Отчёт о проделанной работе

Отчетность – это важная составляющая трудовых отношений в условиях, когда продукт работы не может быть зафиксирован в неких материальных единицах, например в штуках проданного товара или в тоннах перевезенного груза.

В этом смысле отчет о проделанной работе имеет некоторые общие черты со служебной запиской, также призванной донести до сведения руководства ту или иную информацию.

В качестве информации, подлежащей внесению в отчет о проделанной работе, следует отметить:

1. период, за который оформляется отчет;
2. план работы, поставленный перед работником;
3. выполненный объем работ в соответствии с пунктами плана;
4. оценка выполненной работы с точки зрения работника;
5. перенос плановых заданий на следующий месяц (при необходимости);
6. возможные предложения по оптимизации процесса работы (при наличии).

Количество пунктов из вышеприведенного списка может быть уменьшено или увеличено, в зависимости от того, за какой период времени составляется отчет либо от количества или вида поставленных перед работником задач.

Форма отчета

Единой унифицированной формы отчета о проделанной работе не существует, однако имеются некоторые базовые требования по оформлению студенческих исследовательских отчетов в соответствии с ГОСТ 7.32-2001.

В основном вышеуказанный ГОСТ регламентирует вид и размер шрифта отчета, размер полей и иные требований по оформлению, так или иначе связанные не с содержанием, а с эстетичностью и удобочитаемостью отчета. Что касается оформления отчетов в рамках исполнения трудовых обязанностей, то применение положений ГОСТ 7.32-2001 или их неприменение устанавливается в соответствии с правилами внутреннего документооборота предприятия или организации.

Для отчетов работников по результатам работы в командировке применяется стандартный типовой образец формы Т-10а.

В рамках данной статьи мы разработали и сделали доступным для скачивания типовой универсальный шаблон отчета о проделанной работе, который потребуется индивидуализировать путем внесения конкретных сведений.

Когда нужен и зачем составляется отчет о проделанной работе?

Необходимость составления отчетной документации вводится на каждом предприятии, исходя из внутренних потребностей компании, порядке взаимодействия между подразделениями, между руководством и подчиненными.

Отчет о проделанной работе предоставляется по схеме, принятой в компании. К примеру, рядовые сотрудники отчитываются перед руководителями структурных подразделений, в которых они числятся. Последние, в свою очередь, готовят отчетные сведения по своей работе вышестоящему руководству.

При переводе сотрудников на удаленный режим работы руководство обычно также требует с них предоставлять отчет о выполненны действия за день, неделю или месяц.

Трудовым законодательством, действующим на территории РФ, обязанность предоставления отчета о выполненной работе не установлена. Порядок и правила его оформления устанавливается на каждом предприятии индивидуально.

При этом необходимо учесть, что есть одно исключение. Таковым является ситуация, при которой сотрудник находится в рабочей поездке. По возвращению из командировки руководитель вправе потребовать от работника соответствующий отчет, отказать в предоставлении которого трудящийся не может.

В остальных случаях сотрудники предоставляют отчеты только при условии, что данная необходимость установлена внутренней документацией.

Несвоевременная отчетность может грозить работнику дисциплинарным взысканием. Согласно информации, отраженной в 192 статье ТК РФ, работодатель вправе объявить сотруднику выговор или сделать замечание. Данное правило действует при условии, что предоставление отчетов – обязательная функция, установленная документально.

Отчет о проделанной работе позволяет оценить эффективность работоспособности сотрудника.

Правильным образом составленный документ позволяет решить ряд задач:

• поддержка трудовой дисциплины на должном уровне. Необходимость предоставления отчетов о выполненной работе позволяет трудящимся рационально распределять время на выполнение своих трудовых функций;
• обоснование расходов на оплату труда. Благодаря отчетности работодатель может оценить объем выполненных сотрудником на протяжении отчетного периода работ. При необходимости увеличить доход трудящихся, или, задать вопрос о причине выполнения трудовых обязанностей не в полном объеме;
• наличие документа о том, что и кто из работников делал в конкретный рабочий день. Имея отчет о выполненных задачах, при возникновении вопросов со стороны вышестоящего руководства, начальник структурного подразделения сможет ответить на все вопросы, касающиеся деятельности его подчиненных. Кроме этого, можно понять, на решение каких трудовых задач уходит больше времени, а на каких меньше;
• определение нормы выработки для каждого сотрудника. Отчетная документация может выступать в качестве основания для добавления или исключения каких-либо трудовых задач из месячного плана работы сотрудника.

Отчетные документы о проделанной работе предоставляется с периодичностью, установленной работодателем. Чаще всего периодом является день или месяц.

Как оформить?

Для оформления отчета не предусмотрено унифицированного образца. Исключение – командировки. По возвращению из рабочих поездок работник предоставляет руководству бланк, составленный на основании формы Т-10а. В остальных случаях документ оформляется в свободной форме.

В отчете о выполненной работе рекомендуется отражать следующую информацию:

• стандартные данные – инициалы и должность руководителя, которому он предоставляется, а также отчитывающегося сотрудника;
• список поставленных перед работником задач на отчетный период;
• список выполненных в течение отчетного периода задач, сроки их выполнения;
• список механизмов, использованных для достижения поставленных перед трудящимся целей. К примеру – переговоры с сотрудниками смежных подразделений, использование дополнительных материалов и финансовых затрат и т.п.;
• причины невыполнения поставленных задач (при наличии таковых);
• план работы на следующий отчетный период;
• предложения по улучшению трудового процесса – если таковые имеются.

При необходимости в отчет можно вставить таблицы, диаграммы или рисунки, а также документы отчетности – чеки, квитанции, счета-фактуры. В конце документа сотрудник ставит дату оформления документа и свою личную подпись.

Кто и для чего сдает отчет о проделанной работе

Одним из эффективных методов проверки персонала остаются отчеты, включающие информацию о проделанной работе персонала за определенный период. Они позволяют за короткое время понять, как сотрудники расходуют время, что удается решить и каких результатов добиться. Такой способ дает возможность компании решить ряд задач:

• помогает поддерживать дисциплину труда;
• определить нормы труда для персонала;
• обнаружить эффективность расходов на оплату труда.

Если руководитель желает сделать эту форму проверки постоянной, необходимо закрепить это требование в локальных нормативных актах, договорах или должностных инструкциях подчиненных.

Особенности для удаленной работы

С 1 января 2021 года вступил в силу закон № 407-ФЗ от 08.12.2020, который внес изменения в Трудовой кодекс о регулировании дистанционной деятельности. Сюда вошли правила взаимодействия с сотрудниками и требования сдавать отчеты о полученных результатах.

Для удаленной работы пригодятся еженедельные или ежемесячные рапорты. Правила составления однотипны, как и для остальных сотрудников. Отличия только в том, что подают их в электронном виде.

В них указывают, какие результаты получены и какие инструменты для этого использовались, поскольку удаленным работникам часто приходится применять дополнительные меры и технические средства, которые им оплачивает работодатель.

Для удаленных подчиненных особенно важно подчеркнуть не только успехи, но и проблемы, которые не получилось решить самостоятельно. Для этого потребуется помощь руководителя, который учтет необходимые нюансы на будущее.

Примеры отчетов

Посмотрите на примерный образец, как правильно составить отчет о проделанной работе за месяц для менеджера по продажам. Целесообразно его представить в форме таблицы.

Чтобы правильно написать отчет на длительный период — месяц, год, ориентируйтесь на бланк, составленный с учетом указанных требований.

Отчет по итогам деятельности

____________________________________________________________ (ФИО сотрудника или наименование отдела)

Период с _______________ по____________

дата _____________ подпись ответственного сотрудника _______________

А это примерный образец, как написать отчёт о проделанной работе для удалённого бухгалтера.

Что будет, если не представить отчеты

За непредставление отчетности работодатель вправе наложить дисциплинарное наказание. Но здесь есть нюансы. Наказать сотрудника получится, только если необходимость сдавать эти документы прописана в его трудовом договоре, должностной инструкции или иных нормативных актах, с которыми он ознакомлен под подпись.

Если такой пункт отсутствует, а сотрудник справляется с обязанностями, наказать за то, что он не отчитался, нельзя.

Другое дело, когда подчиненный отказывается выполнять поручения начальства, нарушает дисциплину, тогда его ждет наказание (замечание или выговор) по ст. 192 ТК РФ. Но не за то, отчитался он или нет, а по результатам того, как он выполняет обязанности.

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

Зачем сотрудникам составлять ежедневные отчёты

Руководителю важна вовлеченность в работу. Но, сотрудники делятся на 3 вида:

1. Продуктивные, которые движутся к целям и придерживаются дедлайнов.
2. Те, кто только физически присутствует на работе.
3. Люди, которые сознательно делают то, что противоречит компании и её репутации.

Задача менеджера — найти универсальный подход к трём категориям, вовлекать их в работу и контролировать достижения. И лучше всего это можно сделать, внедрив систему ежедневной отчётности.

Это стандартизованный шаблон с информацией о продуктивности, деятельности и достижениях за день. Существует несколько способов отчётности:

• Журнал или документ, где сотрудник вручную вносит данные о своём рабочем дне;
• Оnline отчётность. Сюда входят мессенджеры, чаты, электронная почта и другие ресурсы, где сотрудник пишет список выполненной работы за день.
• CRM-системы, планеры и тайм-трекеры — сервисы, которые генерируют автоматические отчёты.

Конечная ценность всей затеи в том, что сотрудники видят прогресс в своих достижениях, а также оценивают вклад других членов команды в общий результат.

Для руководителя информация о проделанной работе показывает, насколько сотрудники продуктивны и вовлечены в процесс. И даёт возможность для наставничества, обучения и обратной связи с подчинённым. Глядя на статистику в разрезе полугодия, менеджер видит, созрел ли человек для повышения по службе или роста зарплаты.

Ручной отчёт по проделанной работе

Образец отчёта по проделанной работе. Фото: Yaware.TimeTracker

Компании используют разные шаблоны. Но большинство требуют: дату, суть задания, статус и потраченное время. Также неплохо отметить проблемы, с которыми сотрудник столкнулся в течение дня, и то, как он смог их решить. Это покажет руководителю, что подчинённый готов брать на себя более серьёзные обязанности.

Совет: описывая задания, отвечайте на вопрос «что сделано». Например: отправлено Х писем, написан текст, создан сегмент и т.д.

При написании отчёта сосредоточьтесь не на самих задачах, а на результатах и KPI. Это важно потому, что ваш день может быть заполнен множеством крошечных действий, но какой вклад они внесли в общую миссию?

Примеры ежедневных задач:

• Утвердил с директором презентацию;
• Позвонил 3 партнёрам;
• Обновил скрипт продаж;
• Проверил дизайн лендинга.

Примеры ежедневных результатов:

• Убедился, что все готово к конференции;
• Закрыл 2 продажи;
• Улучшил seo главной страницы сайта.

Упомянутый сервис

Онлайн-сервис для учёта потраченного времени. Для его использования достаточно зарегистрироваться на сайте и установить приложение на ПК сотрудников.

Отчеты на удаленке

Из-за коронавируса многие компании и работники оценили плюсы удаленки. Чтобы избежать проблем, а особенно — падения производительности, нужно грамотно организовать процесс. Для этого бесплатно используйте инструкции от экспертов КонсультантПлюс: отчеты дистанционных работников и как избежать «дистанционных подвохов».

Статья в тему: Что сказать когда увольняешься с работы. Как правильно уволиться по собственному желанию с официальной работы

Использование такой отчетности оправданно в следующих ситуациях:

• внедряется или используется система KPI (ключевых показателей эффективности) или аналогичные. По сути матрица KPI и представляет собой срез информации о выполнении показателей, характеризующих деятельность;
• существуют премии «по итогам»;
• сотрудник находится в командировке или имеет разъездной характер деятельности;
• в компании трудятся так называемые удаленные сотрудники. При установлении дистанционного режима обязателен учет рабочего времени. Но потраченное время не всегда равно полученному результату, поэтому без сбора данных о выполнении поставленных задач не обойтись.

Эволюция отчетов

Со временем, если вы будете применять эту практику, ваши отчеты эволюционируют, в них добавятся дополнительные блоки, пункты, поля.

Мой отчет уже напоминает пульт управления космическим кораблем (шутка, почти), в нем множество дополнительных элементов:

Цели на год: сюда я пишу то, что 100% планирую сделать в 2020, например.

Цели на месяц: пишу шаги, которые приведут меня к годовым целям

Управленческая таблица: (заполнена / не заполнена) – это отсылка к еще одной таблице, где я веду учет клиентов, оплаты и их прогресс.

Обещания: важнейший пункт, где я записываю то, что обещал другим людям, иначе я это забываю. Также веду подсчет, сколько обещаний я выполнил, а сколько нет.

Желания: пишу все, что просто хочу, без каких-то целей и дедлайнов. Иногда покупаю или делаю это.

Дальше собственно идут ЧСС и ЧСЗ, но с важным дополнением. Там я разбил все задачи, которые я делаю, на «домены», т.е. на категории.

Например, у меня есть категории: манимейкинг (собственно, зарабатывание денег), финансы (учет), производство (работа с клиентами), саморазвитие, спорт и здоровье, быт и еще парочка плавающих категорий, которые я периодически меняю, типа ремонта или путешествия куда-то.

Статья в тему: Как сделать кормушку для птиц своими руками из картона. Как сделать кормушку для птиц своими руками: инструкции по изготовлению деревянных и пластиковых кормушек, фото и видео

Вот так выглядит шапка отчета

Как составить ежедневный отчет по проделанной работе за 10 минут?

Как составить отчёт по проделанной работе за день за 10 минут? Фото: Freepik