Объяснительная по факту выявленных нарушений

По факту того или иного действия или бездействия сотрудника, которое привело к дисциплинарному и административному нарушению в организации, где он работает, начинается разбирательство. Для того, чтобы работодатель смог выяснить все нюансы и убедиться в том, что работник действительно виновен, последнего просят в письменной форме описать сложившуюся ситуацию.

Этот документ называется объяснительной запиской. У него нет официальной стандартной формы, предусмотренной законом.

При выявленных нарушениях в работе избежать ее написания точно не удастся: скорее всего, последуют штрафные санкции или дисциплинарное наказание. Грамотное и логичное объяснение причин того или иного действия поможет не усугубить ситуацию или даже смягчить наказание.

В интересах виновного указать истинные причины нарушения и не обманывать, потому что часто вскрыть ложь и перепроверить некоторые факты не составляет большого труда. Испорченные же на этой почве отношения вряд ли получится вернуть.

Если работник совершил какое-то нарушение в первый раз, то, вероятнее всего, начальство не будет сразу прибегать к жестоким мерам. Лучше будет, если сотрудник признается в содеянном и пообещает избегать повторений такой ситуации.

Основания для написания

Важно отметить, что потребовать написать объяснительную записку может только непосредственный работодатель. Сделать это он может в двух формах: в устной и в письменной.

Если дело серьезное и требует разбирательств, то предпочтительнее для начальника сделать письменный запрос в двух экземплярах и с указанием даты. Это поможет доказать, что требования Трудового Кодекса не были нарушены.

Существует ряд причин, на основании которых, сотрудника могут попросить написать объяснительную:

• Опоздание. Самое распространенное дисциплинарное нарушение. Не повлечет за собой серьезных санкций, если не происходит систематически;
• Отсутствие на рабочем месте в течение рабочего времени. Сюда же можно отнести самовольный уход ранее окончания рабочего дня; или отказ от их выполнения. Более серьезное нарушение, при котором работодатель может задуматься о ценности данного сотрудника для фирмы, а также о его замене на более эффективного исполнителя;
• Нарушения, которые мог выявить сам работодатель или комиссия. Этот случай будем рассматривать подробнее.

По факту выявленных нарушений комиссией составляется акт, в котором прописываются конкретные пункты и положения, нарушенные должностным лицом. Только после составляется объяснительная записка, где работник излагает свою точку зрения на сложившуюся ситуацию.

Кто и кому пишет

В каждой организации есть правила внутреннего распорядка, где прописана информация о том, на чье имя должна быть написана объяснительная по факту выявленных нарушений. Чаще всего это директор фирмы или лицо, которому непосредственно подчинен работник.

Человек, которого попросили написать такую записку, не обязательно должен быть нарушителем. Он также может быть свидетелем совершенного проступка или преступления. Тогда сотрудник по просьбе работодателя должен изложить свое видение ситуации.

Работодатель может потребовать начальника нарушителя написать письменное объяснение. Часто из-за халатного отношения к работе руководитель мог пропустить серьезные нарушения и ошибки, допущенные подчиненными. Тогда к нему также будут применены негативные санкции.

В какие сроки пишется

Согласно Трудовому Кодексу РФ, на письменное объяснение той или иной ситуации работнику дается 48 часов. Дисциплинарное наказание может быть применено, если работодатель не получил в течение двух суток объяснительной.

Следует знать, что работник может отказаться от написания записки. Но это не освобождает его от негативных санкций.

Порядок передачи

1. Работник получает распоряжение работодателя о необходимости написания объяснений.
2. Во-вторых, работник в течение двух дней должен написать объяснение.
3. Документ передается начальнику или комиссии, которая назначена для разбирательства.
4. Идет работа комиссии или руководителя организации: рассматриваются все факты, и принимается решение о дисциплинарном наказании или оправдании сотрудника.

Как и все заявления и прочие документы внутреннего значения, объяснительная принимается начальником и хранится в архиве.

Общие правила оформления

При написании стоит придерживаться основных требований для составления подобных документов.

• В правом верхнем углу пишем«шапку», где должны быть указаны ФИО работодателя и наименование организации;
• Посередине пишется фраза «Объяснительная записка», затем идет основная часть заявления;
• В конце ставится дата, подпись сотрудника и расшифровка.

Допускается как написание от руки, так и на компьютере.

При составлении следует придерживаться следующих правил:

• Расписывать все факты подробно и достоверно, чтобы у работодателя не возникло сомнений насчет вашей честности и добропорядочности;
• Ни при каких обстоятельствах не стоит обвинять коллег и докладывать на их ошибки, так как с этими людьми еще придется контактировать. Дружеская атмосфера в коллективе – залог эффективной работы!

При приеме на работу лицо подписывает договор, в котором указываются непосредственные задачи и обязанности. Если изначально было дано согласие на выполнение определенных задач, работник не вправе отлынивать от них. Если начальство требует выполнения задач, о которых не указано в контракте, следует обратиться в комиссию по труду.

Каким образом работодатель должен запросить объяснительную?

Закон не устанавливает определенный способ. Однако делопроизводство имеет вид документа, и проверяющие инстанции рекомендуют делать это в письменной форме, чтобы избежать конфликтную ситуацию, которая будет решаться уже в суде. Именно работодатель обязан будет доказать, что он запрашивал объяснительную у работника.

Хотя в суде факт устного истребования объяснения может подтверждаться соответствующим актом и показаниями свидетелей, поэтому работнику лучше дать объяснение.

Сколько времени дается на написание объяснительной?

Работник должен дать объяснение по истечении двух рабочих дней (ст. 193 ТК РФ).

Каким образом производится отсчет двух рабочих дней?

С учетом судебной практики: день запроса объяснений от работника в двухдневный срок их предоставления не входит.

А если работник работает по графику сменности, какие рабочие дни брать?

По мнению Роструда, в расчет нужно брать дни, которые по графику сменности являются для сотрудника рабочими.

Может ли работодатель затребовать объяснительную в период простоя?

Период простоя не является временем отдыха и относится к рабочему времени, поэтому работодатель может затребовать объяснительную в период простоя.

Может ли работник дать объяснение в устной форме?

Нужно ли писать объяснение или лучше отказаться?

Документ, который обязательно нужно написать – это объяснительная. Отказ может навредить работнику, так как не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Работодатель составит об этом соответствующий акт.

Очень важен текст объяснительной, пишите объяснительную не для работодателя, а для суда!

Что указывать в тексте объяснительной?

Работнику рекомендуется ответить на следующие вопросы:

Что еще нужно указать в объяснительной и почему?

В конце объяснительную лучше дополнить таким текстом:

Я не отказываюсь и никогда не откажусь ознакомиться под подпись с актами, служебными записками, докладными и любыми другими документами, которые работодатель оформит в этой ситуации.

Это необходимо сделать, чтобы потом в суде не появились «новые» документы.

Понятие объяснительной

Объяснительная – один из основных видов служебных записок. По названию нетрудно понять, что это документ, в котором автор представляет какие-либо пояснения.

В зависимости от содержания и функций выделяют следующие 2 вида записок:

1. Сопроводительная. Письменное приложение к основному документу, в котором поясняются отдельные пункты, понятия, специфические моменты.
2. Объяснительная. Записка, в которой описывают обстоятельства и причины определенных происшествий, чрезвычайных ситуаций, проступков, нарушений трудовой дисциплины или других событий.

По структуре и содержанию объяснительные записки очень похожи на докладные. Но есть и ряд отличий. Главное заключается в том, что докладные содержат выводы и предложения. Кроме того, этот вид документа может носить плановый характер и использоваться как отчет за определенный период.

Кто должен составлять

Исходя из определения, объяснительная содержит информацию об определенных событиях, действиях или нестандартных ситуациях. Главная функция документа – предоставление информации со стороны работника. Поэтому оформлять записку обязан именно сотрудник, который совершил проступок либо нарушил дисциплину.

Руководство также может затребовать объяснительную у других работников, которые были свидетелями происшествия либо участвовали в конфликтной ситуации. Чаще всего это необходимо в случаях, когда нужно определить степень виновности каждого работника.

Стоит отметить, что в большинстве случаев написание объяснительной в интересах самого сотрудника. Оформляя такой документ, работник приобретает возможность частично или полностью оправдаться перед руководством и исключить необходимость строгих дисциплинарных взысканий, предусмотренных трудовым законодательством.

Помимо самого сотрудника, объяснительную могут запрашивать у руководителя отдела или структурного подразделения, в котором он работает. Обычно это делают в случаях, когда работник совершил неправомерные действия с признаками уголовного преступления или если нарушение повлекло за собой порчу имущества предприятия или нанесение ущерба здоровья третьих лиц.

В целом, записку могут затребовать у любого сотрудника, даже у тех, которые ни в чем не обвиняются. Решение о запросе оформления принимается дисциплинарной комиссией при проведении служебного расследования или лично руководителем.

Срок подачи

В соответствии с ТК РФ, наниматель должен направить работнику письменный запрос на оформление объяснительной по факту выявленных нарушений. Работодатель может сделать это и в устной форме, но тогда у него не будет фактических доказательств того, что служебная записка была затребована. Поэтому предпочтительно запрашивать объяснение у сотрудника именно в письменном виде.

Согласно ст. 193 ТК РФ, работник должен оформить объяснительную в течение двух рабочих дней. Если он этого не сделает, руководитель должен составить акт об отказе. В этом случае наниматель вправе применить дисциплинарное взыскание без предварительного объяснения со стороны работника.

На заметку! Сотрудник может отказаться писать объяснительную. В этом случае работодатель сразу же оформляет соответствующий акт. Отказ от оформления записки, как правило, ведет к тому, что работника привлекают к ответственности.

Если сотрудник не имеет возможность оформить объяснительную в установленный законом срок, он должен известить об этом нанимателя. В случае если причина уважительная, работодатель может перенести срок оформления.

При передаче записки руководитель обязан сделать соответствующую запись в журнал регистрации. Это обязательный этап делопроизводства, который используют для учета документации.

Если после проверки факт нарушения со стороны сотрудника подтвержден, руководством издается приказ о наказании. Мера ответственности варьируется в зависимости от характера проступка.

Среди наиболее распространенных:

• устное замечание;
• предупреждение;
• выговор;
• лишение премиальных выплат;
• увольнение;
• временное отстранение (для отдельных видов деятельности).

В некоторых источниках рассматривается еще одна форма наказания – штраф. На самом деле такое действие по отношению к сотруднику является неправомерным. В перечне дисциплинарных мер, описанных в ТК РФ (ст.

192) такой вариант наказания не предусмотрен. Некоторые работодатели намеренно принимают положение о штрафах на предприятии, однако такое действие не является законным и расценивается как нарушение трудовых прав сотрудников.

Разберем все нюансы на видео:

Увольнение считается наиболее строгой мерой наказания. Без предварительных процедур сотрудника могут уволить, только если он грубо нарушил трудовые обязанности. В соответствии со ст.

81 ТК РФ, увольнение также может последовать в случаях, если квалификация работника не соответствует занимаемой должности, совершении хищений имущества предприятия или непринятия мер при урегулировании конфликта интересов. Полный перечень представлен в пункте 6 указанной статьи.

Основания для составления

Полный список ситуаций, при которых необходимо оформлять объяснительную записку, в нормативных актах не описан. Однако достоверно известен тот факт, что этот документ требуется при совершении дисциплинарных проступков. Причем под дисциплинарным проступком понимают не только грубые нарушения или преступления, но и ненадлежащее или несвоевременное выполнение трудовых обязанностей, описанных в договоре и других локальных нормативных актах.

К числу распространенных нарушений, при которых запрашивают документ, относятся:

• опоздания без уважительной причины;
• прогулы (как однократные, так и многоразовые);
• уход с рабочего места раньше срока, предусмотренного установленным графиком;
• несоответствие пунктам должностной инструкции;
• появление на рабочем месте в состоянии опьянения.

Помимо перечисленных моментов, объяснительные могут запрашиваться и в других случаях. Несмотря на то, что список не является исчерпывающим, можно привести наиболее распространенные ситуации.

• чрезвычайные происшествия на предприятии;
• конфликтные ситуации между сотрудниками;
• происшествия, при которых нанесен ущерб имуществу предприятия;
• ситуации, при которых работник получил травму;
• нарушения коммерческой, служебной тайны или передача конфиденциальных данных;
• грубые нарушения этических норм.

Объяснительная записка может также запрашиваться в случае, если работник предоставил нанимателю заведомо ложные сведения или документы, содержание которых не соответствует действительности.

Готовую записку сотрудник должен передать руководителю лично. Альтернативный вариант – передача документа в комиссию, которая занимается служебным расследованием.

Как правильно оформлять

Объяснительная записка относится к категории внутренних документов предприятия. Несмотря на это, оформлять ее необходимо в соответствии с требованиями, установленными стандартом ГОСТ Р 7.0.97.

На заметку! При несоблюдении требований стандартизации официальной документации оформленная записка может расцениваться как такая, что не имеет юридической силы.

Содержание может варьироваться в зависимости от целого ряда факторов. Однако предусмотрен ряд обязательных реквизитов, которые нужно указывать в записке, чтобы она приобрела юридическую значимость.

В их число входят:

• название структурного подразделения;
• наименование документа;
• дата написания и номер для регистрации в журнале;
• должность и ФИО руководителя или должностного лица-получателя;
• тема и текстовая часть;
• должность и ФИО автора.

Документ следует заверить подписью. Если в записке описывается конкретное происшествие, необходимо указать точную дату или время. Текстовую часть нужно описывать кратко, исключая несущественные детали.

Автор имеет право включить в документ собственные выводы и пожелания. В качестве вывода он может излагать мнение о собственной невиновности или, напротив, в зависимости от информации, представленной в записке. В ситуациях, когда виновность неоспорима, работник может заверить руководителя в том, что подобные нарушения не повторятся.

Обычно это позволяет смягчить дисциплинарное взыскание.

На заметку! Составитель вправе оправдывать неправомерные действия, ссылаясь на несоответствие условий труда общим требованиям. В таких ситуациях может последовать дополнительная проверка, и если аргументы будут подтверждены, сотрудник будет полностью оправдан.

Если на предприятии утвержден собственный бланк для внутренней документации – записку можно писать на нем. Однако включение реквизитов остается обязательным. В некоторых случаях записку пишут от руки. Но лучше всего составлять ее в печатном виде, соблюдая основные требования к оформлению официальной документации.