Образец счета на оплату

В соответствии с общей практикой счёт на оплату, как и акт сверки, оформляется одним из контрагентов, в данном случае — продавцом товаров или услуг. Документ может быть направлен второй стороне любым из следующих способов:

1. Лично или через доверенное лицо. Оптимальный как по временным, так и по финансовым затратам вариант, если офисы компаний расположены недалеко друг от друга или бумагу было решено передать одновременно с поставляемым товаром.
2. Курьером. Если в организации-поставщике есть соответствующая штатная единица, её можно задействовать, чтобы обеспечить сохранность документа и полную конфиденциальность. Можно воспользоваться и услугами фирм-посредников — конечно, если они заслуживают доверия.
3. По почте. Как и письмо-просьба, счёт на оплату может быть отправлен через Почту России — обязательно заказным письмом с уведомлением о вручении. Учитывая неторопливость работы структуры и не слишком трепетное отношение её сотрудников к сохранности отправлений, этот способ рекомендовать нельзя. В настоящее время он используется редко, постепенно выходя из употребления.
4. В электронном виде — на виртуальный почтовый ящик или с использованием других средств онлайн-коммуникации (мессенджеров, социальных сетей, файлообменников и так далее). Способ необходимо обговорить заранее, чтобы не столкнуться с невозможностью контрагента получить или открыть файл.

Счёт на оплату услуг или товаров составляется поставщиком или продавцом и направляется в адрес покупателя или заказчика

Важно: поскольку единой формы счёта на оплату товаров или услуг законодателем не предусмотрено, продавец может напечатать свой бланк или воспользоваться любым из представленных в Интернете образцов. Найти нужный файл проще, чем посмотреть баланс карты Сбербанка; главное — вовремя уведомить получателя о необходимости перечисления средств и позаботиться, чтобы документ был читаем и однозначно воспринимаем в каждом пункте.

Инструкция по заполнению бланка

Как и вычисление коэффициента автономии, создание и заполнение бланка счёта на оплату услуг или товаров осуществляется компанией по мере необходимости и исходя из соображений составителя об оптимальной структуре документа. Не существует ни обязательных условий, ни единой формы составления документа.

• Скачать образец заполнения счёта на оплату .xlsx

Тем не менее, чтобы избежать ненужной путаницы и дать контрагенту возможность в кратчайшие сроки обработать заявку и отправить перевод, рекомендуется придерживаться следующей схемы заполнения бланка счёта на оплату товарно-материальных ценностей или услуг:

1. Вверху документа нужно указать (в сводной таблице или в отдельных строках) реквизиты банка-получателя денежного перевода.
2. Далее — полное наименование отправителя счёта на оплату, его идентификационный номер налогоплательщика, ОГРН, КПП и значимые коды статистики.
3. В строке наименования следует привести порядковый номер в соответствии с принятой у отправителя нумерацией исходящих документов и дату подписания бумаги.
4. В следующем блоке — сведения об исполнителе работ или поставщике товаров (полное и сокращённое официальные наименования; если необходимо — фамилии, имена и отчества ответственных лиц), получателе или заказчике (официальные названия — как полное, так и краткое, и имена уполномоченных лиц) и основании для выставления счёта (обычно это номер договора поставки или купли-продажи и дата его составления).
5. В основной сводной таблице нужно привести:
   • в первой графе — номер каждой позиции по порядку;
   • во второй — наименование проданных (поставленных) товаров или оказанных услуг, каждая разновидность по отдельности;
   • в третьей — количество единиц измерения (килограммов, литров, тюков, пачек, единиц, человеко-часов);
   • в четвёртой — наименование используемых для оценки количества единиц в российском и, если необходимо, международном форматах;
   • в пятой — цена (рыночная стоимость) единицы каждого вида продукции (используются ранее приведённые единицы измерения: килограммы, литры, часы и так далее);
   • в шестой — окончательная стоимость каждого товара или каждой услуги, полученная перемножением цены единицы измерения на общее количество единиц.
6. Ниже основной таблицы (под заключительной графой «Сумма») следует указать:
   • итоговую стоимость, полученную суммированием позиций;
   • размер налога на добавленную стоимость (НДС);
   • сумму к оплате.
7. Далее (опционально) составитель счёта может вписать следующие данные:
   • сумма к оплате прописью (рубли и копейки);
   • уточняющие сведения и примечания;
   • сроки перечисления денежных средств — за каждую позицию отдельно или за все вместе.
8. В конце документа должны содержаться подписи главного бухгалтера и директора предприятия. Если счёт на оплату выставляется индивидуальным предпринимателем, не имеющим в штате бухгалтера, ему достаточно будет поставить только свою подпись с расшифровкой.
9. Под подписями — печать или штамп ИП или организации. Если документ пересылается в электронном виде, составителю следует использовать ранее полученную квалифицированную электронно-цифровую подпись.
10. В заключительном блоке счёта на оплату услуг или товарно-материальных ценностей можно ещё раз привести дату составления документа или контактные данные адресанта.

Совет: чтобы не тратить время на простановку одинаковых данных, имеет смысл сохранить в шаблоне счёта на оплату данные продавца (поставщика), включая наименование, контактные данные и основные коды. Но при их смене важно не забыть внести в документ соответствующие коррективы.

Обязательные реквизиты в счете на оплату

Счет в большинстве случаев выставляют для отчета перед руководством, получения разрешения на оплату, удобства работы бухгалтера при оформлении платежного поручения. Так как особых требований к бланку нет, руководствуются соображениями удобства работы.

Обратите внимание

Счет на оплату не является первичным документом, более того, он не обязателен при совершении сделок. Законодательство не предъявляет требований к оформлению счета. Образец счета на оплату ИП или ООО может скачать в интернете, взять из используемой бухгалтерской программы или разработать самостоятельно.

Минимальные сведения, которые обязательно нужно знать для заполнения платежного поручения:

• Название и адрес;
• ИНН, для организаций – КПП;
• Банковские обязательные реквизиты: БИК, расчетный и корреспондентские счета.
• Наименование продукта, цена, окончательная стоимость.
• Информация об НДС: ставка, сумма.
• Сведения о покупателе.
• Номер и дата выставления.

Название товара или услуги пишут подробно, чтобы бухгалтер клиента мог использовать его при заполнении основания платежа, а потребитель – для полной уверенности в том, что заказано то, что нужно. Часто в счете на оплату по безналу приводят образец заполненного платежного поручения.

В некоторых случаях компании разрабатывают бланк счета, в котором содержится информация, достаточная для признания счета договором оферты. Этот вариант удобен для сокращения преддоговорного периода, так как минимизирует сроки согласования.

Чтобы счет можно было считать договором оферты, необходимо разработать счет на оплату ИП или ООО таким образом, чтобы бланк содержал признаки договора, которые обозначены в ГК РФ. Существенными условиями договора являются:

• Наименование предмета сделки и важная информация о нем: количество с обозначенными единицами измерения, цена за штуку, общая стоимость.
• Информация об НДС или акцизе: ставка, окончательная стоимость, отдельной строкой сумма налога, или указание, что НДС товар или услуга не облагается.
• Сроки и условия оплаты.
• Срок отгрузки или выполнения работ, условия передачи или приемки.
• Наименование и банковские реквизиты обеих сторон.
• Название должностей ответственных лиц, их подписи с расшифровкой.
• Печать, если она предусмотрена.

Обратите внимание

Замена счета договором на законодательном уровне запрещена для сделок по продаже недвижимости и предприятий, а также аренды зданий и сооружений.

Дополнительная информация в счете на оплату

В счет можно вписать любую информацию, которая облегчит работу предпринимателя или компании и поможет предотвратить лишние вопросы, претензии, недопонимание.

• Срок действия счета поможет избежать оплат после изменения цены, что бывает важно перед подорожанием или, когда стоимость привязана к курсу валюты.
• Информация о том, что категория товара относится к тем, что не подлежат возврату или обмену поможет предотвратить претензии.
• Гарантийный срок на товар поможет избежать лишних вопросов.
• Режим работы склада и схема проезда сделают работу с компанией более удобной.

Обратите внимание

Счет часто является первым документом, с которым работают представители потенциального клиента. Он почти всегда попадает на стол к руководителю компании или другому ответственному лицу. Предприниматель или компания могут использовать эти особенности документа с пользой для бизнеса.

Нужна ли на счёте печать

Так как особых требований к счету законодательство не предъявляет, обязанности ставить на него печать тоже нет. Однако руководство некоторых компаний может не подписать оплату счета без печати. Кроме того, печать обязательно должна присутствовать на счете-договоре оферты, подчеркивая его значимость.

Естественно, не требуется печать на счете предпринимателей, работающих вообще без нее.

В каких случаях счёт признают первичным документом

Как уже говорилось, счет официально не является первичным документом. Однако сами партнеры по бизнесу часто признают его необходимым, например, указывая в договоре, что оплата производится на основании выставленных счетов. У некоторых, особенно государственных, предприятий, необходимым для подписания оплаты счета является требование указать номер договора, по которому поставляется товар, оказываются услуги или производятся работы.

Таким образом сами компании признают первичность документа, однако с точки зрения ФНС и других контролирующих и законодательных органов, он таким не становится:

• При оформлении сделок в бухгалтерских проводках для подтверждения отгрузок, выполненных работ или предоставленных услуг используются акты, счета-фактуры, УПД, но не используются счета на оплату, что делает их вторичными.
• Выставление счета на оплату не гарантирует того, что сделка состоится: его могут оплатить или не оплатить. То есть этот документ не отражает хозяйственную деятельность компании или предпринимателя.

Чем отличаются счета на оплату ООО и ИП

Если взять, например, образец счета на оплату ИП за услуги и подобный документ ООО, разницы сразу можно и не увидеть, особенно если ИП применяет печать. Как правило, на счетах компаний минимум две подписи: бухгалтера и руководителя, а у предпринимателя – одна. Однако, как уже было сказано, единой формы нет, поэтому счета ИП также может подписывать штатный бухгалтер.

Для выставления счета на оплату самозанятый за образец также может взять любой документ ИП или ООО и сделать на их основании свой, который будет отличаться отсутствием печати и одной подписью.

Обратите внимание

В реквизитах ООО, которые обязательно указывают на счете для заполнения платежного поручения, есть обязательный элемент – КПП, отсутствующий у ИП и самозанятых.

Зачем нужен счет на оплату

Это документ для осуществления платежей. В некоторых случаях он является предварительным соглашением, в котором продавец указывает перечень товаров или услуг с оговоренной ценой и количеством для покупателя. Счет на оплату выставляется после заключения между сторонами договора, как дополнение к нему, но иногда это отдельный юридически значимый документ.

Случаи, когда он обязателен:

• отсутствует договор, то после оплаты он подтверждает сделку;
• когда выставление прописано в договоре.

Оформляется в одном экземпляре в бумажном или электронном виде.

Кто оформляет

Счет на оплату обычно выставляет бухгалтер и передает его руководителю организации, который удостоверяет регистр своей подписью.

Если при оформлении допущены какие-либо ошибки, их не стоит исправлять. Сформируйте счет заново.

Можно ли оформить без договора

Можно, но в этом случае в счет включают все условия, обязательные для соглашения. К ним относятся:

• порядок и сроки расчетов;
• наименование и количество товара или услуг.

В этом случае счет является офертой и имеет юридическую силу.

Счет-оферта

Счет-оферта, говоря простым языком, — коммерческое предложение, с которым потенциальный клиент соглашается и оплачивает или отказывается. Отказ желательно оформлять в письменном виде. Для оферты нет унифицированной формы, при составлении бюджетная организация чаще всего использует самостоятельно разработанный бланк.

Счет является офертой, если в нем есть такие реквизиты:

• адресат,
• существенные условия соглашения;
• намерение лица-отправителя (оферента) считать себя заключившим договор.

Чтобы он имел юридическую силу, получателю необходимо и достаточно его оплатить (акцептовать), о чем говорится в ст. 438 ГК РФ.

Разберем, какие бывают оферты:

1. Безотзывная — заключается со всеми желающими, не ограничена по срокам.
2. Свободная — чаще всего делается для определенных организаций, которые проявляют интерес к товару или услуге.
3. Твердая — делается индивидуально для конкретной организации, где четко прописываются сроки, в течение которых возможен акцепт.
4. Публичная — предложение, которое делается публично.

Счет-договор

Это счет на оплату и договор в одном документе, в нем прописываются сразу необходимые условия сотрудничества. Часто его заключают, когда поставка небольшая. Проще и быстрее создать регистр на одном листе, нежели печатать полноценное соглашение и тратить время на его согласование.

В статье 441 Гражданского кодекса написано, что перед заключением соглашения допускается предоставить оферту.

1. Бланк разрешено подписывать в одностороннем порядке. Главное — прописать пункт, что в случае оплаты заказчиком договор считается заключенным, а заказчик согласен со всеми указанными условиями.
2. Оформляется в двух экземплярах для каждой стороны. Оба имеют одинаковую юридическую силу.

Бесплатно выписать счет онлайн

Чтобы избежать ошибок, проще всего выставлять счет онлайн — это легко сделать в сервисе МойСклад. Нужно указать информацию о компании и плательщике, а система все сделает за вас.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word

Более 2 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад

Бланк можно взять любой или он утвержден государством?