График отпусков 2025

Утверждать график отпусков должен каждый работодатель, это обязательный документ (ст. 123 ТК РФ). Исключения – микропредприятия и некрупные некоммерческие организации, которые отказались полностью или частично принимать локальные нормативные акты, в том числе график отпусков (Государственной инспекции труда в г.

Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/Ю-3366-ОБ/18-1193).

График отпусков определяет очередность предоставления отпусков в календарном году. Отметим, что игнорировать составление и утверждения графика отпусков не следует не только потому, что это обязательный документ и за его отсутствие работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании п. 1 ст.

5.27 КоАП РФ. Это еще и крайне практичный для работодателя документ. Он помогает избежать возможных споров с работниками относительно периода использования отпуска, ведь график отпусков обязателен и для работника, и для работодателя (ч.

2 ст. 123 ТК РФ).

Надо ли учитывать пожелания работников

Трудовое законодательство не обязывает работодателя учитывать пожелания работников по использованию времени отдыха. Поэтому, если организация составит график отпусков самостоятельно, с учетом особенностей работы компании, без опроса работников, нарушения ТК РФ не будет. Между тем, практически все работодатели проявляют лояльность в данном вопросе и стараются учитывать мнение работников по датам отпусков.

Компании до составления графика отпусков предварительно опрашивают работников о предпочтительных датах отдыха, и после того, как соберут информацию, формируют график отпусков.

Между тем, есть категории работников, которым работодатель должен предоставить отпуск в удобное время. С 7 октября 2022 перечень дополнен новой категорией работников. Так, работники, которые были призваны на военную службу по мобилизации, после возобновления трудового договора в течение 6 месяцев могут использовать отпуск в удобное для них время.

При этом не имеет значения продолжительность стажа работы в компании.

Возникает вопрос: как отразить в графике отпусков период отпуска работника, относящегося к такой льготной категории. Алгоритм действий предлагает Минтруд России. По мнению ведомства, у работника надо узнать желаемые даты использования отпуска и включить эту информацию в график отпусков.

Если работник впоследствии захочет изменить даты отпуска, он Должен написать работодателю соответствующее заявление. Работодатель, в свою очередь, на основании заявления, должен изменить даты отпуска, отказать в этом работнику компания не вправе (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 1ЩЮОГ-17786).

Каких работников включать в график отпусков

• дистанционных работников (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
• совместителей;
• сотрудников, которые работают по срочным Трудовым договорам. Таких работников надо включить в график и в том случае, если в следующем календарном году трудовой договор с ними будет расторгнут (письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14- 2/В-395, от 27.03.2020 № 14-2/В-321);
• сотрудников, работающих на условиях неполного рабочего времени (ч. 4 ст. 93 ТК РФ).

А вот «декретниц» (работниц, которые находятся в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу за ребенком) в график отпусков включать не надо, но только в том случае, если они будут в декретном отпуске полный календарный год. Если часть года будет рабочая, таких сотрудниц также следует включить в график отпусков. Такие рекомендации дают представители Роструда.

Также не надо включать в график отпусков мобилизованных работников, поскольку трудовой договор с ними приостановлен. В течение шести месяцев после возобновления трудового договора работник имеет право воспользоваться отпуском в любое удобное для него время (ч. 9 ст. 351.7 ТК РФ).

Упростите работу HR-отдела, ускорьте коммуникацию кадровиков с сотрудниками – подключите сервисы кадрового ЭДО от компании Такском

✔ Удобно
Без бумажной волокиты
✔ Быстро
Моментальный обмен документами
✔ Экономно
Снижение расходов на бумагу, печать, пересылку, хранение
✔ Универсально
Интеграция с вашей учётной системой

Сроки составления

Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 123) утверждены крайние сроки согласования и принятия графика отпусков на предприятии на будущий календарный год – не менее чем за 14 дней до его наступления. Из этого следует, что на 2025 год документ необходимо подписать руководителем организации не позднее 17 декабря 2022 года.

Так как по календарю это будет суббота, возможен перенос крайних дат, о чем сообщится дополнительно ближе к дате утверждения.

Главное, чтобы одна из частей составляла не менее 14 дней. Также некоторые фирмы в зависимости от производственного процесса и загрузки практикуют одновременный отпуск для большинства или всего коллектива на определенный период времени.

Возможные нарушения

Во избежание конфликтов и недоразумений в компании ответственные за составление графика лица должны следить за правильностью согласования, внесения данных и изменений. Среди частых нарушений можно отметить:

1. Неполный перечень сотрудников. В список должны быть включены все работники предприятия согласно штатному расписанию, а также лица, занятые по совместительству, и женщины, у которых в будущем году закончится декрет.
2. Отсутствие информации о длительности отдыха без сохранения заработной платы, времени обучения, по уходу за ребенком, беременности и родам.
3. Нет согласования с профсоюзным комитетом, если подобная организация функционирует на предприятии.
4. Отсутствие изменений при их возникновении.
5. Более поздняя дата утверждения, чем предусмотрено ТК РФ.
6. В графе указан только месяц предоставления без точных дат.
7. Неправильное разделение дней отдыха на части.
8. Отсутствие факта ознакомления сотрудников с текстом графика под подпись.
9. Работодатель не следит за исполнением документа.
10. В перечне нет информации о дополнительных отпусках.
11. Неточности, неразборчивые и трудно читаемые написания и сокращения.
12. Перенос даты без отображения в графике.

Выполнение локального нормативного документа обязательно для работодателя и наемного сотрудника. За нарушение его требований предприятию грозит административная ответственность, работнику – дисциплинарные взыскания.

Чье мнение учитывать при составлении

График отпусков (статья 123 ТК РФ) устанавливает очередность отдыха сотрудников в организации. Документ утверждается руководителем на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника. Работодатель сам решает, принимать ли во внимание пожелания сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно.

К ним относятся:

• женщины с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет и другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей (ст. 262.2 ТК РФ);
• сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
• почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
• пострадавшие из-за чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).

Мобилизованных работников тоже надо включать в график отпусков. Период, на который мобилизовали сотрудников, неизвестен, но они все равно остаются работниками организации (376-ФЗ от 07.10.2022). Включите их в отпускной план и предоставьте отпуск, когда такие работники вернутся и снова приступят к трудовым обязанностям, — в любое удобное для них время.

По какой форме составлять график

Для составления документа рекомендуется унифицированная форма № Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Выглядит образец пустой таблицы графика отпусков следующим образом.

Не возбраняется использовать и другой бланк, но его необходимо утвердить приказом. Чаще всего он готовится на основе унифицированного, но с добавлением нужных граф (например, для подписи сотрудников об ознакомлении) и удалением неактуальных.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить и утвердить график отпусков на 2025 год. Используйте эти инструкции бесплатно.

Что отражать в графике

Ответственный исполнитель обязательно вносит занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отдыха в календарных днях. Количество дней у сотрудников разное, поскольку оно складывается из:

• основного отпуска, который, по ТК РФ, составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
• дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере, и др.);
• дней, которые не использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Как оформить график

При составлении локального документа руководствуемся ст. 123 ТК РФ.

Актуальная инструкция, как составить, заполнить и утвердить график отпусков:

Шаг 1. Собрать пожелания работников.

Шаг 2. Последовательно заполнить все ячейки бланка.

Шаг 3. Согласовать документ с профсоюзной организацией.

Шаг 4. Утвердить документ и ознакомить с ним коллектив.

Начинать процесс составления документа необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения закрепляется в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

• ответственный за составление (чаще всего руководитель отдела кадров);
• ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
• сроки предоставления таких сведений;
• образец реестра отпусков сотрудников, если такой используется для сбора пожеланий.

Сведения от каждого подразделения предоставляются в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям пустая таблица заполняется данными, заверяется подписью ответственного лица (обычно это кадровый работник) и утверждается директором, обретая тем самым статус официального локального нормативного акта организации.

Вот образец заполненного графика отпусков на 2025 год по форме Т-7 (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):

Как внести изменения или отменить график отпусков

Составленный и утвержденный график обязателен к исполнению как работодателем, так и работником. Но Трудовым кодексом допускается перенос или продление отдыха сотрудника (ст. 124 ТК РФ). Основание для изменений:

• временная нетрудоспособность работника, наступившая во время отдыха;
• несвоевременная оплата отпуска;
• исполнение в период отдыха государственных обязанностей.

Для оформления переноса требуется получить от работника заявление, на основании которого издается приказ. При внесении изменений указывается дата начала перенесенного отдыха и причина переноса.

В исключительных случаях, в связи с производственной необходимостью, допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год, но только с согласия работника.

Изменения вносятся в случае:

• временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
• отзыва из него;
• если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем периоде неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации;
• по просьбе работника и при согласии работодателя.

Отмена графика после его утверждения уже невозможна, все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформляются в виде приложений.

Знакомить ли с документом персонал

Документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений. Желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанном образце предусматривается графа для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7, то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.

Что вы узнаете

Правила составления графика отпусков

Обязательно ли составлять график отпусков каждой организации и ИП

График отпусков должен быть у всех работодателей по ч. 1 ст. 123 ТК РФ. Срок утверждения графика — не позднее чем за 2 недели до начала календарного года. На 2025 год срок утверждения — не позднее 16 декабря 2022 год.

Но есть исключение. Без графика отпусков могут работать компании и ИП, микропредприятия, некоммерческие организации. По ст.

309.2 ТК РФ они вправе отказаться от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков. Для отказа от графика они должны заключить с работниками трудовой договор по типовой форме, утвержденной Постановлением Правительства 858 от 27.08.2016. В п.

22 этой типовой формы прописать, что для согласования отпуска применяют письменное соглашение с работником. См. письмо Роструда ПГ/01488-6-1 от 15.02.2021.

Как в 2025 накажут за отсутствие графика отпусков

Штраф за отсутствие графика отпусков по ст. 5.27 КоАП РФ:

• от 1 до 5 тысяч рублей — для ИП или руководителя;
• от 30 до 50 тысяч — для организации.

Выявляют такие нарушение инспекции труда при проверках. В 2025 большинство проверок приостановлено. Но вы же знаете, что график отпусков нужен не только из-за штрафов ГИТ. График помогает учесть пожелания работников, не допустить пересечения отпусков, избежать переносов отпусков и оформления дополнительных документов.

Как за 1 день собрать пожелания от 1 000 сотрудников, проконтролировать пересечения, составить график и ознакомить с ним работников — смотрите на бесплатном вебинаре СБИС.

Каких сотрудников можно не включать в график

Не включать в график отпусков можно:

• Граждан, принятых в компанию по договору гражданско-правового характера, подряда или оказания услуг.
• Работниц в отпуске по уходу за ребенком, если они находятся там полный календарный год. Нельзя находиться в 2 отпусках одновременно, указал Верховный суд.
• Мобилизованного работника, с которым приостановлен трудовой договор. На это время приостанавливается исполнение обязанностей работодателя в силу ч. 3 ст. 351.7 ТК РФ. Так же ответил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».

При этом не забываем, что обязательно нужно включать в график отпусков работников, трудоустроенных по трудовым договорам, в том числе:

• Дистанционных работников. См. письмо Роструда ПГ/12255-6-1 от 14.05.2021.
• Тех, кто уволится в течение года. См. письмо Роструда ПГ/03709-6-1 от 09.03.2021.
• Внутренних и внешних совместителей.
• Работниц в отпуске по беременности и родам. Это вид отпуска длится 140 дней, меньше года.

Про внутренних совместителей 

Внутренних совместителей лучше включать в график отпусков двумя строчками: по основной должности и совместительству. Тогда сможете раздельно учитывать предоставление дней отпуска по основному месту работы и совместительству.

Это важно для ситуаций, когда различается количество «заработанных» дней ежегодного отпуска по внутреннему совместительству и по основной должности. Такое бывает, если работник трудоустроился по основному месту работы раньше, чем по совместительству. Или по основной должности имеет право на дополнительные дни отдыха за ненормированный график.

Роструд считает достаточным указать внутреннего совместителя в графике отпусков в одной строчке. Объясняет свою позицию тем, что по ч. 1 ст.

286 ТК РФ работодатель обязан предоставлять одновременно отпуска по основному месту работы и по совместительству. Но Роструд не объясняет, как работодателю фиксировать продолжительность таких отпусков, если они различаются. См.

письмо Роструда ПГ/60005-6-1 от 25.12.2020.

Что делать работодателю, если внутренний совместитель заработал 28 дней по основному месту работы, а по совместительству только 1 день? Есть 2 варианта:

• Предложите работнику оформить отпуск без сохранения зарплаты по совместительству. Но работник вправе отказаться и выйти на работу по совместительству, а по основному месту числиться в отпуске. Аналогично ответил Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».
• Предоставьте отпуск по совместительству авансом, если работник не отработал по совместительству 6 месяцев и просит о таком отпуске. Ст. 286 ТК РФ.

Когда задолженность по отпускам сгорает

Дни отпуска, которые работник не использовал, сохраняются за работником и могут быть использованы им в следующие годы. Это обязанность работодателя предоставить работнику неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды.

Работник не имеет право отказаться от отпуска и взять его деньгами. Компенсацию за неиспользованный отпуск в денежном выражении работник может получить только в случае увольнения. Основание — ч. 1 ст. 127 ТК РФ.

На сколько частей можно разделить отпуск

Ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на любое количество частей, но по соглашению с работником. Одна из частей отпуска должна быть не менее 14 дней. Это условие ст. 125 ТК РФ.

Продолжительность остальных частей отпуска закон не устанавливает. Некоторые работодатели определяют минимальную продолжительность ежегодного отпуска в локальных-нормативных актах. Например, пишут «продолжительность ежегодно отпуска должна быть не менее 7 дней» или «отпуск должен включать выходные дни».

Минтруд не запрещает вводить такие ограничения, рекомендует не дробить отпуск чрезмерно, чтобы работник успел отдохнуть. См. письмо Минтруда 14-2/ООГ-6958 от 24.09.2019.

Можно ли спланировать отпуск только на выходные или 1 день

Можно 14 дней отпуска разделить и предоставлять только в выходные или по 1 дню. Закон не запрещает, Минтруд не возражает. См. письмо Минтруда 14-2/ООГ-9754 от 07.12.2018, письмо Роструда 2143-6-1 от 17.07.2009. Остальные 14 дней ежегодного отпуска — это неделимая часть по ст. 125 ТК РФ. Их работник должен отгулять полностью.

Покажем на примерах оформление графика отпусков в СБИС

Какая форма графика отпусков лучше: Т-7 или собственная

Для графика отпусков разрешено применять бланк унифицированной формы Т-7 или использовать собственную форму работодателя. Скачайте примеры графиков отпусков.

Унифицированная форма Т-7 не является обязательной к применению с 01.01.2013 по информации Минфина России П3-10/2012.

Собственную форму графика отпусков разрабатывают для упрощения работы. Например, можно весь год вручать каждому работнику за 2 недели уведомление о начале отпуска, как того требует ч. 3 ст.

123 ТК РФ. Или 1 раз подписать график отпусков у всех работников. Для этого в шаблоне графика отпусков предусматривают 2 дополнительные графы.

Одна для подписи работника о том, что дата начала отпуска ему известна. Вторая для указания даты постановки такой подписи. Роструд это разрешает.

«По вопросу извещения сотрудников о начале отпуска сообщаем, что ч. 3 ст. 123 ТК РФ требует от работодателя извещения каждого работника под подпись о времени начала отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала.

По нашему мнению, формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п. Также считаем допустимым внести изменения в форму № Т-7, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой — указать дату уведомления о начале отпуска».

Выдержка из письма Федеральной службы по труду и занятости 1693-6-1 от 30.07.2014.

Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков

Какие работники имеют право выбирать дату отпуска 

Уйти в отпуск в удобное для себя время имеют право следующие сотрудники: