Каждый работник организации, осуществляющей образовательную деятельность, обязан знать и выполнять свою должностную инструкцию, которая определяет его функции, круг должностных обязанностей, права и ответственность. Мы распределили все должностные инструкции работников школы по разделам на должностные инструкции администрации школы, учителей и обслуживающего персонала.
Зачем нужна должностная инструкция
Должностная инструкция – это локальный и организационно-распорядительный акт, в котором подробно описывают трудовую функцию работника, его деловые качества (квалификационные требования: образование, опыт работы, наличие спецподготовки и др.), а также права, обязанности и возможная ответственность. В документе учитывают особенности производства, труда и управления у работодателя (ст. 8 ТК РФ, Письма Роструда от 9 августа 2007 г.
№ 3042-6-0 и от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1).
Требования к наличию должностной инструкции специалиста в организациях есть только в госучреждениях. В некоторых отраслевых нормах присутствует обязанность регламентирования должностных обязанностей:
- медработники — № 323-ФЗ ;
- частные охранники — Приказ МВД России № 960 от 22.18.2011 г.
Остальные руководствуются собственными потребностями в вопросе необходимости наличия должностных инструкций работников в организации. Возможно, в небольших компаниях они и не нужны, но на крупных предприятиях без конкретизации деятельности сложно проследить за качественным исполнением обязанностей.
Должностные инструкции предприятия (ДИ) — инструмент обоюдоострый, они нужны и работнику, и работодателю. Аналогичное мнение и у Роструда — письмо № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г.
Пример
Если в соответствии с должностной инструкцией продавец не обязан убирать свое торговое место, он вправе отказаться от уборки без дисциплинарных последствий.
Наоборот — должностные обязанности продавца совмещены с уборкой и это вписано в инструкцию, работодатель может применить взыскание в этому работнику в случает его отказа от уборки.
Функции должностной инструкции
Подробно описывает суть работы
Трудовую функцию определяют в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако отразить ее полностью сложно. Чаще всего указывают название должности и подразделение. Функцию и квалификацию описывают тезисно либо сразу дают ссылку на должностную инструкцию
Помогает обосновать: отказ кандидату в приеме на работу, увольнение сотрудника в связи с отсутствием деловых качеств
Благодаря инструкции легче обосновать:
– отказ в приеме на работу;
– увольнение сотрудника в течение испытательного срока;
– расторжение трудового договора, когда по результатам аттестации, знания и навыки работника не соответствуют занимаемой должности
Помогает избежать спорных ситуаций при распределении функционала
Эта особенность важна, когда внутри подразделения возникает спор: кто какую работу и в каком объеме должен выполнять. В частности, бухгалтеры в бухгалтерии, юристы в юридическом отделе и др.
Оправдывает временные кадровые решения по перераспределению обязанностей
Когда сотрудники одного подразделения одной должности фактически выполняют разную работу «на подхвате», но обязанности у всех по должностной инструкции одинаковы, одному можно временно поручить функционал другого и наоборот.
Часто в инструкции расширяют функционал работника. Например, дополняют обязанности бухгалтера. Если трудовая функция остается без изменения, то это допустимо
Доказывает, что дисциплинарное взыскание правомерно
Когда права и обязанности определены подробно, проще доказать, что и как нарушил сотрудник (ст. 192 и 193 ТК РФ). Например, кадровик не приносит руководителю кадровые документы на подпись, считая это работой секретаря
Вы можете изучить примеры ситуаций, при которых составлены разные виды должностных инструкций, в материале на нашем сайте
Виды должностных инструкций
По направленности (адресности)
Индивидуальная (для одного сотрудника)
Отражает квалификационные требования конкретного работника. Составляется специально для его должности. Может быть локальным актом или приложением к трудовому договору
Типовая (для нескольких сотрудников)
Такие работники должны выполнять одинаковые функции по одной должности при близких деловых качествах. Если есть отличия – то и инструкции у них должны быть разные. Это локальный акт
По юридической силе и способу изменения
Должностная инструкция – часть трудового договора
Раскрывает трудовую функцию конкретного работника. Изменение должностной инструкции возможно только по соглашению сторон (с согласия работника – ст. 72 и 74 ТК РФ). Оформляется письменно, в частности в виде дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6)
Должностная инструкция – отдельный локальный акт компании
Отделена от трудового договора – предназначена для многих работников. При необходимости работодатель может изменить ее. Главное – чтобы трудовая функция работников осталась прежней. В частности, принята новая и снова представлена сотрудникам для ознакомления под роспись (Письмо Роструда №4412-6)
По требованию к содержанию
Должна отражать обязательные требования к квалификации
Если не отразить, сотрудники не смогут подтвердить льготный стаж, особый порядок оплаты труда и иные гарантии, связанные с работой (ч. 2 ст. 57 , ст. 195.3 ТК РФ)
Не должна отражать обязательных требований к квалификации
Проверьте, утверждены ли обязательные квалификационные требования для должности вашего работника. Если нет, то профстандарты ( Справочник профессий , Реестр профессиональных стандартов), а также ЕТКС, ЕКС применять не нужно
Как в трудовом договоре сослаться на должностную инструкцию, когда она часть трудового договора, смотрите здесь.
Совет
Должностная инструкция может быть разработана в компании заранее с учетом необходимых реквизитов к этому документу. Составлять инструкцию по конкретной должности можно, ориентируясь на схожие квалификационные требования, даже когда по закону делать это необязательно.
Обратите внимание! Должностная инструкция пример – не может быть разработана для всех работников компании в едином документе. Для каждой должности свои квалификационные требования, права и обязанности.
Какие требования закона, судебной и инспекционной практики нужно учесть при составлении должностной инструкции вы узнаете из новейшего кадрового курса .
В данном случае работодатель вправе составить персональные должностные инструкции для каждого
Должностная инструкция сотрудника поможет в следующих случаях:
- в суде как доказательство исполнения / неисполнения должностных обязанностей;
- обосновать отказ в приеме на работу;
- проверить квалификацию сотрудника в период испытательного срока;
- распределить или конкретизировать функции между работниками, если они занимают одинаковые должности.
Совет
Для повышения эффективности труда работодатель в должностных инструкциях персонала вправе распределить обязанности между работниками, занимающими одинаковые позиции. При этом, в штатном расписании таким должностям устанавливаются одинаковые оклады. Надбавки, доплаты и другие выплаты могут различаться в зависимости от квалификации, сложности работы и прочих показателей.
Как составить должностную инструкцию
В организации могут быть два типа должностных инструкций — типовые и индивидуальные.
Пример
В канцелярии работает несколько специалистов. У них разные функции: кто-то отвечает за электронный документооборот, кто-то регистрирует входящую корреспонденцию и т.д. Должность у них одна — инспектор канцелярии, а обязанности разные.
В данном случае работодатель вправе составить персональные должностные инструкции для каждого инспектора. Если же у работников, занимающих одинаковые должности, нет разницы в функциональных обязанностях, смысла составлять отдельные требования каждому нет. Достаточно одного экземпляра общей должностной инструкции с приложенным списком ознакомления, где сотрудники распишутся, что с обязанностями ознакомлены.
Утвержденной формы функциональных обязанностей в законе нет. Есть общие правила, как написать должностную инструкцию, какие пункты в нее включить. Как правило, обязательны следующие разделы:
- требования к образованию, квалификации, стажу;
- кому напрямую подчиняется работник;
- перечень должностных обязанностей— здесь детализируется функционал;
Важно! Насколько конкретно прописаны обязанности работника, настолько легче их выполнять, отчитываться за исполнение и контролировать.
- взаимодействие — указываются параллельные связи работника;
- должен знать — если работа связана со знанием документов, положений и проч., все они указываются в этом пункте;
- права и ответственность — здесь не надо переписывать трудовой кодекс. Любой работник, в том числе руководящий, за нарушения отвечает по закону — это само собой разумеется. Конкретизируйте, за что отвечает сотрудник, занимающий должность — за чистоту помещений, сохранность имущества и так далее. Права тоже опишите именно для этой должности — что работник может требовать от других, доступ к информации и прочие.
Совет
Самый простой способ, как написать должностную инструкцию — воспользоваться профстандартами по должностям . Можно посмотреть электронный справочник профессий на сайте Минтруда и соцзащиты.
По первой ссылке размещены бесплатные должностные инструкции и реестр профстандартов, во второй — описание профессии, требования к образованию.
Важно! Любую инструкцию надо дорабатывать, включая в нее необходимую конкретику.
Работодателю грозит административная ответственность, если не составит или отразит неполный функционал в должностной инструкции.
Таблицу со штрафами смотрите здесь.