Печать подпись

Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.

Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими. Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.

Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.

Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?

В общем, следует подробно рассмотреть, каков порядок применения удобного в работе штампа для отдельных видов правоотношений и когда точно нельзя использовать факсимильную подпись.

Факсимиле на первичных документах

В этом случае применяется главное правило: штамп нельзя использовать на любых документах, передаваемых в государственные структуры. Например, факсимильную подпись нельзя ставить на всех бумагах, которыми может заинтересоваться налоговая инспекция при проверке.

Если первичная налоговая документация или кассовые документы будут оформлены штампом, то налоговая может выдвинуть обоснованные претензии налогоплательщику.

Таким образом, на первичных бухгалтерских документах и любых отчетностях в бюджет проставление штампа недопустимо. Все первичные бумаги должны быть заверены ответственными лицами собственноручно.

Факсимиле на доверенности

В вашей торговой компании большой штат торговых представителей или экспедиторов, которые обязаны ежедневно забирать у клиентов деньги по доверенности? Как же много сил уходит у ответственного лица, чтобы подписать каждую доверенность на сбор денежных средств. Было бы здорово решить эту проблему штампом.

Факсимиле и счет на оплату

Вам может показаться, что, раз в договоре с контрагентом вы указали условия применения штампа, то при выставлении счета на оплату будет достаточно просто поставить штамп. Это не так. Российское законодательство запрещает использовать факсимильную подпись даже в этом случае.

Платежная документация в обязательном порядке подписывается оригиналом. В противном случае организации могут выставить немаленький штраф. Поэтому на документах финансового характера должен стоять только оригинальный автограф ответственного лица.

Факсимиле и счета-фактуры

Похожий запрет применяется к счетам-фактурам и прочей бухгалтерской документации — например, к кассовым документам. Разрешается использовать факсимильную подпись, если документы предполагаются для вторичного использования или являются приложениями с основному. Но в этом случае между контрагентами должно быть заключено соглашение о замене оригинала штампом-оттиском.

Как отличить факсимиле от оригинала

Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:

1. Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
2. У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
3. Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.

Все эти способы подойдут для штатных ситуаций, когда вам важно знать, честен ли контрагент по делопроизводству с вами.

Но в случае возникновения более сложных споров, которые могут привести к серьезным юридическим последствиям, лучше всего обратиться к специалисту. Высококачественный штамп бывает довольно трудно распознать визуально, особенно, если нет подручных средств и особых навыков.

Судебная практика относительно факсимиле

Допустим, ваша организация по правилам внутреннего порядка, отраженным в регламентах, ставила штамп на доверенностях. Выше в статье мы рассмотрели, что так делать нельзя. И вот теперь торговый агент по доверенности забрал деньги у клиента вашей организации, а деньги в кассу не сдал.

Вы решили довести дело до суда. В действительности данную ситуацию можно трактовать так, что доверенность изначально не имела юридической силы, а поэтому деньги в кассу поступить не должны. Но какой же будет позиция судей относительно того, что на доверенностях стоял штамп, а не оригинал?

Существует несколько позиций суда по поводу правомерности применения штампа. Суд учитывает, что в налоговом и бухгалтерском российском законодательстве нет необходимых норм, запрещающих использование штампов. На основании этого суд может отклонить доводы налоговой инспекции о неправомерности случаев подписания бухгалтерской первичной документации с помощью штампа.

В законодательстве нет четких требований насчет того, что документы должны заверяться оригиналом. Ни в одном законодательном акте нет определения личной подписи, то есть она (теоретически) может быть как оригинальной, так и факсимильной.

Использование штампа на счетах-фактурах нарушает статью 169 Налогового Кодекса РФ. Это обосновано тем, что применение штампов допускается только в рамках гражданско-правовых отношений, а налоговая сфера таких возможностей не предусматривает.

Важно помнить: если документы, которые отправляются в налоговую, должны быть заверены только оригиналом, то по-другому не получится предъявить НДС к вычету.

Существовало множество дел, где по факту нарушалось налоговое законодательство, что приводило к негативному судебному решению. Поэтому для того чтобы избежать судебных споров, которые могут возникнуть в ходе экономической деятельности, необходимо заверять бухгалтерские и налоговые документы оригинальными автографами уполномоченных сотрудников.

Итак, если вы считаете, что факсимильная подпись — это удобный штампик, который значительно ускорит рабочий процесс в вашей фирме и освободит несколько рабочих рук, то это не так. Очень немногие документы можно заверить таким образом.

Без опасений штамп можно использовать для внутренней документации, в деловых переписках, при подписании договоров, если ранее контрагенты оговаривали возможность применения таких печатей в делопроизводстве.

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

Использование печати с образцом подписи

Использование факсимиле регламентируется сегодня лишь ГК РФ и может применяться для визирования бумаг, которые не влекут материальной ответственности.

Проставление facsimile в большинстве случаев не правомочно на платёжных документах (в том числе на векселях) и доверенностях.

Где сделать?

Заказать печать с подписью сегодня не проблема. Данную услугу предоставляют многие компании, задействованные в производстве штемпельной продукции. В организациях с большим документооборотом, где боссу изо дня в день приходится визировать колоссальный объём деловых бумаг, факсимильный штамп является необходимостью.

Удобно для врачей, учителей, бухгалтеров, всем кому часто приходится ставить подпись.

Так же факсимиле часто используется учителями, врачами и работниками других специальностей, где требуется часто подписывать бумаги. В компаниях, в которых планируется применение facsimile, шеф издаёт приказ, регламентирующий порядок работы с печатью, указывая:

• список сотрудников, имеющих право использовать такой оттиск;
• перечень документов, которые можно заверить факсимиле;
• порядок хранения и доступа к печати с образцом подписи;
• список персонала, ответственного за сохранность и др.

Таким образом, печать с образцом подписи даёт важнейшее преимущество – начальник может «завизировать» документ даже в случае занятости или отсутствия на рабочем месте. Деловые бумаги можно заверять подобной подписью, если это не противоречит ГК, а также по соглашению сторон.

Наши цены

Как отправить нам оттиск подписи факсимиле?

Ставите подпись на чистом листе бумаге. Чтобы измерить роспись, необходимо по самым выступающим точкам подписи провести две горизонтальные и две вертикальные линии так, чтобы заключить ее в прямоугольник (см. рисунок ниже). Теперь просто измеряете высоту и ширину прямоугольника и эти значения отправляете нам.

Просто сканируете вашу подпись на листе формата А4 в поный размер листа и отправляете скан нам. Мы сами сделаем замеры.

Как заказать факсимиле:

1. Вы можете расписаться несколько раз и отсканировать самую удачную подпись.
2. Выберите наиболее понравившуюся вам оснастку.
3. Отправьте нам отсканированный оттиск с указанием размеров и описанием заказа по электронной почте
   [email protected] или [email protected].
4. Не забудьте оставить телефон для связи с вами.

Образцы факсимиле подписи

Виды и особенности факсимиле

Факсимильная подпись может быть создана из нескольких видов материалов:

1. Резина имеет долговечную износостойкую структуру, благодаря которой четко передаются все линии, изгибы, формы и т.д. Такое изделие выдержит интенсивные нагрузки, поэтому факсимиле из резины часто заказывают крупные фирмы.
2. Твердый полимер имеет менее износостойкую структуру, но за счет недорогого материала можно получить вполне достойный экземпляр подписи. В связи с этим данный метод наиболее популярен среди заказчиков.

Оснастка для факсимиле может быть двух видов:

1. Автоматическая оснастка – это механизм, который имеет встроенную подушку, клише, и при надавливании клише обмакивается в подушку и проставляет на поверхности четкий оттиск.
2. Ручная оснастка – также может быть выполнена из пластика ли металла, но при этом бывает необходимость макать в отдельную штемпельную подушку. Но в отличие от первой, эта оснастка имеет компактные размеры.

Каждое такое изделие оснащено прозрачным окошком сверху, куда можно разместить образец росписи, предотвращая возможную путаницу.

Когда можно применить факсимиле подписи?

Использование факсимиле абсолютно легитимно и имеет силу на любых документах, не подразумевающих материальную ответственность. Подобной печатью можно визировать:

• — документы по аккредитиву;
• — кассовую документацию;
• — чеки с иностранной валютой;
• — различная учетная документация (сырье, материалы, личный состав, рабочее время);
• — любые акты приема-передачи.

Печать факсимиле: преимущества заказа у нас

Чтобы сделать заказ факсимиле, достаточно прислать на нашу электронную почту качественно отсканированный оттиск, предварительно измерив его. Наши дизайнеры в точности воссоздадут автограф, учитывая все нюансы. Также необходимо выбрать оснастку, к которой будет прикрепляться клише росписи.

Высокое качество, соблюдение сроков и доступные цены являются залогом нашей работы.

Зачем нужна печать с подписью – факсимиле

Чаще всего «готовую подпись» заказывают с целью упрощения работы. Актуально для руководителей крупных фирм, производств, где подпись документов занимает львиную долю рабочего дня. Так, используя факсимиле, бумажную «волокиту» сможет решать секретарь или другое доверенное лицо.

Штамп факсимиле практически не отличим с оригинальным автографом. Точное различие от печатной и «ручной» подписей – можно подтвердить лишь после профессиональной экспертизы чернил.

Также, факсимиле актуально, когда начальство находится на больничном или в отпуске. Опять же, использование подобного оттиска возможно после согласования с руководителем и только на тех документах, которые «разрешает» законодательство.

В качестве факсимильной печати можно изготовить не только привычную подпись или круглый штамп. Любая «каракуля», палочка, звездочка и тому подобное – свободно для заказа.

Кстати, различные печати-рисунки заказывают педагоги. Так, через картинку, они сообщают об уровне исполнения задания маленьким ученикам.

Где можно использовать факсимиле, а где запрещено

Штамп с готовой подписью возможно ставить на:

• Бумагах внутреннего документооборота фирмы/организации;
• На типичных товарных накладных;
• При выставлении счетов для других участников рынка;
• На актах выполненных работ;
• Договорах между предприятиями B2B, если запрет не прописан в одном из пунктов настоящего документа.

Факсимиле категорически запрещено ставить:

• На банковских документах, при открытии/закрытии счетов, при переводе средств на другой счет;
• При обращении в налоговое органы и иные государственные структуры;
• На любых документах, влекущих финансовую ответственность.

Разумеется, факсимиле используется и мошенниками. Поэтому, при проверке каких-либо документов, где подпись является определяющим фактором — проверяйте ее стиль исполнения.

Присмотритесь к автографу — есть ли там выбеленные участки (непропечатано)? Возможно, подпись выглядит идеальной с равномерным тоном (цветом)? Может быть, на всех страница идеально одинаковые экземпляры?