Изменение фамилии в трудовой книжке

Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.

В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.

Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!

Вот примерный образец такого заявления:

Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И

от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.

Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:

• копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
• копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ

СНИЛС

Также при смене фамилии придется поменять страховое пенсионное свидетельство, то есть СНИЛС. На нем указаны персональные данные гражданина, поэтому документ нужно обновить. Речь идет о самой карточке — номер лицевого счета останется прежним.

Получить новый СНИЛС сотрудница может, самостоятельно обратившись в отделение ПФР, либо через работодателя. При обращении в орган ПФР старое свидетельство изымут, а взамен выдадут новое.

Издание приказа

Теперь пришла пора издать приказ о смене фамилии сотрудницы. Опять же, закон не устанавливает для этого приказа какой-то определенный формы, поэтому его можно составить на собственное усмотрение. Вместе с тем в статье 9 закона 402-ФЗ приведены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в приказе.

Не углубляясь в детали, предлагаем примерную форму такого документа:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Ромашка»

Контур.Фокус — быстрая проверка контрагента!

о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

г. Москва 12.02.2018

На основании свидетельства о браке Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника

изменить в учетных документах фамилию менеджера Сидоровой Марии Ивановны на фамилию Петрова.

Генеральный директор /И.И. Иванов/

В приказе можно дополнительно указать, кому из сотрудников кадровой службы поручается его исполнение, и кто должен за этим проследить. Сотрудницу следует ознакомить с документом под подпись.

Исправление фамилии в трудовой книжке

В трудовую книжку сотруднице также следует внести изменение. Порядок таков:

• старая фамилия перечеркивается одной чертой;
• рядом вносится новая;
• на форзаце поясняется причина исправления со ссылкой на документ-основание.

Такой порядок установлен пунктом 2.3 Инструкции из постановления Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 и пунктом 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года.

Страничка с измененными данными сотрудницы будет выглядеть так:

Запись о смене фамилии на внутренней стороне обложки следует удостоверить подписью специалиста, который внес изменения, и печатью (при наличии).

Немного об ответственности

Контур.Норматив — справочно-правовая система!

С одной стороны, страхователи обязаны представлять достоверные сведения о своих работниках. С другой стороны, самих работников закон прямо не обязывает сообщать работодателю об изменении персональных данных. Чтобы не попадать в неприятности, связанные с этим казусом, рекомендуется заранее предпринять определенные действия:

1. Закрепить в должностных инструкциях, трудовом договоре или локальном акте обязанность работников сообщать о смене фамилии и других персональных данных. Например, можно издать Положение о работе с персональными данными.
2. В документах из пункта 1 указать конкретный срок, в течение которого работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных.
3. Ознакомить работника с этими документами под подпись.

Если соблюсти эти три условия, то работника можно будет привлечь к ответственности за неисполнение обязанности информировать работодателя об изменении персональных данных.

Когда в организацию приходит новый сотрудник, нужно получить с него достоверную информацию об имени, адресе, паспортных данных и образовании. Также желательно обязать его сообщать работодателю об изменении этих данных, например, в пятидневный срок.

На основании каких документов меняют данные в трудовой книжке

С 01.09.2021 изменился порядок ведения и хранения трудкнижек — вступил в силу новый приказ Минтруда № 320н. Норматив отменяет действие постановления правительства № 225 от 16.04.2003, постановлений Минтруда № 50 от 24.06.1994, № 69 от 10.10.2003 и приказа Минтруда № 588н от 31.10.2016. Кроме того, утверждены новые бланки ТК и вкладыша к ней, но в отличие от обновленного порядка, измененные формы документов следует применять только с 01.01.2023.

Перечень документов, в которых прописано, как изменить на титульном листе фамилию, дату и другую информацию, установлены приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021. Пункт 7 утвержденной им инструкции определяет перечень документов-оснований:

• паспорт;
• свидетельство о рождении;
• свидетельство о браке или о его расторжении;
• документы с подтверждением изменения (с указанием номера и даты).

Наличие этих бумаг позволит специалисту по кадрам внести информацию в трудкнижку сотрудника.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, можно ли иметь тройную фамилию. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как писать заявление о необходимости исправить Ф.И.О.

Работодатель вносит запись о смене фамилии в трудкнижку. Для оформления организация запрашивает у работника заявление в письменной форме с просьбой об изменении записей. Утвержденный образец отсутствует. Формат обращения — произвольный.

Заявление включает такие сведения:

1. Название учреждения-работодателя, должность и Ф.И.О. руководителя.
2. Должность и Ф.И.О. обратившегося работника.
3. Дата оформления обращения.
4. В середине следующей строки — слово «заявление».
5. Текст обращения с просьбой излагают ниже.
6. После текста работник ставит подпись и расшифровывает ее.

К заявлению об изменении следует приложить документы-основания.

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

от главного бухгалтера Викторовой В.В.

В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с Викторовой на Никанорову прошу внести изменения в трудовую книжку и другие кадровые документы.

1. Копия свидетельства о заключении брака.
2. Копия паспорта.

Как внести изменения в трудовую книжку

Внесение записи регулирует приказ Минтруда № 320н: в п. 7 указано, как исправить фамилию в трудовой книжке в связи с замужеством или по другой причине. Запись вносят на 1-й (титульный) лист.

1. Имеющуюся запись с прежней информацией перечеркивают одной чертой.
2. Рядом с перечеркнутой вносится новая информация. Это делают над записью, рядом, под записью — момент нормативно не урегулирован. На внутренней стороне обложки указывают документы-основания для корректировки. Строгая формулировка не утверждена. Вариантом является «Фамилия в трудовой книжке изменена на основании свидетельства о браке…». Работодатель указывает номер свидетельства-основания и его дату.
3. Запись на внутренней стороне обложки заверяет работодатель или лицо, которое им уполномочено (с расшифровкой), с указанием даты.
4. Работодатель ставит печать учреждения или печать кадровой службы (если таковые имеются). Печать не должна перекрывать внесенные записи.

Все надписи производят разборчиво, без сокращений.

Вот образец, как правильно изменить фамилию в трудовой книжке в 2022 году:

А вот образец, как писать в личном листке по учету кадров о смене фамилии из-за вступления в брак, — аналогично ТК, укажите в личном листке такую запись: