В основе формата КУДиР лежит запись в хронологическом порядке всех операций по доходам и расходам за определённый этап. Этап этот равен отчётному периоду по налогам, то есть году.
К каждой записанной в книге операции должны прилагаться подтверждающие эту операцию документы, а их данные также должны быть отражены в книге. Документы могут являть собой чеки по совершённым операциям, кассовые ордера или любые другие варианты, которые формируются во время совершения операции.
КУДиР хранится предпринимателем в течение четырёх лет и предоставляется по запросу проверяющего органа. При этом, необходимости каким-либо образом заверять книгу в налоговом ведомстве или другом органе нет.
В том случае, когда деятельность в определённый отчётный период не ведётся, книга всё равно формируется. Просто при условии, что нет ни доходных, ни расходных операций, формировать нужно будет нулевую книгу.
В случае, когда вы не предоставляете КУДиР по запросу проверяющего, вам формируется штраф. Если речь идёт об отсутствии нулевой книги доходов и расходов, то штраф будет небольшим (порядка 200 рублей). Но при отсутствии книги на тот период, когда деятельность велась, санкции будут гораздо значительнее.
Допустимо, чтобы книга велась как в электронном формате на компьютере, так и в виде бумажного журнала.
Если вы собирайтесь вести бумажную книгу учёта, то нужно будет предварительно пронумеровать все страницы и прошить. Также количество страниц книги указывается на последней странице. Книгу заверяют подписью ИП, если есть — то и печатью.
В случае наличия исправлений в журнале, каждая пометка должна снабжаться заверением с помощью подписи и печати, либо приложенным удостоверяющим верность исправления документом.
Когда ведётся журнал в электронном формате, его в конце распечатывают и также прошивают и подписывают.
Сдавать КУДиР в налоговую инспекцию не нужно.
Как заполнять книгу учёта доходов и расходов
Книга сама делится на несколько важных частей. Разберёмся подробнее, что представляет собой каждая такая часть:
Титульный лист
- Строка «форма ОКУД» остаётся пустой.
- «Объект налогообложения». Тут вы пишите свою систему отчётности по налогам — «доходы» или «доходы минус расходы».
- «ОКПО» — здесь нужно обозначить код, который вы увидите, получив при регистрации письмо из Росстата.
- В остальные графах не забудьте заполнить ФИО, адрес, расчётный счёт и ИНН.
Первый раздел КУДиР
Делим этот раздел на четыре таблицы в формате пяти граф. Четыре — потому что заполнение идёт по каждому кварталу. Пять граф такие:
- Порядковое обозначение записи (номер)
- Подтверждающий операцию документ (дата и номер)
- Обозначение цели операции (Например: «Оплата по договору номер такой-то за такую-то услугу»)
- Доход, который будет участвовать в начислении налога.
- Расход, который участвует при формировании налога (Это для тех ИП, которые выбрали «упрощёнку» и заполняют книгу с объектом налога «доходы минус расходы»).
Важно! В случае, когда идёт возврат, вы записывайте операцию не в расходы, а также в доходы, но со знаком «минус».
Второй раздел
Предназначается для записи расходных позиций. Опять же — только для тех, у кого в объекте налогообложения значится «доходы минус расходы». Здесь будут числиться вещи, на которые пришлось потратить ту или иную сумму, чтобы из этого получился продукт (помещения, материалы и прочее).
А также сюда будут вписываться нематериальная составляющая — авторские права, товарные знаки и прочее.
Третий раздел
Здесь предпринимателю предстоит рассчитывать убытки. И не только в текущем периоде. В третий раздел книги также можно вписывать те убытки, которые вы пожелали перенести с прошлых периодов.
Четвёртый раздел
Отдельная часть для просчётов тех расходов, которые будут действовать на уменьшение налоговой суммы. Если у вас УСН объектом налогообложения которой являются «доходы». Это страховые выплаты во внебюджетные фонды — за всех наёмных работников и за себя.
Штрафы, как и в любом другом случае не несут ничего приятно, но исправно накладываются на предпринимателя, если тот допускает заполнение книги учёта с отклонениями от правил. В случае КУДиР, санкционные суммы начинаются от десяти тысяч рублей.
Особенности заполнения КУДиР
- Заполнение происходит на русском языке исключительно
- Отдельную книгу учёта нужно заполнять на каждый новый отчётный период
- Соблюдайте правило заполнения доходов и расходов. Это разные строки.
- Когда заполняется графа доходов, необходимо вписывать уточнение вида — что это, аванс, или что-то иное.
- Датой получения дохода по КУДиР считает день поступления денег
- В качестве расходов рассматриваются только прямые траты в целях получения товаров или услуг.
- Датой совершения расхода по книге будет день списания средств или выдачи из кассы.
- Дата расхода денег на товар, который потом должен быть реализован — это дата именно реализации товара.
- Также и с услугами по логистике, хранению и обслуживающим действиям. Дата расхода по этим операциям — это дата предоставления этих услуг.
- В книге нужно указывать каждый чек для потребителя. Либо же создаётся один ордер на совокупность нескольких операций.
- НДС выделяется в отдельную строку
- Если ваши сотрудники получают и аванс, и основную часть зарплаты, обе операции отражаются в КУДиР. Если речь о выдаче денег наличными из кассы фирмы, то в книге отражается помимо номер кассового ордера так же номер ведомости.
Книга учёта собирает в себе все данные по деятельности ИП, связанные с движением средств. В ней, при верном заполнении, можно найти и заработные платы, и деньги на коммуналку, страховые взносы и расходы по амортизации.
Книга учёта доходов и расходов — важный документ в деятельности ИП. Он необходим не только потому что этого требует проверочный орган. Книга — отличная база для сохранения порядка в фирме.
Если вы будете постоянно практиковать её заполнение, то у вас никогда не возникнет ситуаций с потерей той или иной документации и бухгалтерским учётом, а также не возникнет внештатных ситуаций с проверками от ФНС.
Книга и обязанности
Форма для каждого своя
К нигу учета доходов и расходов обязаны вести индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения и УСН на патенте 1 (ст. 346.24 и 346.5 НК РФ). При этом приказом Минфина России от 31.12.2008 г.
№ 154н утверждены две формы такой Книги: первая предусмотрена для налогоплательщиков, применяющих обычную упрощенную систему, вторая — для предпринимателей, выбравших патентную «упрощенку». Этим же нормативным актом утвержден и Порядок заполнения соответствующих Книг учета (далее — Порядок заполнения).
На основе данных такой Книги заполняется налоговая декларация по УСН.
Перечислим основные требования по составлению Книги учета:
- отражаются все доходы и расходы за отчетный (налоговый) период, учитываемые при исчислении единого налога;
- операции указываются в хронологическом порядке (дата операции определяется по данным первичных документов);
- каждая операция занимает отдельную строку;
- подчистки и помарки не допускаются.
Оформлять учетные документы необходимо в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Об этом сказано в письме Минфина России от 21.06.2007 г. № 03-11-05/135.
На каждый календарный год заводится новая Книга учета. Ее можно вести как в электронном виде, так и на бумаге. Перейти с бумажной формы ведения Книги учета на электронную можно как с начала года, так и в течение налогового периода, например, по окончании I квартала (письмо Минфина России от 16.01.2007 г. № 03-11-05/4).
Также обратите внимание, что если предприниматель не вел деятельности в течение года, по его окончании он должен подать «нулевую» декларацию по форме № 3-НДФЛ, а в следующем году оформить новую Книгу учета доходов и расходов (письмо УФНС России по г. Москве от 16.12.2004 г. № 27-08/81075).
Нужно ли заверять в налоговой инспекции?
Налоговый кодекс передает Минфину России полномочия на утверждение формы и порядка заполнения Книги учета доходов и расходов (ст. 346.24 НК РФ). Выполняя это предписание, финансовое ведомство установило, что книга должна ежегодно в определенный срок направляться в налоговый орган и заверяться его представителем (п.
1.5 Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов, утв. приказом Минфина России от 31.12.2008 г. № 154н).
При этом чиновники считают, что несвоевременное заверение книги равносильно несвоевременной подаче документов, необходимых для проведения налогового контроля, что наказывается штрафом в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ).
Так, согласно позиции Минфина, если предприниматель заполняет Книгу учета в печатном виде, ее сначала нужно завизировать в налоговой инспекции. Для этого оформляется титульный лист книги, документ прошнуровывается и пронумеровывается. На последней странице указывается количество страниц и ставится подпись предпринимателя.
Доказательством того, что книга завизирована, будет подпись сотрудника инспекции и печать налоговой. Если Книга учета закончилась до окончания налогового периода, предпринимателю придется завести новый документ и так же заверить его в налоговой инспекции.
Распечатку же электронного варианта Книги необходимо представить в инспекцию не позднее последнего дня сдачи налоговой декларации. Напомним, что в предыдущем приказе Минфина России от 30.12.2005 г. № 167н на аналогичную тему только говорилось, что электронная Книга учета заверяется после завершения налогового периода.
А когда именно: через месяц, два, полгода — не уточнялось.
Предприниматели отчитываются за налоговый период до 30 апреля следующего года включительно (ст. 346.23 НК РФ).
Однако Налоговый кодекс не содержит каких-либо требований по подаче книги в налоговый орган. Поэтому о сроках ее сдачи и соответствующем заверении не должно идти речи. Аналогичная позиция изложена в письме ФНС России от 03.02.2010 г.
№ ШС-22-3/84@. Главные налоговики считают, что указанные книги заверяются только по просьбе налогоплательщиков, а инспекторы не вправе этого требовать. Соответственно, нельзя наказать компанию на УСН ни за опоздание с заверением книги, ни за ее ежегодное непредставление.
Единственная реальная опасность — неотчитавшийся «упрощенец» станет кандидатом на проведение налоговой проверки.
Правда, ВАС РФ придерживается мнения, что требование п. 1.5 Порядка представлять данные книги для заверения в инспекцию нормам Налогового кодекса не противоречит (определение от 22.12.2009 г. № ВАС-13965/09).
Минфин вправе не только утверждать форму и порядок заполнения книги учета доходов и расходов, но и порядок ее заверения в налоговом органе. К такому выводу ВАС РФ пришел в решении от 11.09.2009 г. № 9513/09.
По мнению суда, книга учета является не только документом налогового учета, но и заменяет для упрощенцев необходимость ведения бухгалтерского учета. Принимая положения о заверении книги, Минфин тем самым определил ее форму и порядок заполнения, то есть действовал в соответствии со статьей 346.24 Налогового кодекса. Порядок заверения книги в данном случае следует отнести к ее форме, поскольку форма включает способ существования содержания, неотделимый от него и служащий его выражением (решение ВАС РФ от 26.01.2009 г.
№ 16758/08).
Таким образом, решение, заверять или нет книгу учета в налоговой инспекции, предпринимателю придется принимать самостоятельно. Но при этом не стоит забывать, что чиновники имеют склонность менять свое мнение.
Как исправить ошибки
Если предприниматель обнаружил ошибку в Книге учета в прошлом налоговом периоде, в нее нужно внести исправления. Дело в том, что правила внесения исправлений в Книгу учета не зависят от того, в каком периоде возникла ошибка (в прошлом или текущем). Об этом сказано в письме УФНС России по г. Москве от 28.11.2005 г. № 18-11/3/87288.
Исправления можно внести несколькими способами:
- перечеркнуть неверное значение показателя и вписать правильное;
- провести дополнительную операцию (например, если сумма по операции занижена);
- метод «красное» сторно (отражается аналогичная операция со знаком «минус»).
Все исправления должны быть обоснованы. Рядом с исправленной записью ставится дата корректировки и подпись предпринимателя.
Порядок заполнения…
…при обычной УСН
Рассмотрим порядок заполнения Книги учета предпринимателями, которые применяет традиционную «упрощенку».
Раздел I
Раздел I состоит из 4 таблиц, в которых отражают доходы и расходы за каждый квартал.
На титульном листе не нужно указывать дату и номер уведомления о возможности применять упрощенную систему.
В графе 1 записывается порядковый номер, в графе 2 — дата и номер первичного документа, на основании которого делается запись, в графе 3 — содержание операции, в графах 4 и 5 — доходы и расходы. Как известно, порядок заполнения этого раздела зависит от того, какой объект налогообложения выбрал налогоплательщик. Если предприниматель платит единый налог с доходов, то он помимо первых 3 граф дополнительно отражает показатели в графе 4.
А вот заполнять графу 5 обязаны только упрощенцы с объектом «доходы минус расходы». Однако ее вправе по своему усмотрению заполнять и предприниматели, применяющие «доходную» «упрощенку» (письмо Минфина России от 15.08.2008 г. № 03-11-04/2/118).
В этом случае они отражают в графе 5 расходы, которые связаны с получением доходов, облагаемых в соответствии с УСН. Еще раз повторимся, что это право, а не обязанность.
Итак, в графе 4 отражают доходы, которые учитывают при расчете единого налога. Это выручка от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) и внереализационные доходы. В графе 4 не учитывают доходы:
- указанные в статье 251 Налогового кодекса;
- облагаемые налогом на прибыль по ставкам 0, 9 и 15 процентов. Это доходы, полученные в виде дивидендов, а также по операциям с отдельными видами долговых обязательств.
Из порядка заполнения раздела I четко следует, как нужно отражать доходы при переходе на УСН с общего режима (метод начисления). В этом случае на дату такого перехода в графе 4 нужно отразить денежные средства, полученные на общем режиме в оплату по договорам, которые будут исполнены уже при работе на спецрежиме. В то же время не учитывают в доходах предоплату, полученную на УСН, если она уже была включена в базу по налогу на прибыль.
Отметим, что аналогичные положения прописаны и в подп. 1, 3 п. 1 ст.
346.25 НК РФ.
В графе 5 отражают расходы, которые уменьшают налоговую базу. Закрытый перечень таких затрат приведен в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ.
Справку к разделу следует составлять только при объекте налогообложения «доходы минус расходы» и лишь после окончания налогового периода. В строке 010 отражаются полученные доходы, в строке 020 — учитываемые расходы, в строке 030 — разница между уплаченным минимальным и исчисленным единым налогами за прошлый налоговый период, если налогоплательщик решил уменьшить на нее налоговую базу. Сама налоговая база указывается в строке 040 или 041.
Предприниматель А.С. Корольков применяет УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы». На его расчетный счет 27.01.2010 г. поступило 74 200 руб. за реализованные товары, а 28.01.2009 г. была выдана зарплата за январь, составившая 51 800 руб., и перечислен НДФЛ в размере 6 734 руб. Отразим данные операции в Книге учета доходов и расходов.
Согласно пункту 1 статьи 346.17 НК РФ при упрощенной системе доходы учитываются на дату получения денег и другого имущества. Значит, 27.01.2010 г. в Книге учета следует зафиксировать доходы от реализации: в графе 2 записать дату и номер платежного поручения, в графе 3 — фразу «получены денежные средства за проданные товары», в графе 4 — 74 200 руб.
В соответствии с подп. 6 п. 1 ст.
346.16 и подп. 1 п. 2 ст.
346.17 НК РФ 31.01.2010 г. предприниматель вправе признать расходы на оплату труда вместе с перечисленным НДФЛ. Выделим для них две строки: в первой в графе 2 укажем дату и номер ведомости на заработную плату, в графе 3 — «выдана заработная плата за март», в графе 5 — 51 800 руб.; во второй в том же порядке приведем дату с номером платежного поручения на уплату НДФЛ, фразу «перечислен НДФЛ» и 6 734 руб.
Заполненная часть раздела I приведена в Таблице 1.
Таблица 1. Фрагмент Книги учета доходов и расходов за I квартал
Раздел II
Раздел II для записей расходов на покупку (сооружение, изготовление) основных средств и нематериальных активов заполняется только при объекте налогообложения «доходы минус расходы» (п. 3.1 Порядка).
В графе 1 записывается порядковый номер, в графе 2 — наименование объекта основных средств или нематериальных активов, в графах 3-5 — даты оплаты, сдачи документов на регистрацию и ввода в эксплуатацию (постановки на учет). В графе 6 проставляется первоначальная стоимость имущества, в графе 7 — срок полезного использования, в графе 8 — остаточная стоимость, а в графе 9 — число кварталов налогового периода, в течение которых распоряжались объектом. Графа 10 предназначена для указания доли стоимости объекта, принимаемой в расходы за налоговый период, а графа 11 — доли за каждый квартал налогового периода.
В графах 12 и 13 фиксируются значения поквартальных и годовых расходов. Графа 14 введена для записей расходов на данный объект, учтенных в предыдущие налоговые периоды применения упрощенной системы, а графа 15 — суммы, переносимой на следующие годы. В графе 16 указывается дата реализации или иного выбытия актива.
По объектам, купленным (построенным, изготовленным) при упрощенной системе, графы 7, 8, 14 и 15 не заполняются.
В пункте 3.3 Порядка говорится, что в разделе II можно отражать не только расходы на приобретение, сооружение и изготовление, но и на реконструкцию, достройку, модернизацию и техническое перевооружение основных средств. Такие затраты отражают на последнее число отчетного (налогового) периода в размере уплаченных сумм.
Отметим также, что в графу 6 следует вносить первоначальную стоимость основных средств и нематериальных активов, появившихся у налогоплательщика при упрощенной системе. То есть по объектам, приобретенным (построенным и т.д.) до перехода на УСН, графа 6 не заполняется. Расходы на модернизацию (реконструкцию, достройку, дооборудование или техническое перевооружение) основных средств, приобретенных до перехода на «упрощенку», рекомендуется отражать не в графе 6, а в графе 8.
Иначе говоря, как первоначальную, а не как остаточную стоимость. При этом списывать такие расходы необходимо согласно подпункту 1 пункта 3 статьи 346.16 НК РФ равными долями по кварталам, оставшимся до конца налогового периода.
Раздел III
Раздел III, в котором отражаются убытки, уменьшающие базу по единому налогу, заполняется только при объекте налогообложения «доходы минус расходы». Напомним, что с 2009 года упрощенцы могут учесть всю сумму полученных убытков единовременно без каких-либо ограничений (п. 7 ст.
346.18 НК РФ). Сделать это можно в течение 10 лет, следующих за убыточным годом. Ранее доля списываемого убытка в налоговой базе не могла превышать 30 процентов.
Оставшуюся часть предприниматель мог перенести на следующие налоговые периоды.
В строке 010 указывают общую величину убытков, перенесенных с прошлых периодов, а в строках 020-110 суммы распределяют по годам их появления. По строке 120 отражают налоговую базу, взяв показатель из строки 040 справки к разделу II. По строке 130 приводится сумма, на которую будет уменьшена налоговая база.
По строке 140 следует фиксировать убытки за налоговый период — показатель копируется из строки 041 справки к разделу I. В строку 150 вносят неиспользованную сумму убытков на конец налогового периода, а в строках 160-250 расписывают, когда они возникли.