишне выплаченных сумм или их зачет в счет предстоящей заработной платы. Все это сотрудник может отразить либо непосредственно в уведомлении работодателя, либо в собственноручно написанном заявлении.

Все зависит от того, как в организации принято документально оформлять отзывы из отпусков.

Оформляем приказ об отзыве сотрудника из отпуска

После получения письменного согласия сотрудника, нужно оформить приказ об отзыве его из отпуска. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме. В приказе следует указать причину отзыва работника, дату выхода на работу, а также время предоставления неиспользованной части отпуска.

С данным документом работник должен быть ознакомлен под подпись.

Вносим изменения в график отпусков и в личную карточку

После издания приказа об отзыве работника из отпуска нужно внести изменения в график отпусков. Поскольку в нем нет специальной графы для внесения сведений об отзыве работника из отпуска, можно внести информацию в графу 10 «Примечание». В ней следует указать, что работник отозван из отпуска с его согласия, проставить дату, в которую работник приступил к работе в связи с отзывом из отпуска, причину отзыва.

Далее в графе 8 «Основание (документ)» необходимо отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска. В графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату, на которую переносится отпуск работника, если она попадает на текущий календарный год. Если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год, тогда в графике указывать ничего не нужно.

Информацию об отзыве из отпуска также необходимо внести в личную карточку работника — форму № Т-2 в раздел «Отпуск».

В графах 4 и 6 нужно зачеркнуть неверные даты и количество дней одной чертой и вписать верную информацию, а в графе 7 указать реквизиты приказа, на основании которого произошли изменения.

В личной карточке работника следует отразить количество фактически использованных дней отпуска. Это нужно для того, чтобы впоследствии правильно подсчитать количество неиспользованных дней отпуска.

Отметки в табеле учета рабочего времени

Дни пребывания работника в отпуске следует отразить в табеле учета рабочего времени кодом «ОТ» или цифровым кодом 09.

Дни, в которые работник работал после отзыва из отпуска, отмечаем кодами «Я» или 01. Во второй строке проставляем количество отработанных часов.

Если работник поехал в командировку, используем коды «К» или 06 (служебная командировка).

Количество отработанных часов в период командировки не проставляется.

Пересчет отпускных

В соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ отпускные за весь период отпуска выплачиваются сотруднику за три дня до начала отпуска.

При этом в случае отзыва сотрудника из отпуска сотруднику начисляется заработная плата в общем порядке. Однако ему уже были выплачены отпускные, в том числе за те дни, которые он фактически не отгулял. В такой ситуации работник не обязан возвращать организации сумму излишне полученных отпускных.

Также нельзя погасить эту сумму путем постепенного удержания из его зарплаты, так как такого основания в статье 137 ТК РФ не предусмотрено.

Организация может поступить следующим образом:

— договориться с сотрудником, чтобы он вернул деньги в кассу;

— оформить излишне выплаченные отпускные как аванс под будущую зарплату.

В любом случае сотрудник должен быть согласен на возврат (удержание).

На практике существуют разные точки зрения на позицию необходимости перерасчета отпускных при отзыве сотрудника из отпуска. Но приоритетней позиция, в соответствии с которой отпускные должны быть перерасчитаны или удержаны с согласия сотрудника.

Это позволить избежать задвонеия выплат за один период (выплата заработной платы за рабочие дни и отпускных за дни отпуска). В случае отзыва из отпуска и переноса его неиспользованной части на другое время отпускные должны быть пересчитаны. Ведь неиспользованные дни отпуска будут предоставлены в другое время.

Сумма отпускных будет определена исходя из другого расчетного периода. А за неиспользованные дни прерванного отпуска сотруднику будет начислена зарплата.

Зарплата за тот месяц, в котором работник был отозван из отпуска, начисляется за фактически отработанные дни. И, в током случае может быть два варианта действий:

1. Если сумма начисленной зарплаты за этот месяц будет меньше суммы отпускных за неиспользованные дни отпуска — работнику при выплате зарплаты ничего не полагается. Сумма задолженности работника перед работодателем будет учтена при выплате зарплаты в следующем месяце.

НДФЛ и страховые взносы перечислять не нужно, так как они уже были перечислены в день выплаты отпускных;

2. Если сумма начисленной зарплаты за этот месяц будет больше суммы «лишних» отпускных — работнику полагается разница между начисленной зарплатой и этими отпускными. Соответственно, с разницы начисляются и уплачиваются НДФЛ и взносы.

Отпуск и право на отдых

Конституция РФ гарантирует всем трудоустроенным гражданам право на отдых, а Закон о труде в свою очередь реализует это право посредством предоставления отпусков. Воспользоваться ежегодным оплачиваемым отпуском – это скорее обязанность работника, чем право. Нельзя постоянно компенсировать отдых в денежном эквиваленте.

Отзыв подчинённого из отпуска без его согласия осуществить невозможно. Трудовой кодекс не предусматривает в себе ни одного основания для этого. Во всех случаях придётся заручиться согласием самого работника.

Отзыв из отпуска

На практике отзыв из отпуска имеет место в случае возникновения каких-то непредвиденных обстоятельств и обусловлен невозможностью продолжения деятельности фирмы без отпускника. Фактически неиспользованная часть отдыха присоединяется к следующему отпуску или используется в течение настоящего года в период, выбранный самим сотрудником.

Кого нельзя отозвать

Трудовое законодательство выделяет несколько льготных категорий, которым положены определённые привилегии, в том числе невозможность отзыва из отпуска. К ним относят:

• беременных женщин;
• несовершеннолетних работников (не достигших 18 лет);
• работников, чья деятельность связана с вредными для здоровья или опасными для жизни условиями труда.

Даже заручившись согласием подчинённого, относящегося к одной из вышеперечисленных групп, осуществить отзыв не представится возможным. Такое действие будет считаться грубейшим нарушением закона и повлечёт за собой серьёзную административную ответственность.

Согласие работника

Как уже неоднократно было упомянуто выше, для отзыва потребуется согласие самого отпускника. Однако Трудовой кодекс не регламентирует, в каком именно виде оно должно выражаться. На практике сложилось два мнения:

• достаточно «живой» подписи сотрудника на приказе об отзыве из отпуска;
• работнику потребуется самостоятельно написать заявление, в котором он изъявит желание в ответ на просьбу работодателя вернуться на предприятие раньше положенного срока.

Второй вариант видится более надёжным, рассматривая процесс с юридической точки зрения. Если дело дойдёт до судебного разбирательства, на предприятии останется письменное заявление с волеизъявлением сотрудника.

Кто пишет и исполняет приказ

По своей природе приказ об отзыве из отпуска относится к распоряжениям по личному составу. Все вопросы, связанные с предоставлением, продлением, переносом и отзывом из отпуска, находятся в ведении кадровой службы. Соответственно, на практике текст документа составляет именно кадровик или начальник отдела кадров.

Ответственный работник подготовит официальную бумагу, внесёт в неё все необходимые сведения и передаст на подпись руководителю предприятия. На ней в обязательном порядке должна стоять подпись директора.

Под исполнением понимается работа с личными бумагами сотрудника и текущей документацией фирмы. Речь идёт о графике отпусков, табеле учёта рабочего времени. Как правило, исполняет распоряжение то же лицо, что его и составило. Кадровик ознакомит отпускника с текстом документа и проделает всю бумажную работу.

Форма документа

На сегодняшний день действующее законодательство позволяет руководителям организаций составлять все распоряжения в свободной форме, в том числе и приказ об отзыве из отпуска. Необходимо учесть, что свободная форма также подразумевает определённые требования к документу. Речь идёт о деловом виде официальной бумаги, чёткой структуре, основании и обосновании, реквизитах.

Все эти моменты в обязательном порядке должны найти своё место в тексте приказа.

Что касается написания самого текста, то здесь всё стандартно: в рукописном виде при помощи чёрной или синей шариковой ручки (но не карандаша) и в машинописном виде с помощью компьютерных средств. Юридическая значимость документа не пострадает. Компьютерный вариант в любом случае придётся распечатать на принтере, так как распоряжение должно быть заверено подписью руководителя и всех упомянутых в тексте лиц.

Разослать файл через корпоративную почту не представляется возможным.

Исполнить текст можно как на чистом листе бумаги формата А4, так и на фирменном бланке организации, если таковой имеется. Вариант с фирменной формой видится более перспективным, так как на ней уже изложены все реквизиты предприятия (ИНН, ОГРН, юридический адрес).

Объясняем, как составить приказ об отзыве из отпуска «на пальцах»

Начать следует, как всегда, с реквизитов. В верхней части листа бумаги указываем наименование организации со ссылкой на организационно-правовую форму (ООО, ОАО и так далее). Затем по центру листа пишется слово «приказ», ему присваивается номер, который будет использоваться во внутреннем документообороте фирмы.

Чуть ниже обозначается дата составления документа и населённый пункт, в котором находится офис компании. На этом работа с реквизитами заканчивается.

Переходя к основной части, первым делом ссылаемся на норму Трудового кодекса, позволяющую возвратить отпускника к работе (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Далее обосновываем наличные причины принятия решения об отзыве. Как правило, процедура всегда объясняется производственной необходимостью.

Ниже по документу пишется слово «приказываю», по пунктам утверждаются положения:

• отозвать работника из отпуска (указываем ФИО и должность);
• решаем судьбу неиспользованного времени отдыха с учётом мнения сотрудника.

Завершается основная часть указанием в качестве основания документа, выражающего согласие работника. Это может быть заявление.

Примерный образец

В завершение текста приказа все упомянутые в нём лица ставят свои подписи с расшифровкой. На этом составление распоряжения окончено.

Кого и когда допустимо отозвать из отпускного периода

Вызов работника, находящегося на отдыхе, допускается по причинам производственной необходимости:

• болезнь замещающего сотрудника;
• внеплановые контрольные мероприятия надзорных органов;
• срочная командировка;
• необходимость ликвидации аварии;
• иные форс-мажорные обстоятельства.

О порядке прерывания оплачиваемых дней отдыха говорит статья 125 ТК РФ. Ни документальное оформление, ни как происходит пересчёт выплаченных отпускных при отзыве на работу в ней напрямую не прописаны. Но в ней указано, что это возможно только с согласия сотрудника, и перечислены категории, которых отозвать из очередного отпуска нельзя.

К ним относятся:

• несовершеннолетние;
• беременные;
• занятые на вредном производстве.

Виды компенсации

В статье 125 ТК РФ указано, как догулять отпуск, если отозвали из отпуска по производственной необходимости. Работник вправе использовать неотгулянные дни в любое удобное время либо присоединить к дням оплачиваемого отдыха в следующем году.

С первого дня выхода на работу отозванному сотруднику начисляется заработная плата в обычном порядке. Поэтому на вопрос, положена ли компенсация от работодателя при вызове с отпуска, — ответ отрицательный. Но неиспользованные отпускные дни сохранятся, и их работник вправе использовать позднее.

Как оформить вызов на работу

Документальное оформление ситуации законодательно не установлено. Организация вправе решить самостоятельно, нужен ли приказ, если есть согласие на перерасчет отпускных, и прописать во внутренних правилах документооборота. Обязательным является получение согласия сотрудника на выход на работу.

Устанавливая, какие документы нужны на отзыв из отпуска с перерасчетом, воспользуйтесь предлагаемым порядком:

1. Оформить приказ, прописав в нем причину отзыва и порядок действий ответственных сотрудников:

2. Получить письменное согласие отзываемого работника:

Как сделать перерасчет

Нет необходимости получать согласие на перерасчет отпускных в связи с отзывом из отпуска от сотрудника. Работодатель обязан самостоятельно пересчитать сумму отпускных выплат, исходя из фактического времени отдыха работника. А излишне выплаченные суммы за неиспользованные дни отдыха учесть при следующей выплате зарплаты.

Если выплата отпускных и отзыв произошли в одном периоде, то необходимо пересчитать выплату с учетом новой даты окончания и зачесть переплату в счет зарплаты за текущий месяц.

Чтобы сделать перерасчет отпуска после отзыва сотрудника в другом периоде, отсторнируйте ранее начисленную сумму выплаты за отдых, НДФЛ и страховые взносы с них. После сделайте новый расчет, используя тот же средний заработок. Переплату учтите при следующей выплате заработной платы.

При исправлении в следующем налоговом периоде нет необходимости формировать и сдавать уточненную отчетность. Так как необходимость отзыва возникла сейчас, то это не ошибка, и все изменения учитываются в текущем периоде.